Διαφορά μεταξύ των αναθεωρήσεων του "Ενημέρωση -Εξυπηρέτηση Δημοτών ΑΤΔΥΠΔΣ"

Από Γνωσιακή Βάση Υπηρεσιών και Διαδικασιών του Δημοσίου Τομέα
Μετάβαση σε: πλοήγηση, αναζήτηση
(Έντυπο που χρησιμοποιείται)
 
(29 ενδιάμεσες εκδόσεις από 2 χρήστες δεν εμφανίζονται)
Γραμμή 1: Γραμμή 1:
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου]][[Κατηγορία:Ενημερώσεις (Δήμοι)]][[Κατηγορία:Χωρίς περιεχόμενο (Δήμοι)]]{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
+
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου]]
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
+
[[Κατηγορία:Δήμος Θεσσαλονίκης]]
 +
[[Κατηγορία:Πλήρη λήμματα (Δήμος Θεσσαλονίκης)]]
 +
{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
 +
|Τίτλος υπηρεσίας =  
 
|χρώμα = background:#C1D8FF;
 
|χρώμα = background:#C1D8FF;
 
|εικόνα =   
 
|εικόνα =   
Γραμμή 6: Γραμμή 9:
 
|λεζάντα        = λογότυπο
 
|λεζάντα        = λογότυπο
 
|τίτλος          =  
 
|τίτλος          =  
|Από ποιους παρέχεται =   
+
|Από ποιους παρέχεται =Δήμος Θεσσαλονίκης    
|Σε ποιους παρέχεται =  
+
|Σε ποιους παρέχεται =Δημότες-διάφορους φορείς
|Νομοθετικό πλαίσιο =     
+
|Νομοθετικό πλαίσιο =Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας Δήμου Θεσσαλονίκης      
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =   
+
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση =1 εβδομάδα  
 
|Κόστος σε ευρώ =           
 
|Κόστος σε ευρώ =           
 
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =  
 
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =  
Γραμμή 16: Γραμμή 19:
 
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
 
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
 
Η διαδικασία αυτή ισχύει για τον Π/ΑΤ, τους ΥΔΑΤ, ΑΥΔΑΤ και για οποιοδήποτε άλλο συμμετέχει στην παρούσα διαδικασία, οι οποίοι είναι δεσμευμένοι να ελέγχουν περιοδικά την εφαρμογή της παρούσας και να προβαίνουν σε αναθεωρήσεις όταν απαιτείται κατόπιν έγκρισης τους από Προϊστάμενο του Αυτοτελούς Τμήματος. 
 
Η διαδικασία αυτή ισχύει για τον Π/ΑΤ, τους ΥΔΑΤ, ΑΥΔΑΤ και για οποιοδήποτε άλλο συμμετέχει στην παρούσα διαδικασία, οι οποίοι είναι δεσμευμένοι να ελέγχουν περιοδικά την εφαρμογή της παρούσας και να προβαίνουν σε αναθεωρήσεις όταν απαιτείται κατόπιν έγκρισης τους από Προϊστάμενο του Αυτοτελούς Τμήματος. 
 +
 +
=== Συντομογραφίες ===
 +
{| class="MsoNormalTable"
 +
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>ΔΘ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Δήμος Θεσσαλονίκης 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>ΑΤΔΥΠΔΣ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Προέδρου
 +
<nowiki> </nowiki> Δημοτικού Συμβουλίου 
 +
|-
 +
|ΑΥΔΑΤ
 +
|  Αναπληρωτής Υπευθύνου Διαδικασιών Αυτοτελούς Τμήματος
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Π/ΑΤ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Προϊστάμενος Αυτοτελούς Τμήματος 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Π/Δ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Προϊστάμενος Διεύθυνσης 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Π/Τ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Προϊστάμενος Τμήματος 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>ΥΥΔ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Υπεύθυνος Υλοποίησης Διαδικασίας 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>ΥΔΑΤ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Υπεύθυνος Διαδικασιών Αυτοτελούς Τμήματος 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>ΟΕΥ
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας 
 +
 +
|}
  
