Διαφορά μεταξύ των αναθεωρήσεων του "Διαχείριση αρχείων"

Αναθεώρηση της 09:39, 17 Οκτωβρίου 2017

Περιγραφή Υπηρεσίας

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η έρευνα, η διάσωση, η καταγραφή και η ταξινόμηση του Ιστορικού Δημοτικού Αρχείου (ΙΔΑ), των Ιδιωτικών Συλλογών (ΙΣ) και των λοιπών Αρχείων(Φωτογραφιών, Ταχυδρομικών Δελταρίων/Κάρτ-ποστάλ, Χαρτών, Εφημερίδων, Αφισών, Προσωπικών Κειμηλίων και Οπτικοακουστικών Μέσων) που έχει το Κέντρο Ιστορίας Θεσσαλονίκης (ΚΙΘ), καθώς και ο περαιτέρω εμπλουτισμός τους, όπως προβλέπεται από το ΟΕΥ (άρθρα 1 και 4 ΤΚΙΘ) και τον Κανονισμό Λειτουργάις του ΚΙΘ (άρθρο 4, παρ.1). Με τη διαδικασία αυτή και κυρίως με την αναλυτική καταγραφή των τεκμηρίων του ΙΔ, των ΙΣ καΙ των λοιπών Αρχείων (Φωτογραφιών, Ταχυδρομικών Δελταρίων/Κάρτ-ποστάλ, Χαρτών, Εφημερίδων, Αφισών, Προσωπικών Κειμηλίων και Οπτικοακουστικών Μέσων) στοχεύουμε στη διάσωσή τους και τη δημιουργία απαραίτητου εργαλείου έρευνας, για τους ερευνητές και όλους τους ενδιαφερόμενους γενικά.

Σχετική Νομοθεσία

- Ν. 3463/2006 (ΦΕΚ Α’ 114/8-6-2006) Κύρωση του Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων.

- Ν. 3852/2010 (ΦΕΚ Α’ 87/7-6-2010) Πρόγραμμα Καλλικράτης.

- Ν. 2690/1999 (ΦΕΚ Α’ 45/9-3-1999) Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας, όπως τροποποιήθηκε/συμπληρώθηκε και ισχύει.

- Σχέσεις Δημοσίων Υπαλλήλων και Πολιτών: Οδηγός Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς '(Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Συνήγορος του Πολίτη, Αθήνα 2012)

- Νομοθεσία Πνευματικής Ιδιοκτησίας (Ν.2121/1993) και Προσωπικών Δεδομένων (Ν.2472/1997, Ν.3448/2006, Ν.4305/2014), όπως τροποποιήθηκαν, συμπληρώθηκαν και ισχύουν.

- Νόμος 1946/1991 Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) και άλλες διατάξεις.

- Νέος ΟΕΥ του Δήμου Θεσσαλονίκης (ΦΕΚ Β’ 3360/17-12-2012 και ΦΕΚ Β’ 190/4-2-2013). 

- Κανονισμός Λειτουργίας του ΤΚ.Ι.Θ. του Δ.Θ., όπως εγκρίθηκε με την υπ’ αριθμ. 159/2016 Απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου Θεσσαλονίκης.

Τα σχετικά άρθρα του Κανονισμού Λειτουργίας του ΤΚ.Ι.Θ. του Δ.Θ. είναι τα εξής:

Άρθρο 3. Σκοποί του Κ.Ι.Θ. (μεταξύ άλλων) είναι: 1. Ο εντοπισμός, συλλογή, διάσωση, καταγραφή, ταξινόμηση, συντήρηση και μελέτη των κάθε είδους άμεσων και έμμεσων πηγών που αναφέρονται στην ιστορία και την πολιτιστική κληρονομιά της μείζονος Θεσσαλονίκης και σε ό,τι έχει σχέση με τη διοικητική, οικονομική και κοινωνική ζωή της. 2. Η διεξαγωγή, προώθηση και υποστήριξη της σχετικής με την εν γένει ιστορία της Θεσσαλονίκης και της Μακεδονίας επιστημονικής έρευνας. 5. Η διάσωση, καταγραφή, ταξινόμηση, συντήρηση, φύλαξη, ψηφιοποίηση του Ιστορικού Δημοτικού Αρχείου της πόλης και η διάθεσή του στους ερευνητές και σε κάθε ενδιαφερόμενο. 6. Η διαχείριση του Αρχείου των Δημοτικών Υπηρεσιών, με σκοπό την επισήμανση, απογραφή, και περιοδική εκκαθάρισή του υπό την εποπτεία του Ιστορικού Αρχείου Μακεδονίας, καθώς επίσης η εισαγωγή των διατηρητέων αρχείων των Διευθύνσεων του Δήμου Θεσσαλονίκης στις συλλογές του Κ.Ι.Θ.

Συγκεκριμένα: α) Η επεξεργασία του Δημοτικού Αρχείου από εξειδικευμένο επιστημονικό προσωπικό (αρχειονόμοι – ταξινόμοι – ιστορικοί - συντηρητές) και η εξασφάλιση της πρόσβασης σε αυτό για κάθε ενδιαφερόμενο πολίτη, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία για την πρόσβαση στα δημόσια έγγραφα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. β) Η φύλαξη του αρχειακού υλικού που κρίνεται διατηρητέο στο διηνεκές σε ειδικά αρχειοστάσια της υπηρεσίας του Ειδικού Αρχείου και η διάθεσή του στους ερευνητές αμέσως μετά την ταξινόμησή του.   

