Γνωσιακή Βάση Υπηρεσιών και Διαδικασιών του Δημοσίου Τομέα - Συνεισφορές χρήστη [el]

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T14:16:17Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Διαδικασίες */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/0/05/Αρθρο_2.pdf|ΑΡΘΡΟ 2 Δημόσια αρχεια]]

[[:el:images/f/f0/Άρθρο_11.pdf|ΑΡΘΡΟ 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων]]

[[:el:images/e/e5/Αρθρο_71.pdf|ΑΡΘΡΟ 71 Δημοτικό κατάστημα, βιβλία, αρχεία και ιστοσελίδα]]

[[:el:images/6/62/768-80.pdf|Π.Δ. 768/18-8-1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων τωννομικών προσώπων δημοσίου δικαίου]]

[[:el:images/c/c6/ΚΥΑ_Δ6Β_1036140_ΕΞ_2012_05.03.2012_(ΦΕΚ_606_05.03.2012_τεύχος_Β’)_–_ΔήμοςNet.pdf|ΚΥΑ Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012/05.03.2012 Κατάργηση του Οργανισμού Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (Ο]]

[[:el:images/9/97/Νόμος.1946.pdf|ΝΟΜΟΣ 1946/91]]

[[:el:images/d/d2/ΦΕΚ173.pdf|Π.Δ 480/85]]

[[:el:images/2/2a/Α.Π._ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf|ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460 Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου των ΟΤΑ και των φορέων]]

[[:el:images/2/2a/Α.Π._ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf|του ευρύτερου δημόσιου τομέα»]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
[[:el:images/f/f1/ΕΝΤΥΠΟ_ΟΡΙΣΜΟΥ_ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf|ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ]]

===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Δεν απαιτούνται

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|ΠΔ 25/2014
|Ορισμένος υπάλληλος
|Εντός προθεσμίας
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται: Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο. Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|Π.Δ 25/2014
|Ορισμένος υπάλληλος
|Εντός προθεσμίας
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|ΠΔ 25/2014
|Προϊστάμενος Τμήματος
|Εντός προθεσμίας
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|ΠΔ 25/2014
|Ορισμένος υπάλληλος
|Σε εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.
Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|( Π.Δ. 87/1981 Π.Δ. 480/1985) εγκ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3οικ.36705/25.11.2015
|Προϊστάμενος Τμήματος
|Εντός 9 μηνών
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|ΠΔ 25/2014
|Υπεύθυνος ΓΑΚ και Υπηρεσίας Δήμου
|σε εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|5γ
|Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|ΠΔ 25/2014
|Υπεύθυνος ΓΑΚ
|σε εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}

Ψηφιακή υπογραφή

2018-05-30T13:57:48Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Άλλη υπηρεσία του φορέα μας */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-Εθνικό Τυπογραφείο
-για υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου
|Νομοθετικό πλαίσιο =ΠΔ 150/2001
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Η ψηφιακή υπογραφή αντικαθιστά την ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα, επιτρέποντας την αποκλειστική διακίνηση των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή. Ακόμη έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή, με μεγαλύτερη όμως ασφάλεια. Βασιζόμενη σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί σε ένα κράτος-μέλος της ΕΕ αναγνωρίζεται ως τέτοια σε όλα τα άλλα κράτη-μέλη.. Η ψηφιακή υπογραφή είναι υποχρεωτική για συμμετοχές σε διαγωνισμούς δημοσίου που πραγματοποιούνται μέσω της πύλης Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. (Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημόσιων Συμβάσεων) και αποστολή αποφάσεων προς δημοσίευση στο Εθνικό Τυπογραφείο.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
4316/2014 (ΦΕΚ 270 Α/24-12-2014) [[:el:images/c/c6/67-4316-14.pdf|άρθρο 67]] παργ. 8α

[[:el:images/9/9f/24-4440-16.pdf|Άρθρο 24 Ν. 4440/ 2016]] Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα

Η απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/163/07-02-2013 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για α) την διαδικασία και τον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης και της ασφαλούς χρονοσήμανσης, β) τις προδιαγραφές και τα πρότυπα του συστήματος για την γνωστοποίηση εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή ΝΠΙΔ με χρήση ΤΠΕ, κ.λπ.»

Η απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ 1317/Β/2012)

Ν. 3979/2011

ΕΓΚΥΚΛΙΟς 1388/2018 Ενημέρωση για πλήρη εφαρμογή κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων στους Φορείς Γενικής Κυβέρνησης - Υποχρεώσεις των Φορέων

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1. ''' '''Έκδοση απόφαση; Δημάρχου για πιστοποίηση υπαλλήλων του Τμήματος

2. '''Εγγραφή του υπαλλήλου στη διαδικτυακή πύλη δημόσιας διοίκησης Ermis ''' με χρήση του υπηρεσιακού e-mail

3. '''Η προμήθεια κάρτα τύπου smart card ή usb token''' που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση πιστοποιητικών σκληρής αποθήκευσης μαζι με σφραγισμενο φακελο που περιεχει το PIN και το PUK

4. '''Συμπλήρωση έντυπης αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης''' από τον υπάλληλο με τον σειριακό αριθμό της smart card για την έκδοση του προσωπικού του ψηφιακού πιστοποιητικού και θεώρηση του γνησίου της υπογραφής απο τα ΚΕΠ

5. '''Διαπίστευση υπαλλήλου με την ιδιότητα του Δημόσιου Υπάλληλου με την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου''' που γίνεται με φυσική παρουσία του υπαλλήλου σε ΚΕΠ και υποβολή της αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης.

6. '''Τεχνική προετοιμασία του Η/Υ του υπαλλήλου''' (εγκατάσταση απαραίτητων οδηγών – drivers για τους καρταναγνώστες, του λογισμικού για τη διαχείρισης της έξυπνης κάρτας – smart card, των απαραίτητων πιστοποιητικών της Αρχής Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου και του απαραίτητου λογισμικού για την ψηφιακή υπογραφή)

7. '''Δημιουργία των ψηφιακών πιστοποιητικών''' στην smart card μέσω της πύλης Ermis, με συσχετιση του σειριακού αριθμού της κάρτας με το πιστοποιητικό υπογραφής.

Η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής περιλαμβάνει δύο διαδικασίες:

'''α) τη δημιουργία της υπογραφής και την μετάδοση''' από τον '''Αποστολέα'''

'''-'''Δημιουργεί τη σύνοψη του μηνύματος (message digest) που θέλει να στείλει χρησιμοποιώντας κάποιον αλγόριθμο κατακερματισμού (one way hash).

-Με το ιδιωτικό του κλειδί κρυπτογραφεί τη σύνοψη. Αυτό που παράγεται είναι η ψηφιακή υπογραφή

-Η κρυπτογραφημένη σύνοψη (ψηφιακή υπογραφή) προσαρτάται στο κείμενο και το μήνυμα με τη ψηφιακή υπογραφή μεταδίδεται μέσω του δικτύου

'''β) την επαλήθευσή της''' από τον '''Παραλήπτη'''

1. αποσπά από το μήνυμα την ψηφιακή υπογραφή (κρυπτογραφημένη -με το δημόσιο κλειδί του αποστολέα- σύνοψη).