 
=== Σχετική Νομοθεσία ===
 
=== Σχετική Νομοθεσία ===
Για τη συγκεκριμένη διαδικασία επικαλούμαστε τον ΟΕΥ του Δήμου, καθώς και την κείμενη νομοθεσία (νόμοι, εγκύκλιοι, αποφάσεις, προκηρύξεις κλπ) που αφορά στα ζητήματα τα οποία τίθενται από τους πολίτες.
+
Για τη συγκεκριμένη διαδικασία επικαλούμαστε τον [https://diadikasies.gr/images/0/0a/%CE%9F%CF%81%CE%B3%CE%B1%CE%BD%CE%B9%CF%83%CE%BC%CF%8C%CF%82_%CE%95%CF%83%CF%89%CF%84%CE%B5%CF%81%CE%B9%CE%BA%CE%AE%CF%82_%CE%A5%CF%80%CE%B7%CF%81%CE%B5%CF%83%CE%AF%CE%B1%CF%82_%CF%84%CE%BF%CF%85_%CE%94%CE%AE%CE%BC%CE%BF%CF%85_%CE%98%CE%B5%CF%83%CF%83%CE%B1%CE%BB%CE%BF%CE%BD%CE%AF%CE%BA%CE%B7%CF%82.pdf ΟΕΥ του Δήμου], καθώς και την κείμενη νομοθεσία (νόμοι, εγκύκλιοι, αποφάσεις, προκηρύξεις κλπ) που αφορά στα ζητήματα τα οποία τίθενται από τους πολίτες.
 +
===Τρόπος διεκπεραίωσης===
 +
'''Υποδοχή αιτήματος δημότη'''
  
===Τρόπος διεκπεραίωσης===
+
<nowiki> </nowiki>Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ έχει τις παρακάτω επιλογές εξυπηρέτησης του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας:
'''6.1 Υποδοχή αιτήματος δημότη'''
+
 
 +
α. με τη φυσική παρουσία του δημότη,
  
<nowiki> </nowiki>Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ έχει τις
+
β.  με τηλεφωνική επικοινωνία<span lang="EN-US">,</span>
παρακάτω επιλογές εξυπηρέτησης του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας:
 
# με τη φυσική παρουσία του δημότη,
 
2.  με τηλεφωνική επικοινωνία<span lang="EN-US">,</span>
 
  
3. μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (<span lang="EN-US">e</span>-<span lang="EN-US">mail</span>).
+
γ. μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (<span lang="EN-US">e</span>-<span lang="EN-US">mail</span>).
  
'''6.2 Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη'''
+
'''Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη'''
  
 
Μετά την υποδοχή του αιτήματος, ο αρμόδιος
 
Μετά την υποδοχή του αιτήματος, ο αρμόδιος
Γραμμή 36: Γραμμή 102:
 
πολιτικού σχήματος, φορέα, συλλογικότητας σε ένα  ηλεκτρονικό φάκελο, Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01.
 
πολιτικού σχήματος, φορέα, συλλογικότητας σε ένα  ηλεκτρονικό φάκελο, Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01.
  
'''6.3 Κατηγοριοποίηση αιτήματος'''
+
'''Κατηγοριοποίηση αιτήματος'''
 
 
Ο αρμόδιος υπάλληλος μετά από ένα σύντομο
 
διάλογο ενημερώνεται για το αίτημα – παράπονο – πρόβλημα του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας
 
και το αξιολογεί κατηγοριοποιώντας το σε μια από τις παρακάτω κατηγορίες:
 
 
 
§ αίτημα
 
που μετά από σύντομες σχετικές ενέργειες (του αρμοδίου υπαλλήλου) διευθετείται
 
άμεσα,
 
 
 