Άρθρο 4. Το Κ.Ι.Θ. επιδιώκει την πραγματοποίηση των σκοπών του με: 1. Τη  λειτουργία β)  Αρχείου εγγράφων, το οποίο συγκεντρώνει χειρόγραφα, καθώς και έγγραφα φυσικών και νομικών προσώπων δημοσίου και ιδιωτικού δικαίου της ημεδαπής και της αλλοδαπής για συντήρηση, φύλαξη, ταξινόμηση και μελέτη, γ) Αρχείου ταινιών, μικροταινιών και οπτικοακουστικών μέσων, δ) Αρχείου φωτογραφιών, ε) Αρχείου παλαιοτύπων και εφημερίδων και στ) Αρχείου ιστορικών κειμηλίων. 2. Τη συνεργασία με ειδικά επιστημονικά κέντρα και τράπεζες δεδομένων του εξωτερικού και του εσωτερικού. 3. Τη λειτουργία ειδικού αναγνωστηρίου εντύπων και αρχειακού υλικού, εφοδιασμένου με τα κατάλληλα όργανα μελέτης. 4. Τη διοργάνωση εκθέσεων φωτογραφικού, καλλιτεχνικού, αρχειακού και εντύπου υλικού σχετικού με την ιστορία εν γένει της Θεσσαλονίκης, αυτοδυνάμως ή σε συνεργασία με άλλους φορείς ή χορηγούς ημεδαπούς και αλλοδαπούς.

  Άρθρο 5. Με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου συγκροτείται Συμβουλευτική Επιτροπή (Σ.Ε.) για τη γενική επεξεργασία και το συντονισμό του έργου του Κέντρου Ιστορί­ας Θεσσαλονίκης. Στη ΣΕΚΙΘ εισηγείται ο/η ΠΔΒΠΙ, συνεπικουρούμενος από τον/την ΠΤΚΙΘ. Από κοινού με τον/την Δήμαρχο ή τον/την αρμόδιο Αντιδήμαρχο, που προεδρεύει του Κ.Ι.Θ., γίνεται η επεξεργασία του επιστημονικού προ­γράμματος και ο σχεδιασμός του έργου του Κ.Ι.Θ. Όσον αφορά στο πρόγραμμα των εκδηλώσεων, αυτό οργανώνεται ανάλογα με το πλήθος των εκδηλώσεων κάθε μήνα. Τον/την ΠΔΒΠΙ απόντα ή κωλυόμενο αναπληρώνει ο/η ΠΤΚΙΘ. Οι αποφάσεις της ΣΕΚΙΘ τίθενται υπόψη του Δημοτικού Συμβουλίου προς έγκριση.

  Άρθρο 9. 1. Η ΣΕΚΙΘ ασχολείται με την επεξεργασία του επιστημονικού προ­γράμματος και τον σχεδιασμό του έργου του Κ.Ι.Θ. 2. Η ΣΕΚΙΘ έχει τη δυνατότητα να συγκροτήσει ομάδες εργασίας από μέλη της ή και με συμμετοχή άλλων ειδικών για τη μελέτη και προώθηση διαφόρων θεμάτων της λειτουργίας του Κ.Ι.Θ.

  Άρθρο 11. Το Κ.Ι.Θ. διαθέτει: 1. Αρχείο στο οποίο φυλάσσεται και το ιστορικό αρχείο του Δήμου Θεσσαλονίκης και ιδιωτικές αρχειακές συλλογές.

  Άρθρο 13. Το 1. πάσης φύσεως πρωτογενές υλικό του Κ.Ι.Θ. δεν δανείζεται εκτός του χώρου του, πλην του υλικού που αποκτήθηκε μέσω της συνεργασίας του με τους φορείς. 2. Η Βιβλιοθήκη, το Αρχείο και οι Συλλογές του Κ.Ι.Θ. είναι στη διάθεση των Ελλή­νων και αλλοδαπών ερευνητών για την εκπόνηση των μελετών τους κατά τη διάρ­κεια του ωραρίου λειτουργίας του. 3.  Για τη μελέτη του Αρχείου, της Συλλογής Ταινιών και Μικροταινιών και της Συλ­λογής Φωτογραφιών, ο ενδιαφερόμενος υποβάλλει σχετική λεπτομερή αίτηση, την οποία εγκρίνει ο/η ΠΤΚΙΘ.

Τρόπος διεκπεραίωσης

Χειρόγραφος και ηλεκτρονικός

Έντυπο που χρησιμοποιείται

• Η υπηρεσία χρησιμοποιεί τυποποιημένα έγγραφα, τα οποία αφορούν την παρακάτω περιγραφόμενη διαδικασία, όπως ξεκίνησε από το Φεβρουάριο 2014 και για τα οποία επισυνάπτουμε ΔΕΙΓΜΑ' στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ καθώς και σε  ηλεκτρονική μορφή:'5.2.2.1.1 Ηλεκτρονική κατάσταση περιεχομένων ΙΔΑ. 5.2.2.1.2 Ηλεκτρονική κατάσταση περιεχομένων ΙΣ. 5.2.2.2 Ηλεκτρονική κατάσταση νέας καταγραφής και ταξινόμησης ΙΔΑ. 5.2.2.3 Καρτέλα ταξινόμησης ΙΔΑ (ήταν σε χρήση μέχρι το Φεβρουάριο 2014). 5.2.2.4 Καρτέλα παραχώρησης (δανεισμού) ΙΔΑ και ΙΣ για μελέτη (εντός του κτιρίου του Κ.Ι.Θ.). 5.2.2.5 Αίτηση (2 έντυπα) για παραχώρηση αντιγράφων τεκμηρίων από το ΙΔΑ και ΙΣ. 5.2.2.6 Ηλεκτρονική κατάσταση και ευρετήριο των ερευνητών/μελετητών του ΙΔΑ και ΙΣ.

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Μητρώα που τηρούνται

Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.