2. Εφαρμόζοντας στο μήνυμα που έλαβε τον ίδιο αλγόριθμο κατακερματισμού, ο παραλήπτης δημιουργεί τη σύνοψη του μηνύματος.

3. Στη συνέχεια, αποκρυπτογραφεί με το δημόσιο κλειδί του αποστολέα, την κρυπτογραφημένη σύνοψη του μηνύματος (ψηφιακή υπογραφή).

4. Συγκρίνονται οι δύο συνόψεις και, αν βρεθούν ίδιες, το μήνυμα που έλαβε ο παραλήπτης είναι ακέραιο. Αν το μήνυμα έχει μεταβληθεί, η σύνοψη που θα παράγει ο παραλήπτης θα είναι διαφορετική από τη σύνοψη που έχει κρυπτογραφηθεί.

Αν τα ως άνω ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζεται να εκτυπωθούν για να διακινηθούν, περαιτέρω''',''' επειδή δεν φέρουν κανένα απολύτως αποδεικτικό της γνησιότητάς τους στην έντυπη μορφή τους, επικυρώνονται, κατ’ εφαρμογή των ισχυουσών διατάξεων, προκειμένου στη συνέχεια να μπορούν να υποβληθούν σε ευκρινή φωτοαντίγραφα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α’ 45), όπως τροποποιήθηκε με τις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 (βλ. την αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ ΤΣΠΕΑΔ/ Φ.18/ οικ.16414/27.05.2015, ΑΔΑ: 7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ εγκύκλιο του Αναπληρωτή Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Δεν απαιτείται

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Ηλεκτρονικό έγγραφο
|Υπάλληλοι Υπηρεσιών Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Δημόσιος Φορέας
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Συντάκτης Ηλεκτρονικού εγγράφου
|Ν. 4440/2016
|Υπάλληλος Οργανικών μονάδων Δήμου
|Αυθημερόν
|-
|2
|ηλεκτρονική παραλαβή ηλεκτρονικού εγγράφου
|Ν. 4440/2016
|Πιστοποιημένος Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
|Ν. 440/2015
|Πιστοποιημένος Υπάλληλος τμήματος
|Σε εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|4
|Ηλεκτρονική διεκπεραίωση
|Ν. 440/2016
|Πιστοποιημένος Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|}

==Μητρώα που τηρούνται==
Αρχείο Εισερχομένων-Εξερχομένων σε ψηφιακή μορφή .

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-30T11:07:19Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτοκόλλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις ([[:el:images/f/f5/ΦΕΚ_Α'_45-9.3.1999.pdf|ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999]]) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων [[:el:images/0/01/6-4369-16.pdf|6]] και [[:el:images/9/91/8-4369-16.pdf|8]] του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - ([[:el:images/7/71/ΦΕΚ_1317_Β-23-4-2012.pdf|ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012]]) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

Δικαιώματα πολιτών Καταπολέμηση Γραφειοκρατίας και Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση [[:el:images/a/ae/7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ.pdf|Ν.4325/201]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

'''Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου'''

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

'''Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες'''

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο, μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομή εάν χρειάζεται .

'''2.''' Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται σε έντυπη μορφή

'''Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν'''

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

'''Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου'''

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

'''Ε) Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.'''

Παραλαβή των εγγράφων που συντάσσονται από τις υπηρεσίες του δήμου τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο. Διεκπεραιώνει την εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο

'''ΣΤ) Διεκπεραίωση'''

Αποστολή των εξερχομένων εγγράφων στους παραλήπτες

'''Ζ) Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.'''

Γίνεται καταχώριση και ενημέρωση με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου όλης της εξερχόμενης αλληλογραφίας.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
[[:el:images/9/97/Αίτηση_παραχώρησης_κοινόχρηστου_χώρου.pdf|ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ]]

[[:el:images/2/26/ΒΕΒΑΊΩΣΗ_ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ_ΣΤΟ_ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ.pdf|ΒΕΒΑΊΩΣΗ ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΣΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ]]

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Αίτηση /αναφορά/καταγγελία
|Πολίτης
|-
|2
|Δημόσιο Έγγραφο
|Υπηρεσία Δήμου
|-
|3
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσία /Δημόσιος Φορέας εκτός Δήμου
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Παραλαβή εισερχόμενη και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης
|Ν.2690/1999
|κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Χαρακτηρισμός εγγράφων –Χρέωση
|Ν.2690/1999
|Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών
|Αυθημερόν
|-
|3
| Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|4
|Διανομή εγγράφων εισερχομένων
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5
|Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.
|Ν. 2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|7
|Διεκπεραίωση
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|8
|Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}
==Μητρώα που τηρούνται==
Τηρείται αρχείο πρωτοκόλλου των τελευταίων ετών .

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-30T10:57:57Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται. */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτοκόλλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις ([[:el:images/f/f5/ΦΕΚ_Α'_45-9.3.1999.pdf|ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999]]) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων [[:el:images/0/01/6-4369-16.pdf|6]] και [[:el:images/9/91/8-4369-16.pdf|8]] του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - ([[:el:images/7/71/ΦΕΚ_1317_Β-23-4-2012.pdf|ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012]]) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

'''Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου'''

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

'''Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες'''

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο, μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομή εάν χρειάζεται .

'''2.''' Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται σε έντυπη μορφή

'''Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν'''

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

'''Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου'''

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

'''Ε) Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.'''

Παραλαβή των εγγράφων που συντάσσονται από τις υπηρεσίες του δήμου τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο. Διεκπεραιώνει την εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο

'''ΣΤ) Διεκπεραίωση'''

Αποστολή των εξερχομένων εγγράφων στους παραλήπτες

'''Ζ) Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.'''

Γίνεται καταχώριση και ενημέρωση με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου όλης της εξερχόμενης αλληλογραφίας.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
[[:el:images/9/97/Αίτηση_παραχώρησης_κοινόχρηστου_χώρου.pdf|ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ]]

[[:el:images/2/26/ΒΕΒΑΊΩΣΗ_ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ_ΣΤΟ_ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ.pdf|ΒΕΒΑΊΩΣΗ ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΣΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ]]

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Αίτηση /αναφορά/καταγγελία
|Πολίτης
|-
|2
|Δημόσιο Έγγραφο
|Υπηρεσία Δήμου
|-
|3
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσία /Δημόσιος Φορέας εκτός Δήμου
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Παραλαβή εισερχόμενη και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης
|Ν.2690/1999
|κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Χαρακτηρισμός εγγράφων –Χρέωση
|Ν.2690/1999
|Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών
|Αυθημερόν
|-
|3
| Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|4
|Διανομή εγγράφων εισερχομένων
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5
|Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.
|Ν. 2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|7
|Διεκπεραίωση
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|8
|Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}
==Μητρώα που τηρούνται==
Τηρείται αρχείο πρωτοκόλλου των τελευταίων ετών .

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-30T10:57:24Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται. */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτοκόλλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις ([[:el:images/f/f5/ΦΕΚ_Α'_45-9.3.1999.pdf|ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999]]) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων [[:el:images/0/01/6-4369-16.pdf|6]] και [[:el:images/9/91/8-4369-16.pdf|8]] του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - ([[:el:images/7/71/ΦΕΚ_1317_Β-23-4-2012.pdf|ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012]]) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

'''Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου'''

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

'''Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες'''

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο, μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομή εάν χρειάζεται .