§ αίτημα
 
ή και παράπονο που έχει  σχέση με συγκεκριμένες
 
 Διευθύνσεις και Τμήματα του Δήμου, όπου  ο αρμόδιος υπάλληλος ενημερώνει εγγράφως ή
 
τηλεφωνικώς τον Π/Δ ή τον Π/Τ και περιμένει σε σύντομο χρονικό διάστημα
 
ενημέρωση – απάντηση έχοντας την ευθύνη 
 
της παρακολούθησης του θέματος, ώστε να την διαβιβάσει στο δημότη,
 
  
§ αίτημα
+
Ο αρμόδιος υπάλληλος μετά από ένα σύντομο διάλογο ενημερώνεται για το αίτημα – παράπονο – πρόβλημα του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας και το αξιολογεί κατηγοριοποιώντας το σε μια από τις παρακάτω κατηγορίες:
του δημότη που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του Δήμου, εντούτοις ο αρμόδιος
+
* αίτημα που μετά από σύντομες σχετικές ενέργειες (του αρμοδίου υπαλλήλου) διευθετείται άμεσα,
υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τηλεφωνικά και κατευθύνει τον δημότη προς τον
+
* αίτημα ή και παράπονο που έχει  σχέση με συγκεκριμένες  Διευθύνσεις και Τμήματα του Δήμου, όπου  ο αρμόδιος υπάλληλος ενημερώνει εγγράφως ή τηλεφωνικώς τον Π/Δ ή τον Π/Τ και περιμένει σε σύντομο χρονικό διάστημα ενημέρωση – απάντηση έχοντας την ευθύνη  της παρακολούθησης του θέματος, ώστε να την διαβιβάσει στο δημότη,
αρμόδιο φορέα,
+
* αίτημα του δημότη που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του Δήμου, εντούτοις ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τηλεφωνικά και κατευθύνει τον δημότη προς τον αρμόδιο φορέα,
 +
* αίτημα  το οποίο δεν είναι σύννομο, αλλά ο αιτών πιστεύει ότι μπορεί να υλοποιηθεί. Σ’ αυτή την περίπτωση ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ δίνει τις απαραίτητες εξηγήσεις – διευκρινήσεις με στόχο να γίνει κατανοητό ότι δεν μπορεί να υλοποιηθεί το αίτημα, κατόπιν επαφής του με την αρμόδια Υπηρεσία,
 +
* αίτημα που αφορά προσωπική ατυχία – λόγω οικονομικής κρίσης – αντιμετωπίζεται από τον αρμόδιο υπάλληλο με ευαισθησία και κατανόηση. Στη συνέχεια του παρέχει σχετική πληροφόρηση για να αντιμετωπίσει το πρόβλημά του μέσα από τις κοινωνικές δομές που υπάρχουν στην πόλη μας.
 +
''' Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες'''
  
§ αίτημα  το οποίο δεν είναι σύννομο, αλλά ο αιτών
+
Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τον Π/ΑΤ καθημερινά για τα αιτήματα που έχουν καταγραφεί και την πορεία διευθέτησής τους.
πιστεύει ότι μπορεί να υλοποιηθεί. Σ’ αυτή την περίπτωση ο αρμόδιος υπάλληλος του
 