'''2.''' Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται σε έντυπη μορφή

'''Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν'''

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

'''Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου'''

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

'''Ε) Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.'''

Παραλαβή των εγγράφων που συντάσσονται από τις υπηρεσίες του δήμου τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο. Διεκπεραιώνει την εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο

'''ΣΤ) Διεκπεραίωση'''

Αποστολή των εξερχομένων εγγράφων στους παραλήπτες

'''Ζ) Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.'''

Γίνεται καταχώριση και ενημέρωση με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου όλης της εξερχόμενης αλληλογραφίας.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
[[:el:images/9/97/Αίτηση_παραχώρησης_κοινόχρηστου_χώρου.pdf|ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ]]

[[:el:images/2/26/ΒΕΒΑΊΩΣΗ_ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ_ΣΤΟ_ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ.pdf|ΒΕΒΑΊΩΣΗ ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΣΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ.pdf]]

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Αίτηση /αναφορά/καταγγελία
|Πολίτης
|-
|2
|Δημόσιο Έγγραφο
|Υπηρεσία Δήμου
|-
|3
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσία /Δημόσιος Φορέας εκτός Δήμου
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Παραλαβή εισερχόμενη και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης
|Ν.2690/1999
|κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Χαρακτηρισμός εγγράφων –Χρέωση
|Ν.2690/1999
|Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών
|Αυθημερόν
|-
|3
| Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|4
|Διανομή εγγράφων εισερχομένων
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5
|Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.
|Ν. 2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|7
|Διεκπεραίωση
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|8
|Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}
==Μητρώα που τηρούνται==
Τηρείται αρχείο πρωτοκόλλου των τελευταίων ετών .

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:50:14Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/0/05/Αρθρο_2.pdf|ΑΡΘΡΟ 2 Δημόσια αρχεια]]

[[:el:images/f/f0/Άρθρο_11.pdf|ΑΡΘΡΟ 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων]]

[[:el:images/e/e5/Αρθρο_71.pdf|ΑΡΘΡΟ 71 Δημοτικό κατάστημα, βιβλία, αρχεία και ιστοσελίδα]]

[[:el:images/6/62/768-80.pdf|Π.Δ. 768/18-8-1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων τωννομικών προσώπων δημοσίου δικαίου]]

[[:el:images/c/c6/ΚΥΑ_Δ6Β_1036140_ΕΞ_2012_05.03.2012_(ΦΕΚ_606_05.03.2012_τεύχος_Β’)_–_ΔήμοςNet.pdf|ΚΥΑ Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012/05.03.2012 Κατάργηση του Οργανισμού Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (Ο]]

[[:el:images/9/97/Νόμος.1946.pdf|ΝΟΜΟΣ 1946/91]]

[[:el:images/d/d2/ΦΕΚ173.pdf|Π.Δ 480/85]]

[[:el:images/2/2a/Α.Π._ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf|ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460 Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου των ΟΤΑ και των φορέων]]

[[:el:images/2/2a/Α.Π._ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf|του ευρύτερου δημόσιου τομέα»]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
[[:el:images/f/f1/ΕΝΤΥΠΟ_ΟΡΙΣΜΟΥ_ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf|ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ]]

===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|3
|Αίτηση
|Πολίτες /ιδιώτες
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο

πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|
|
|
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|
|
|
|-
|5γ
|1)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:49:29Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/0/05/Αρθρο_2.pdf|ΑΡΘΡΟ 2 Δημόσια αρχεια]]

[[:el:images/f/f0/Άρθρο_11.pdf|ΑΡΘΡΟ 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων]]

[[:el:images/e/e5/Αρθρο_71.pdf|ΑΡΘΡΟ 71 Δημοτικό κατάστημα, βιβλία, αρχεία και ιστοσελίδα]]

[[:el:images/6/62/768-80.pdf|Π.Δ. 768/18-8-1980Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων τωννομικών προσώπων δημοσίου δικαίου]]

[[:el:images/c/c6/ΚΥΑ_Δ6Β_1036140_ΕΞ_2012_05.03.2012_(ΦΕΚ_606_05.03.2012_τεύχος_Β’)_–_ΔήμοςNet.pdf|ΚΥΑ Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012/05.03.2012Κατάργηση του Οργανισμού Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (Ο]]

[[:el:images/9/97/Νόμος.1946.pdf|ΝΟΜΟΣ 1946/91]]

[[:el:images/d/d2/ΦΕΚ173.pdf|Π.Δ 480/85]]

[[:el:images/2/2a/Α.Π._ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf|ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460 Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου των ΟΤΑ και των φορέων]]

[[:el:images/2/2a/Α.Π._ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf|του ευρύτερου δημόσιου τομέα»]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
[[:el:images/f/f1/ΕΝΤΥΠΟ_ΟΡΙΣΜΟΥ_ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf|ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ]]

===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|3
|Αίτηση
|Πολίτες /ιδιώτες
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο

πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|
|
|
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|
|
|
|-
|5γ
|1)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:46:56Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/0/05/Αρθρο_2.pdf|ΑΡΘΡΟ 2 Δημόσια αρχεια]]

[[:el:images/f/f0/Άρθρο_11.pdf|ΑΡΘΡΟ 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων]]

[[:el:images/e/e5/Αρθρο_71.pdf|ΑΡΘΡΟ 71 Δημοτικό κατάστημα, βιβλία, αρχεία και ιστοσελίδα]]

[[:el:images/6/62/768-80.pdf|Π.Δ. 768/18-8-1980]]

[[:el:images/c/c6/ΚΥΑ_Δ6Β_1036140_ΕΞ_2012_05.03.2012_(ΦΕΚ_606_05.03.2012_τεύχος_Β’)_–_ΔήμοςNet.pdf|ΚΥΑ Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012/05.03.2012]]

[[:el:images/9/97/Νόμος.1946.pdf|ΝΟΜΟΣ 1946/91]]

[[:el:images/d/d2/ΦΕΚ173.pdf|Π.Δ 480/85]]

[[:el:images/2/2a/Α.Π._ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf|ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
[[:el:images/f/f1/ΕΝΤΥΠΟ_ΟΡΙΣΜΟΥ_ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf|ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ]]

===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|3
|Αίτηση
|Πολίτες /ιδιώτες
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο

πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|
|
|
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|
|
|
|-
|5γ
|1)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:Α.Π. ΔΙΑΔΠΦ.Β.618460.pdf

2018-05-30T10:46:22Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:ΦΕΚ173.pdf

2018-05-30T10:44:59Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:42:31Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/0/05/Αρθρο_2.pdf|ΑΡΘΡΟ 2 Δημόσια αρχεια]]

[[:el:images/f/f0/Άρθρο_11.pdf|ΑΡΘΡΟ 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων]]

[[:el:images/e/e5/Αρθρο_71.pdf|ΑΡΘΡΟ 71 Δημοτικό κατάστημα, βιβλία, αρχεία και ιστοσελίδα]]

[[:el:images/6/62/768-80.pdf|Π.Δ. 768/18-8-1980]]