ΑΤΔΥΠΔΣ δίνει τις απαραίτητες εξηγήσεις – διευκρινήσεις με στόχο να γίνει
 
κατανοητό ότι δεν μπορεί να υλοποιηθεί το αίτημα, κατόπιν επαφής του με την
 
αρμόδια Υπηρεσία,
 
  
§ αίτημα
+
'''Σημείωση:''' Υπάρχουν και οι περιπτώσεις που κάποιο αίτημα είναι πολυσύνθετο και κρίσιμο και απαιτεί ομαδική αντιμετώπιση. Αναλόγως προς την περίσταση ενεργοποιείται η ομάδα αντιμετώπισης κρίσεων που αποτελείται από τον Π/ΑΤ, ο οποίος δίνει οδηγίες για τον κατάλληλο τρόπο αντιμετώπισης, τον υπάλληλο που ασχολείται με τη συγκεκριμένη περίπτωση, τους υπόλοιπους υπαλλήλους του Αυτοτελούς Τμήματος που σε κάθε στιγμή είναι προετοιμασμένοι να λειτουργήσουν με ευαισθητοποιημένα αντανακλαστικά συνεπικουρώντας.
που αφορά προσωπική ατυχία – λόγω οικονομικής κρίσης – αντιμετωπίζεται από τον
 
αρμόδιο υπάλληλο με ευαισθησία και κατανόηση. Στη συνέχεια του παρέχει σχετική
 
πληροφόρηση για να αντιμετωπίσει το πρόβλημά του μέσα από τις κοινωνικές δομές
 
που υπάρχουν στην πόλη μας.
 
  
'''6.4 Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες'''
+
''' Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ '''
  
Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ
+
Ο Π/ΑΤ ενημερώνει με τη σειρά του καθημερινά τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου για τα αιτήματα, τον τρόπο αντιμετώπισής τους και την πορεία διευθέτησής τους.
ενημερώνει τον Π/ΑΤ καθημερινά για τα αιτήματα που έχουν καταγραφεί και την
 
πορεία διευθέτησής τους.
 
  
'''Σημείωση:''' Υπάρχουν και οι περιπτώσεις που κάποιο
+
'''Αντιμετώπιση αιτήματος'''
αίτημα είναι πολυσύνθετο και κρίσιμο και απαιτεί ομαδική αντιμετώπιση. Αναλόγως
 
προς την περίσταση ενεργοποιείται η ομάδα αντιμετώπισης κρίσεων που αποτελείται
 
από τον Π/ΑΤ, ο οποίος δίνει οδηγίες για τον κατάλληλο τρόπο αντιμετώπισης, τον
 
υπάλληλο που ασχολείται με τη συγκεκριμένη περίπτωση, τους υπόλοιπους
 
υπαλλήλους του Αυτοτελούς Τμήματος που σε κάθε στιγμή είναι προετοιμασμένοι να
 
λειτουργήσουν με ευαισθητοποιημένα αντανακλαστικά συνεπικουρώντας.
 
  
'''6.5 Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ '''
+
Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διευθέτηση των θεμάτων, σε συνεννόηση με τον Π/ΑΤ. Ενημερώνει σχετικά το Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01 ‘Αιτήματα δημοτών-φορέων’.  
  
Ο Π/ΑΤ ενημερώνει
+
''' Ενημέρωση ενδιαφερόμενου'''
με τη σειρά του καθημερινά τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου για τα αιτήματα,
 
τον τρόπο αντιμετώπισής τους και την πορεία διευθέτησής τους.
 
 
 
'''6.6 Αντιμετώπιση αιτήματος'''
 
 
 
Ο αρμόδιος
 
υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διευθέτηση
 
των θεμάτων, σε συνεννόηση με τον Π/ΑΤ. Ενημερώνει σχετικά το Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01
 
‘Αιτήματα δημοτών-φορέων’.
 
 
 
'''6.7 Ενημέρωση ενδιαφερόμενου'''
 
  
 
Ο αρμόδιος
 
Ο αρμόδιος
Γραμμή 104: Γραμμή 131:
  
 
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
 
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01  Αιτήματα δημοτών - φορέων
+
[https://diadikasies.gr/images/e/e9/%CE%91%CE%B9%CF%84%CE%AE%CE%BC%CE%B1%CF%84%CE%B1_%CE%94%CE%B7%CE%BC%CE%BF%CF%84%CF%8E%CE%BD-%CE%A6%CE%BF%CF%81%CE%AD%CF%89%CE%BD.pdf Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01  Αιτήματα δημοτών-φορέων]
 
 
 