[[:el:images/c/c6/ΚΥΑ_Δ6Β_1036140_ΕΞ_2012_05.03.2012_(ΦΕΚ_606_05.03.2012_τεύχος_Β’)_–_ΔήμοςNet.pdf|ΚΥΑ Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012/05.03.2012]]

[[:el:Αρχείο:Νόμος.1946.pdf|ΝΟΜΟΣ 1946/91]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
[[:el:images/f/f1/ΕΝΤΥΠΟ_ΟΡΙΣΜΟΥ_ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf|ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ]]

===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|3
|Αίτηση
|Πολίτες /ιδιώτες
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο

πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|
|
|
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|
|
|
|-
|5γ
|1)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:ΚΥΑ Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012 05.03.2012 (ΦΕΚ 606 05.03.2012 τεύχος Β’) – ΔήμοςNet.pdf

2018-05-30T10:40:17Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:768-80.pdf

2018-05-30T10:37:21Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:35:44Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/0/05/Αρθρο_2.pdf|ΑΡΘΡΟ 2 Δημόσια αρχεια]]

[[:el:images/f/f0/Άρθρο_11.pdf|ΑΡΘΡΟ 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων]]

[[:el:images/e/e5/Αρθρο_71.pdf|ΑΡΘΡΟ 71 Δημοτικό κατάστημα, βιβλία, αρχεία και ιστοσελίδα]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
[[:el:images/f/f1/ΕΝΤΥΠΟ_ΟΡΙΣΜΟΥ_ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf|ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ]]

===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|3
|Αίτηση
|Πολίτες /ιδιώτες
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο

πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|
|
|
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|
|
|
|-
|5γ
|1)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:Αρθρο 71.pdf

2018-05-30T10:35:17Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:Άρθρο 11.pdf

2018-05-30T10:34:12Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:Αρθρο 2.pdf

2018-05-30T10:32:28Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:29:50Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Έντυπο που χρησιμοποιείται */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
Εδώ παραθέτουμε τους Νόμους, Υπουργικές Αποφάσεις και Εγκυκλίους που διέπουν την Υπηρεσία με σύνδεσμο στα αντίστοιχα αρχεία που έχουν καταχωρηθεί στο «Ανέβασμα Αρχείου».

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
[[:el:images/f/f1/ΕΝΤΥΠΟ_ΟΡΙΣΜΟΥ_ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf|ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ]]

===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|3
|Αίτηση
|Πολίτες /ιδιώτες
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο

πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|
|
|
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|
|
|
|-
|5γ
|1)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:ΕΝΤΥΠΟ ΟΡΙΣΜΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ.pdf

2018-05-30T10:29:16Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:16:43Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Τρόπος διεκπεραίωσης */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας
|Σε ποιους παρέχεται =-υπηρεσίες εντός Δήμου
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
|Νομοθετικό πλαίσιο =Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της   είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα '''εκκαθάρισή''' του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) '''δημόσια αρχεία'''. Την '''εποπτεία''' αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους''' (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία '''να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού''', προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει '''αυτοψία''' στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
Εδώ παραθέτουμε τους Νόμους, Υπουργικές Αποφάσεις και Εγκυκλίους που διέπουν την Υπηρεσία με σύνδεσμο στα αντίστοιχα αρχεία που έχουν καταχωρηθεί στο «Ανέβασμα Αρχείου».

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1)       Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.

2)       Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται '''ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο''', σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και '''αρχειακής αξίας'''. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.

3)       Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών

4)       Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)

Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5)          Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)

6)       Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.

7)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου
|ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσίες εκτός Δήμου
|-
|3
|Αίτηση
|Πολίτες /ιδιώτες
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το '''ανενεργό υλικό'''. Καταγράφεται σε ειδικούς '''πίνακες''', όπου σημειώνονται:

·       Αν πρόκειται για '''''φακέλους υποθέσεων''''' μια '''ευρύτερη περίληψη''' που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι '''ακραίες χρονολογίες''' ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο '''αριθμός φακέλου''' στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.

·       Αν πρόκειται για '''''μεμονωμένα έγγραφα''''' ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "''εγγράφως και επί αποδείξει'' τα '''Γενικά Αρχεία του Κράτους'''" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "'''τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα'''" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5α
|Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο

πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
|
|
|
|-
|5β
|Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο '''εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή''' "'''φυλάσσεται στον οικείο φορέα''', έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται '''πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής''' (ή '''πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης''') και '''κατάσταση μεταφερόμενου υλικού'''. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
|
|
|
|-
|5γ
|1)          Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου '''άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ.''' (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:15:22Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Περιγραφή Υπηρεσίας */

Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου

2018-05-30T10:05:23Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: Νέα σελίδα με '{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2 |Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας |χρώμα = background:#C1D8FF; |εικόν...'

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά την υπηρεσία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
Εδώ παραθέτουμε τους Νόμους, Υπουργικές Αποφάσεις και Εγκυκλίους που διέπουν την Υπηρεσία με σύνδεσμο στα αντίστοιχα αρχεία που έχουν καταχωρηθεί στο «Ανέβασμα Αρχείου».

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T20:03:52Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Διαδικασίες */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτοκόλλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις ([[:el:images/f/f5/ΦΕΚ_Α'_45-9.3.1999.pdf|ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999]]) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων [[:el:images/0/01/6-4369-16.pdf|6]] και [[:el:images/9/91/8-4369-16.pdf|8]] του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - ([[:el:images/7/71/ΦΕΚ_1317_Β-23-4-2012.pdf|ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012]]) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

'''Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου'''

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

'''Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες'''

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο, μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομή εάν χρειάζεται .

'''2.''' Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται σε έντυπη μορφή

'''Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν'''

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

'''Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου'''

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

'''Ε) Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.'''

Παραλαβή των εγγράφων που συντάσσονται από τις υπηρεσίες του δήμου τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο. Διεκπεραιώνει την εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο

'''ΣΤ) Διεκπεραίωση'''

Αποστολή των εξερχομένων εγγράφων στους παραλήπτες

'''Ζ) Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.'''

Γίνεται καταχώριση και ενημέρωση με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου όλης της εξερχόμενης αλληλογραφίας.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
[[:el:images/9/97/Αίτηση_παραχώρησης_κοινόχρηστου_χώρου.pdf|ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ]]

[[images/2/26/ΒΕΒΑΊΩΣΗ ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΣΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ.pdf]]

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Αίτηση /αναφορά/καταγγελία
|Πολίτης
|-
|2
|Δημόσιο Έγγραφο
|Υπηρεσία Δήμου
|-
|3
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσία /Δημόσιος Φορέας εκτός Δήμου
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Παραλαβή εισερχόμενη και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης
|Ν.2690/1999
|κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Χαρακτηρισμός εγγράφων –Χρέωση
|Ν.2690/1999
|Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών
|Αυθημερόν
|-
|3
| Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|4
|Διανομή εγγράφων εισερχομένων
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5
|Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.
|Ν. 2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|7
|Διεκπεραίωση
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|8
|Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}
==Μητρώα που τηρούνται==
Τηρείται αρχείο πρωτοκόλλου των τελευταίων ετών .

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T19:52:42Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: βΕΒΑΙΩΣΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτοκόλλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις ([[:el:images/f/f5/ΦΕΚ_Α'_45-9.3.1999.pdf|ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999]]) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων [[:el:images/0/01/6-4369-16.pdf|6]] και [[:el:images/9/91/8-4369-16.pdf|8]] του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - ([[:el:images/7/71/ΦΕΚ_1317_Β-23-4-2012.pdf|ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012]]) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

'''Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου'''

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

'''Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες'''

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο, μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομή εάν χρειάζεται .

'''2.''' Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται σε έντυπη μορφή

'''Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν'''

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

'''Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου'''

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

'''Ε) Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.'''

Παραλαβή των εγγράφων που συντάσσονται από τις υπηρεσίες του δήμου τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο. Διεκπεραιώνει την εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο

'''ΣΤ) Διεκπεραίωση'''

Αποστολή των εξερχομένων εγγράφων στους παραλήπτες

'''Ζ) Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.'''

Γίνεται καταχώριση και ενημέρωση με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου όλης της εξερχόμενης αλληλογραφίας.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
[[:el:images/9/97/Αίτηση_παραχώρησης_κοινόχρηστου_χώρου.pdf|ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ]]

[[images/2/26/ΒΕΒΑΊΩΣΗ ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΣΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ.pdf]]

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Αίτηση /αναφορά/καταγγελία
|Πολίτης
|-
|2
|Δημόσιο Έγγραφο
|Υπηρεσία Δήμου
|-
|3
|Δημόσιο έγγραφο
|Υπηρεσία /Δημόσιος Φορέας εκτός Δήμου
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Παραλαβή εισερχόμενη και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης
|Ν.2690/1999
|κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Χαρακτηρισμός εγγράφων –Χρέωση
|Ν.2690/1999
|Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών
|Αυθημερόν
|-
|3
| Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
|Ν.2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|4
|Διανομή εγγράφων εισερχομένων
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5
|Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.
|Ν. 2690/1999
|Υπάλληλος γραμματείας
|Αυθημερόν
|-
|7
|Διεκπεραίωση
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|8
|Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.
|Ν.2690/1999
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}
==Μητρώα που τηρούνται==
Τηρείται αρχείο πρωτοκόλλου των τελευταίων ετών .

Αρχείο:ΒΕΒΑΊΩΣΗ ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΣΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ.pdf

2018-05-29T19:51:16Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T19:00:23Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Περιγραφή Υπηρεσίας */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτόκολλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις ([[:el:images/f/f5/ΦΕΚ_Α'_45-9.3.1999.pdf|ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999]]) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων [[:el:images/0/01/6-4369-16.pdf|6]] και [[:el:images/9/91/8-4369-16.pdf|8]] του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - ([[:el:images/7/71/ΦΕΚ_1317_Β-23-4-2012.pdf|ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012]]) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

[[αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.18/ οικ.16414/27.05.2015]] εγκύκλιος του Αναπληρωτή Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης,

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

'''Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου'''

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

Τα εισερχόμενα που πρωτοκολλούνται από το Πρωτόκολλο Δημάρχου χρεώνονται συνήθως στα Γραφεία των Δ/ντών οι οποίοι ακολούθως τα αναθέτουν στους Προϊσταμένους Τμημάτων για ενέργεια, αλλά και στο πρωτόκολλο προσθέτοντας σαν σχόλιο τη Διεύθυνση στην οποία θα πρέπει να χρεωθούν. Ακολούθως δρομολογούνται προς τις Δ/νσεις κατά τα ανωτέρω κ.ο.κ.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

'''Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες'''

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο, μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομη εάν χρειάζεται .

'''2.''' Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται σε έντυπη μορφή

'''Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν'''

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

'''Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου'''

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
[[:el:images/9/97/Αίτηση_παραχώρησης_κοινόχρηστου_χώρου.pdf|ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ]]

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Αίτηση /αναφορά/καταγγελία
|Πολίτης
|-
|2
|Δημόσιο Έγγραφο
|Υπηρεσία Δήμου
|-
|3
|Δημόσιο έγγραφο
|Δημόσιος Φορέας
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Παραλαβή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης
|
|κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Χαρακτηρισμός εγγράφων –Χρέωση
|
|Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών
|Αυθημερόν
|-
|3
| Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Διανομή εγγράφων (εισερχομένων και εξερχομένων)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5
|Διαδικασία διεκπεραίωσης
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ.pdf

2018-05-29T18:59:07Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Ψηφιακή υπογραφή

2018-05-29T13:38:18Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-Εθνικό Τυπογραφείο
-για υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου
|Νομοθετικό πλαίσιο =ΠΔ 150/2001
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Η ψηφιακή υπογραφή αντικαθιστά την ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα, επιτρέποντας την αποκλειστική διακίνηση των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή. Ακόμη έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή, με μεγαλύτερη όμως ασφάλεια. Βασιζόμενη σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί σε ένα κράτος-μέλος της ΕΕ αναγνωρίζεται ως τέτοια σε όλα τα άλλα κράτη-μέλη.. Η ψηφιακή υπογραφή είναι υποχρεωτική για συμμετοχές σε διαγωνισμούς δημοσίου που πραγματοποιούνται μέσω της πύλης Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. (Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημόσιων Συμβάσεων) και αποστολή αποφάσεων προς δημοσίευση στο Εθνικό Τυπογραφείο.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
4316/2014 (ΦΕΚ 270 Α/24-12-2014) [[:el:images/c/c6/67-4316-14.pdf|άρθρο 67]] παργ. 8α

[[:el:images/9/9f/24-4440-16.pdf|Άρθρο 24 Ν. 4440/ 2016]] Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα

Η απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/163/07-02-2013 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για α) την διαδικασία και τον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης και της ασφαλούς χρονοσήμανσης, β) τις προδιαγραφές και τα πρότυπα του συστήματος για την γνωστοποίηση εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή ΝΠΙΔ με χρήση ΤΠΕ, κ.λπ.»

Η απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ 1317/Β/2012)

Ν. 3979/2011

ΕΓΚΥΚΛΙΟς 1388/2018 Ενημέρωση για πλήρη εφαρμογή κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων στους Φορείς Γενικής Κυβέρνησης - Υποχρεώσεις των Φορέων

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1. ''' '''Έκδοση απόφαση; Δημάρχου για πιστοποίηση υπαλλήλων του Τμήματος

2. '''Εγγραφή του υπαλλήλου στη διαδικτυακή πύλη δημόσιας διοίκησης Ermis ''' με χρήση του υπηρεσιακού e-mail

3. '''Η προμήθεια κάρτα τύπου smart card ή usb token''' που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση πιστοποιητικών σκληρής αποθήκευσης μαζι με σφραγισμενο φακελο που περιεχει το PIN και το PUK

4. '''Συμπλήρωση έντυπης αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης''' από τον υπάλληλο με τον σειριακό αριθμό της smart card για την έκδοση του προσωπικού του ψηφιακού πιστοποιητικού και θεώρηση του γνησίου της υπογραφής απο τα ΚΕΠ

5. '''Διαπίστευση υπαλλήλου με την ιδιότητα του Δημόσιου Υπάλληλου με την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου''' που γίνεται με φυσική παρουσία του υπαλλήλου σε ΚΕΠ και υποβολή της αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης.