==Διαδικασίες==
 
==Διαδικασίες==
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
 
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
!Α/Α
 
!Α/Α
Γραμμή 116: Γραμμή 141:
 
|-
 
|-
 
|1
 
|1
|'''Υποδοχή αιτήματος δημότη'''
+
|Υποδοχή αιτήματος δημότη
|
+
| rowspan="7" |ΟΕΥ
|
+
|Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
|
+
| rowspan="4" |1 μέρα
 
|-
 
|-
 
|2
 
|2
|'''Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη'''
+
|Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη
|
+
|Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
|
 
|
 
 
|-
 
|-
 
|3
 
|3
| '''Κατηγοριοποίηση αιτήματος'''
+
| Κατηγοριοποίηση αιτήματος
|
+
|Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
|
 
|
 
 
|-
 
|-
 
|4
 
|4
|'''Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες'''
+
|Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες
|
+
|Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ σε συνεργασία με τον Π/ΑΤ
|
 
|
 
 
|-
 
|-
 
|5
 
|5
|'''Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ'''
+
|Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ
|
+
|Ο Πρόεδρος του ΔΣ και ο Π/ΑΤ
|
+
|1 μέρα
|
 
 
|-
 
|-
 
|6
 
|6
|'''Αντιμετώπιση αιτήματος'''
+
|Αντιμετώπιση αιτήματος
|
+
|Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ σε συνεργασία με τον Π/ΑΤ και την αρμόδια Υπηρεσία του ΔΘ που τυχόν εμπλέκεται ή με όποιον φορέα απαιτείται
|
+
|Μέσος όρος 1 εβδομάδα
|
 
 
|-
 
|-
 
|7
 
|7
|'''Ενημέρωση ενδιαφερόμενου'''
+
|Ενημέρωση ενδιαφερόμενου
|
+
|Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
|
+
|Την επόμενη μέρα
|
 
|-
 
|8
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|9
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|10
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|11
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|12
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|13
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|14
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|15
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|16
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|17
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|18
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|19
 
|
 
|
 
|
 
|
 
|-
 
|20
 
|
 
|
 
|
 
|
 
 
|-
 
|-
 
|}
 
|}
  
 
== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
 
== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
 +
Σύνολο Υπηρεσιών ΔΘ
 +
 
==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==
 
==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==
# Δημότες
+
Δημότες
# Σύνολο Υπηρεσιών ΔΘ
+
 
# Λοιποί Δημόσιοι Φορείς (πχ Υπουργεία, Περιφέρεια, Αποκεντρωμένη κλπ)
+
Λοιποί Δημόσιοι Φορείς (πχ Υπουργεία, Περιφέρεια, Αποκεντρωμένη κλπ)
==Μητρώα που τηρούνται==
+
 
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.
+
==Τήρηση αρχείων==
 +
'''Τήρηση φυσικού αρχείου'''
 +
 
 +
Τηρείται φυσικό αρχείο με κωδικοποίηση, σύμφωνα με το Ν.3852/2010 άρθρο 71.
 +
 
 +
Η Υπηρεσία διατηρεί με ευθύνη του Αυτοτελούς Τμήματος πλήρες αρχείο όλων των δραστηριοτήτων της.
 +
 
 +
Τηρείται αρχείο φακέλων αιτημάτων από τον Προϊστάμενο που εμπεριέχει την αλληλογραφία (έντυπη ή ηλεκτρονική) σχετική προς
 +
το ζήτημα, έγγραφα των Υπηρεσιών του Δήμου που αφορούν το αίτημα, αποδελτιωμένα
 +
άρθρα από τον έντυπο και ηλεκτρονικό τύπο που ενδεχομένως έχουν σχέση με αυτό
 +
και τα αποτελέσματα της διαδικασίας.
 +
 
 +
'''Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου'''
 +
 
 +
Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ τηρεί το
 +
ηλεκτρονικό αρχείο Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01 στον υπολογιστή του από τον οποίο έχει την ευθύνη να παίρνει <span lang="EN-US">back up </span>ανά τακτά διαστήματα (κάθε 15νθήμερο).