6. '''Τεχνική προετοιμασία του Η/Υ του υπαλλήλου''' (εγκατάσταση απαραίτητων οδηγών – drivers για τους καρταναγνώστες, του λογισμικού για τη διαχείρισης της έξυπνης κάρτας – smart card, των απαραίτητων πιστοποιητικών της Αρχής Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου και του απαραίτητου λογισμικού για την ψηφιακή υπογραφή)

7. '''Δημιουργία των ψηφιακών πιστοποιητικών''' στην smart card μέσω της πύλης Ermis, με συσχετιση του σειριακού αριθμού της κάρτας με το πιστοποιητικό υπογραφής.

Η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής περιλαμβάνει δύο διαδικασίες:

'''α) τη δημιουργία της υπογραφής και την μετάδοση''' από τον '''Αποστολέα'''

'''-'''Δημιουργεί τη σύνοψη του μηνύματος (message digest) που θέλει να στείλει χρησιμοποιώντας κάποιον αλγόριθμο κατακερματισμού (one way hash).

-Με το ιδιωτικό του κλειδί κρυπτογραφεί τη σύνοψη. Αυτό που παράγεται είναι η ψηφιακή υπογραφή

-Η κρυπτογραφημένη σύνοψη (ψηφιακή υπογραφή) προσαρτάται στο κείμενο και το μήνυμα με τη ψηφιακή υπογραφή μεταδίδεται μέσω του δικτύου

'''β) την επαλήθευσή της''' από τον '''Παραλήπτη'''

1. αποσπά από το μήνυμα την ψηφιακή υπογραφή (κρυπτογραφημένη -με το δημόσιο κλειδί του αποστολέα- σύνοψη).

2. Εφαρμόζοντας στο μήνυμα που έλαβε τον ίδιο αλγόριθμο κατακερματισμού, ο παραλήπτης δημιουργεί τη σύνοψη του μηνύματος.

3. Στη συνέχεια, αποκρυπτογραφεί με το δημόσιο κλειδί του αποστολέα, την κρυπτογραφημένη σύνοψη του μηνύματος (ψηφιακή υπογραφή).

4. Συγκρίνονται οι δύο συνόψεις και, αν βρεθούν ίδιες, το μήνυμα που έλαβε ο παραλήπτης είναι ακέραιο. Αν το μήνυμα έχει μεταβληθεί, η σύνοψη που θα παράγει ο παραλήπτης θα είναι διαφορετική από τη σύνοψη που έχει κρυπτογραφηθεί.

Αν τα ως άνω ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζεται να εκτυπωθούν για να διακινηθούν, περαιτέρω''',''' επειδή δεν φέρουν κανένα απολύτως αποδεικτικό της γνησιότητάς τους στην έντυπη μορφή τους, επικυρώνονται, κατ’ εφαρμογή των ισχυουσών διατάξεων, προκειμένου στη συνέχεια να μπορούν να υποβληθούν σε ευκρινή φωτοαντίγραφα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α’ 45), όπως τροποποιήθηκε με τις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 (βλ. την αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ ΤΣΠΕΑΔ/ Φ.18/ οικ.16414/27.05.2015, ΑΔΑ: 7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ εγκύκλιο του Αναπληρωτή Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Ηλεκτρονικό έγγραφο
|Υπάλληλοι Υπηρεσιών Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Δημόσιος Φορέας
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Συντάκτης Ηλεκτρονικού εγγράφου
|
|Υπάλληλος Οργανικών μονάδων Δήμου
|Αυθημερόν
|-
|2
|ηλεκτρονική παραλαβή ηλεκτρονικού εγγράφου
|
|Πιστοποιημένος Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
|
|Πιστοποιημένος Υπάλληλος τμήματος
|Σε εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|4
|Ηλεκτρονική διεκπεραίωση
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:24-4440-16.pdf

2018-05-29T13:37:40Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:67-4316-14.pdf

2018-05-29T13:35:31Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Ψηφιακή υπογραφή

2018-05-29T13:26:28Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Περιγραφή Υπηρεσίας */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-Εθνικό Τυπογραφείο
-για υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου
|Νομοθετικό πλαίσιο =ΠΔ 150/2001
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Η ψηφιακή υπογραφή αντικαθιστά την ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα, επιτρέποντας την αποκλειστική διακίνηση των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή. Ακόμη έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή, με μεγαλύτερη όμως ασφάλεια. Βασιζόμενη σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί σε ένα κράτος-μέλος της ΕΕ αναγνωρίζεται ως τέτοια σε όλα τα άλλα κράτη-μέλη.. Η ψηφιακή υπογραφή είναι υποχρεωτική για συμμετοχές σε διαγωνισμούς δημοσίου που πραγματοποιούνται μέσω της πύλης Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. (Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημόσιων Συμβάσεων) και αποστολή αποφάσεων προς δημοσίευση στο Εθνικό Τυπογραφείο.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
4316/2014 (ΦΕΚ 270 Α/24-12-2014) άρθρο 67 παργ. 8α

Άρθρο 24 Ν. 4440/ 2016 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα

Η απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/163/07-02-2013 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για α) την διαδικασία και τον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης και της ασφαλούς χρονοσήμανσης, β) τις προδιαγραφές και τα πρότυπα του συστήματος για την γνωστοποίηση εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή ΝΠΙΔ με χρήση ΤΠΕ, κ.λπ.»

Η απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ 1317/Β/2012)

Ν. 3979/2011

ΕΓΚΥΚΛΙΟς 1388/2018 Ενημέρωση για πλήρη εφαρμογή κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων στους Φορείς Γενικής Κυβέρνησης - Υποχρεώσεις των Φορέων

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

1. ''' '''Έκδοση απόφαση; Δημάρχου για πιστοποίηση υπαλλήλων του Τμήματος

2. '''Εγγραφή του υπαλλήλου στη διαδικτυακή πύλη δημόσιας διοίκησης Ermis ''' με χρήση του υπηρεσιακού e-mail

3. '''Η προμήθεια κάρτα τύπου smart card ή usb token''' που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση πιστοποιητικών σκληρής αποθήκευσης μαζι με σφραγισμενο φακελο που περιεχει το PIN και το PUK

4. '''Συμπλήρωση έντυπης αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης''' από τον υπάλληλο με τον σειριακό αριθμό της smart card για την έκδοση του προσωπικού του ψηφιακού πιστοποιητικού και θεώρηση του γνησίου της υπογραφής απο τα ΚΕΠ

5. '''Διαπίστευση υπαλλήλου με την ιδιότητα του Δημόσιου Υπάλληλου με την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου''' που γίνεται με φυσική παρουσία του υπαλλήλου σε ΚΕΠ και υποβολή της αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης.

6. '''Τεχνική προετοιμασία του Η/Υ του υπαλλήλου''' (εγκατάσταση απαραίτητων οδηγών – drivers για τους καρταναγνώστες, του λογισμικού για τη διαχείρισης της έξυπνης κάρτας – smart card, των απαραίτητων πιστοποιητικών της Αρχής Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου και του απαραίτητου λογισμικού για την ψηφιακή υπογραφή)

7. '''Δημιουργία των ψηφιακών πιστοποιητικών''' στην smart card μέσω της πύλης Ermis, με συσχετιση του σειριακού αριθμού της κάρτας με το πιστοποιητικό υπογραφής.

Η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής περιλαμβάνει δύο διαδικασίες:

'''α) τη δημιουργία της υπογραφής και την μετάδοση''' από τον '''Αποστολέα'''

'''-'''Δημιουργεί τη σύνοψη του μηνύματος (message digest) που θέλει να στείλει χρησιμοποιώντας κάποιον αλγόριθμο κατακερματισμού (one way hash).

-Με το ιδιωτικό του κλειδί κρυπτογραφεί τη σύνοψη. Αυτό που παράγεται είναι η ψηφιακή υπογραφή

-Η κρυπτογραφημένη σύνοψη (ψηφιακή υπογραφή) προσαρτάται στο κείμενο και το μήνυμα με τη ψηφιακή υπογραφή μεταδίδεται μέσω του δικτύου

'''β) την επαλήθευσή της''' από τον '''Παραλήπτη'''

1. αποσπά από το μήνυμα την ψηφιακή υπογραφή (κρυπτογραφημένη -με το δημόσιο κλειδί του αποστολέα- σύνοψη).

2. Εφαρμόζοντας στο μήνυμα που έλαβε τον ίδιο αλγόριθμο κατακερματισμού, ο παραλήπτης δημιουργεί τη σύνοψη του μηνύματος.

3. Στη συνέχεια, αποκρυπτογραφεί με το δημόσιο κλειδί του αποστολέα, την κρυπτογραφημένη σύνοψη του μηνύματος (ψηφιακή υπογραφή).

4. Συγκρίνονται οι δύο συνόψεις και, αν βρεθούν ίδιες, το μήνυμα που έλαβε ο παραλήπτης είναι ακέραιο. Αν το μήνυμα έχει μεταβληθεί, η σύνοψη που θα παράγει ο παραλήπτης θα είναι διαφορετική από τη σύνοψη που έχει κρυπτογραφηθεί.

Αν τα ως άνω ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζεται να εκτυπωθούν για να διακινηθούν, περαιτέρω''',''' επειδή δεν φέρουν κανένα απολύτως αποδεικτικό της γνησιότητάς τους στην έντυπη μορφή τους, επικυρώνονται, κατ’ εφαρμογή των ισχυουσών διατάξεων, προκειμένου στη συνέχεια να μπορούν να υποβληθούν σε ευκρινή φωτοαντίγραφα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α’ 45), όπως τροποποιήθηκε με τις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 (βλ. την αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ ΤΣΠΕΑΔ/ Φ.18/ οικ.16414/27.05.2015, ΑΔΑ: 7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ εγκύκλιο του Αναπληρωτή Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Ηλεκτρονικό έγγραφο
|Υπάλληλοι Υπηρεσιών Δήμου
|-
|2
|Δημόσιο έγγραφο
|Δημόσιος Φορέας
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Συντάκτης Ηλεκτρονικού εγγράφου
|
|Υπάλληλος Οργανικών μονάδων Δήμου
|Αυθημερόν
|-
|2
|ηλεκτρονική παραλαβή ηλεκτρονικού εγγράφου
|
|Πιστοποιημένος Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|3
| Προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
|
|Πιστοποιημένος Υπάλληλος τμήματος
|Σε εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|4
|Ηλεκτρονική διεκπεραίωση
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Ψηφιακή υπογραφή

2018-05-29T13:14:11Z

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά την υπηρεσία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
Εδώ παραθέτουμε τους Νόμους, Υπουργικές Αποφάσεις και Εγκυκλίους που διέπουν την Υπηρεσία με σύνδεσμο στα αντίστοιχα αρχεία που έχουν καταχωρηθεί στο «Ανέβασμα Αρχείου».

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T13:11:43Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτόκολλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις ([[:el:images/f/f5/ΦΕΚ_Α'_45-9.3.1999.pdf|ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999]]) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων [[:el:images/0/01/6-4369-16.pdf|6]] και [[:el:images/9/91/8-4369-16.pdf|8]] του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - ([[:el:images/7/71/ΦΕΚ_1317_Β-23-4-2012.pdf|ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012]]) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.18/ οικ.16414/27.05.2015 (ΑΔΑ: 7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ) εγκύκλιος του Αναπληρωτή Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης,

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

'''Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων '''

'''Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου'''

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

Τα εισερχόμενα που πρωτοκολλούνται από το Πρωτόκολλο Δημάρχου χρεώνονται συνήθως στα Γραφεία των Δ/ντών οι οποίοι ακολούθως τα αναθέτουν στους Προϊσταμένους Τμημάτων για ενέργεια, αλλά και στο πρωτόκολλο προσθέτοντας σαν σχόλιο τη Διεύθυνση στην οποία θα πρέπει να χρεωθούν. Ακολούθως δρομολογούνται προς τις Δ/νσεις κατά τα ανωτέρω κ.ο.κ.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

'''Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες'''

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο, μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομη εάν χρειάζεται .

'''2.''' Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται σε έντυπη μορφή

'''Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν'''

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

'''Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου'''

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
[[:el:images/9/97/Αίτηση_παραχώρησης_κοινόχρηστου_χώρου.pdf|ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ]]

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|Αίτηση /αναφορά/καταγγελία
|Πολίτης
|-
|2
|Δημόσιο Έγγραφο
|Υπηρεσία Δήμου
|-
|3
|Δημόσιο έγγραφο
|Δημόσιος Φορέας
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|Παραλαβή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης
|
|κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|2
|Χαρακτηρισμός εγγράφων –Χρέωση
|
|Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών
|Αυθημερόν
|-
|3
| Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
|
|Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|4
|Διανομή εγγράφων (εισερχομένων και εξερχομένων)
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Αυθημερόν
|-
|5
|Διαδικασία διεκπεραίωσης
|
|Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος
|Εύλογο χρονικό διάστημα
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:ΦΕΚ 1317 Β-23-4-2012.pdf

2018-05-29T13:04:48Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:8-4369-16.pdf

2018-05-29T13:02:07Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:6-4369-16.pdf

2018-05-29T13:01:28Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Αρχείο:ΦΕΚ Α' 45-9.3.1999.pdf

2018-05-29T12:58:14Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T12:17:14Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* ΚΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτόκολλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις (ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== [[:el:images/2/2a/Κεδυ.pdf|ΚΕΔΥ]] (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων 6 και 8 του N. 4369/2016, ασυμβίβα- στα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - (ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.18/ οικ.16414/27.05.2015 (ΑΔΑ: 7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ) εγκύκλιος του Αναπληρωτή Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης,

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T12:03:39Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτόκολλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/5/54/12-2690-99.pdf|άρθρο 12, N.2690/1999]] Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις (ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

=== ΚΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) ===
Άρθρο 24 Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016 «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων 6 και 8 του N. 4369/2016, ασυμβίβα- στα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - (ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.18/ οικ.16414/27.05.2015 (ΑΔΑ: 7ΝΚΟ465ΦΘΕ-ΤΧΘ) εγκύκλιος του Αναπληρωτή Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης,

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:12-2690-99.pdf

2018-05-29T12:02:15Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ:

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T11:57:13Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Περιγραφή Υπηρεσίας */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
|Σε ποιους παρέχεται =-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες,
-υπηρεσίες εντός Δήμου,
-υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου,
-Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π
-Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π).
-Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου
-Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
|Νομοθετικό πλαίσιο =Ν. 2690/99
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Το γραφείο πρωτόκολλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς

=== Σχετική Νομοθεσία ===
Εδώ παραθέτουμε τους Νόμους, Υπουργικές Αποφάσεις και Εγκυκλίους που διέπουν την Υπηρεσία με σύνδεσμο στα αντίστοιχα αρχεία που έχουν καταχωρηθεί στο «Ανέβασμα Αρχείου».

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

2018-05-29T11:54:06Z

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά την υπηρεσία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
Εδώ παραθέτουμε τους Νόμους, Υπουργικές Αποφάσεις και Εγκυκλίους που διέπουν την Υπηρεσία με σύνδεσμο στα αντίστοιχα αρχεία που έχουν καταχωρηθεί στο «Ανέβασμα Αρχείου».

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου

2018-05-22T14:38:06Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Τρόπος διεκπεραίωσης */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Κάθε έγγραφο που περιέρχεται στην υπηρεσία με οποιονδήποτε τρόπο, καταχωρίζεται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων, κατ' αύξοντα αριθμό, με χαρακτηρισμό και μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται και του αριθμού των στοιχείων που το συνοδεύουν. Στο ίδιο βιβλίο αναγράφονται επίσης το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται, καθώς και η ημερομηνία εισόδου του. Η υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση καταχώρισης του εγγράφου με όλα τα παραπάνω στοιχεία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/e/ee/ΑΡΘΡΟ12.pdf|Ν 2690/1999]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Ηλεκτρονικά

==Έντυπο που χρησιμοποιείται ==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται===
Δεν απαιτούνται

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Τήρηση Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου

2018-05-22T14:05:45Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: Ο ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ μετακίνησε τη σελίδα Τήρηση Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου στην Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου

#ΑΝΑΚΑΤΕΥΘΥΝΣΗ [[Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου]]

Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου

2018-05-22T14:05:44Z

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Κάθε έγγραφο που περιέρχεται στην υπηρεσία με οποιονδήποτε τρόπο, καταχωρίζεται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων, κατ' αύξοντα αριθμό, με χαρακτηρισμό και μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται και του αριθμού των στοιχείων που το συνοδεύουν. Στο ίδιο βιβλίο αναγράφονται επίσης το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται, καθώς και η ημερομηνία εισόδου του. Η υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση καταχώρισης του εγγράφου με όλα τα παραπάνω στοιχεία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/e/ee/ΑΡΘΡΟ12.pdf|Ν 2690/1999]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται===
Δεν απαιτούνται

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου

2018-05-22T13:58:05Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Δικαιολογητικά */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Κάθε έγγραφο που περιέρχεται στην υπηρεσία με οποιονδήποτε τρόπο, καταχωρίζεται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων, κατ' αύξοντα αριθμό, με χαρακτηρισμό και μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται και του αριθμού των στοιχείων που το συνοδεύουν. Στο ίδιο βιβλίο αναγράφονται επίσης το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται, καθώς και η ημερομηνία εισόδου του. Η υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση καταχώρισης του εγγράφου με όλα τα παραπάνω στοιχεία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/e/ee/ΑΡΘΡΟ12.pdf|Ν 2690/1999]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται===
Δεν απαιτούνται

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου

2018-05-22T13:55:03Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Περιγραφή Υπηρεσίας */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Κάθε έγγραφο που περιέρχεται στην υπηρεσία με οποιονδήποτε τρόπο, καταχωρίζεται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων, κατ' αύξοντα αριθμό, με χαρακτηρισμό και μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται και του αριθμού των στοιχείων που το συνοδεύουν. Στο ίδιο βιβλίο αναγράφονται επίσης το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται, καθώς και η ημερομηνία εισόδου του. Η υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση καταχώρισης του εγγράφου με όλα τα παραπάνω στοιχεία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/e/ee/ΑΡΘΡΟ12.pdf|Ν 2690/1999]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου

2018-05-22T13:50:50Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: /* Σχετική Νομοθεσία */

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά την υπηρεσία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
[[:el:images/e/ee/ΑΡΘΡΟ12.pdf|Ν 2690/1999]]

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.

Αρχείο:ΑΡΘΡΟ12.pdf

2018-05-22T13:50:08Z

ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ: Τήρηση πρωτοκόλλου υπηρεσίας - Χορήγηση βεβαίωσης για την καταχώριση εγγράφου

== Σύνοψη ==
Τήρηση πρωτοκόλλου υπηρεσίας - Χορήγηση βεβαίωσης για την καταχώριση εγγράφου
== Αδειοδότηση ==
{{άγνωστη άδεια}}

Βεβαίωση Καταχώρησης Εγγράφου

2018-05-22T13:42:07Z

{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
|χρώμα = background:#C1D8FF;
|εικόνα =
|μέγεθος_εικόνας =
|λεζάντα = λογότυπο
|τίτλος =
|Από ποιους παρέχεται =
|Σε ποιους παρέχεται =
|Νομοθετικό πλαίσιο =
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =
|Κόστος σε ευρώ =
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
|Αρμόδια αρχή =
}}
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά την υπηρεσία.

=== Σχετική Νομοθεσία ===
Εδώ παραθέτουμε τους Νόμους, Υπουργικές Αποφάσεις και Εγκυκλίους που διέπουν την Υπηρεσία με σύνδεσμο στα αντίστοιχα αρχεία που έχουν καταχωρηθεί στο «Ανέβασμα Αρχείου».

===Τρόπος διεκπεραίωσης===
Εδώ περιγράφουμε συνοπτικά τον τρόπο υποβολής, χειρόγραφό ή/και ηλεκτρονικό
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
===Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.===
*Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

== Δικαιολογητικά ==
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
|-
|1
|
|
|-
|2
|
|
|-
|3
|
|
|-
|4
|
|
|-
|5
|
|
|-
|6
|
|
|-
|7
|
|
|-
|8
|
|
|-
|9
|
|
|-
|10
|
|
|-
|}

==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
{| class="wikitable"
!Α/Α
!Βήμα Διαδικασίας
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
|-
|1
|
|
|
|
|-
|2
|
|
|
|
|-
|3
|
|
|
|
|-
|4
|
|
|
|
|-
|5
|
|
|
|
|-
|6
|
|
|
|
|-
|7
|
|
|
|
|-
|8
|
|
|
|
|-
|9
|
|
|
|
|-
|10
|
|
|
|
|-
|11
|
|
|
|
|-
|12
|
|
|
|
|-
|13
|
|
|
|
|-
|14
|
|
|
|
|-
|15
|
|
|
|
|-
|16
|
|
|
|
|-
|17
|
|
|
|
|-
|18
|
|
|
|
|-
|19
|
|
|
|
|-
|20
|
|
|
|
|-
|}

== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
==Μητρώα που τηρούνται==
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.