Τελευταία αναθεώρηση της 16:54, 23 Νοεμβρίου 2017

Ενημέρωση -Εξυπηρέτηση Δημοτών ΑΤΔΥΠΔΣ
Από ποιους παρέχεται Δήμος Θεσσαλονίκης
Σε ποιους παρέχεται Δημότες-διάφορους φορείς
Νομοθετικό πλαίσιο Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας Δήμου Θεσσαλονίκης
Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση 1 εβδομάδα

Περιγραφή Υπηρεσίας

Η διαδικασία αυτή ισχύει για τον Π/ΑΤ, τους ΥΔΑΤ, ΑΥΔΑΤ και για οποιοδήποτε άλλο συμμετέχει στην παρούσα διαδικασία, οι οποίοι είναι δεσμευμένοι να ελέγχουν περιοδικά την εφαρμογή της παρούσας και να προβαίνουν σε αναθεωρήσεις όταν απαιτείται κατόπιν έγκρισης τους από Προϊστάμενο του Αυτοτελούς Τμήματος. 

Συντομογραφίες

ΔΘ

Δήμος Θεσσαλονίκης

ΑΤΔΥΠΔΣ

Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου

ΑΥΔΑΤ Αναπληρωτής Υπευθύνου Διαδικασιών Αυτοτελούς Τμήματος

Π/ΑΤ

Προϊστάμενος Αυτοτελούς Τμήματος

Π/Δ

Προϊστάμενος Διεύθυνσης

Π/Τ

Προϊστάμενος Τμήματος

ΥΥΔ

Υπεύθυνος Υλοποίησης Διαδικασίας

ΥΔΑΤ

Υπεύθυνος Διαδικασιών Αυτοτελούς Τμήματος

ΟΕΥ

Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας

Σχετική Νομοθεσία

Για τη συγκεκριμένη διαδικασία επικαλούμαστε τον ΟΕΥ του Δήμου, καθώς και την κείμενη νομοθεσία (νόμοι, εγκύκλιοι, αποφάσεις, προκηρύξεις κλπ) που αφορά στα ζητήματα τα οποία τίθενται από τους πολίτες.

Τρόπος διεκπεραίωσης

Υποδοχή αιτήματος δημότη

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ έχει τις παρακάτω επιλογές εξυπηρέτησης του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας:

α. με τη φυσική παρουσία του δημότη,

β. με τηλεφωνική επικοινωνία,

γ. μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail).

Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη

Μετά την υποδοχή του αιτήματος, ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ καταγράφει τα στοιχεία του δημότη ή των εκπροσώπων του πολιτικού σχήματος, φορέα, συλλογικότητας σε ένα  ηλεκτρονικό φάκελο, Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01.

Κατηγοριοποίηση αιτήματος

Ο αρμόδιος υπάλληλος μετά από ένα σύντομο διάλογο ενημερώνεται για το αίτημα – παράπονο – πρόβλημα του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας και το αξιολογεί κατηγοριοποιώντας το σε μια από τις παρακάτω κατηγορίες:

  • αίτημα που μετά από σύντομες σχετικές ενέργειες (του αρμοδίου υπαλλήλου) διευθετείται άμεσα,
  • αίτημα ή και παράπονο που έχει  σχέση με συγκεκριμένες  Διευθύνσεις και Τμήματα του Δήμου, όπου  ο αρμόδιος υπάλληλος ενημερώνει εγγράφως ή τηλεφωνικώς τον Π/Δ ή τον Π/Τ και περιμένει σε σύντομο χρονικό διάστημα ενημέρωση – απάντηση έχοντας την ευθύνη  της παρακολούθησης του θέματος, ώστε να την διαβιβάσει στο δημότη,
  • αίτημα του δημότη που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του Δήμου, εντούτοις ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τηλεφωνικά και κατευθύνει τον δημότη προς τον αρμόδιο φορέα,
  • αίτημα  το οποίο δεν είναι σύννομο, αλλά ο αιτών πιστεύει ότι μπορεί να υλοποιηθεί. Σ’ αυτή την περίπτωση ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ δίνει τις απαραίτητες εξηγήσεις – διευκρινήσεις με στόχο να γίνει κατανοητό ότι δεν μπορεί να υλοποιηθεί το αίτημα, κατόπιν επαφής του με την αρμόδια Υπηρεσία,
  • αίτημα που αφορά προσωπική ατυχία – λόγω οικονομικής κρίσης – αντιμετωπίζεται από τον αρμόδιο υπάλληλο με ευαισθησία και κατανόηση. Στη συνέχεια του παρέχει σχετική πληροφόρηση για να αντιμετωπίσει το πρόβλημά του μέσα από τις κοινωνικές δομές που υπάρχουν στην πόλη μας.

Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τον Π/ΑΤ καθημερινά για τα αιτήματα που έχουν καταγραφεί και την πορεία διευθέτησής τους.

Σημείωση: Υπάρχουν και οι περιπτώσεις που κάποιο αίτημα είναι πολυσύνθετο και κρίσιμο και απαιτεί ομαδική αντιμετώπιση. Αναλόγως προς την περίσταση ενεργοποιείται η ομάδα αντιμετώπισης κρίσεων που αποτελείται από τον Π/ΑΤ, ο οποίος δίνει οδηγίες για τον κατάλληλο τρόπο αντιμετώπισης, τον υπάλληλο που ασχολείται με τη συγκεκριμένη περίπτωση, τους υπόλοιπους υπαλλήλους του Αυτοτελούς Τμήματος που σε κάθε στιγμή είναι προετοιμασμένοι να λειτουργήσουν με ευαισθητοποιημένα αντανακλαστικά συνεπικουρώντας.

Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ

Ο Π/ΑΤ ενημερώνει με τη σειρά του καθημερινά τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου για τα αιτήματα, τον τρόπο αντιμετώπισής τους και την πορεία διευθέτησής τους.

Αντιμετώπιση αιτήματος

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διευθέτηση των θεμάτων, σε συνεννόηση με τον Π/ΑΤ. Ενημερώνει σχετικά το Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01 ‘Αιτήματα δημοτών-φορέων’.

Ενημέρωση ενδιαφερόμενου

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τον αιτούντα τηλεφωνικά για την έκβαση της υπόθεσής του.

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01  Αιτήματα δημοτών-φορέων

Διαδικασίες

Α/Α Βήμα Διαδικασίας Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική Εμπλεκόμενος Αρμόδιος Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1 Υποδοχή αιτήματος δημότη ΟΕΥ Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ 1 μέρα
2 Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
3 Κατηγοριοποίηση αιτήματος Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
4 Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ σε συνεργασία με τον Π/ΑΤ
5 Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ Ο Πρόεδρος του ΔΣ και ο Π/ΑΤ 1 μέρα
6 Αντιμετώπιση αιτήματος Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ σε συνεργασία με τον Π/ΑΤ και την αρμόδια Υπηρεσία του ΔΘ που τυχόν εμπλέκεται ή με όποιον φορέα απαιτείται Μέσος όρος 1 εβδομάδα
7 Ενημέρωση ενδιαφερόμενου Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ Την επόμενη μέρα

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Σύνολο Υπηρεσιών ΔΘ

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Δημότες

Λοιποί Δημόσιοι Φορείς (πχ Υπουργεία, Περιφέρεια, Αποκεντρωμένη κλπ)

Τήρηση αρχείων

Τήρηση φυσικού αρχείου

Τηρείται φυσικό αρχείο με κωδικοποίηση, σύμφωνα με το Ν.3852/2010 άρθρο 71.

Η Υπηρεσία διατηρεί με ευθύνη του Αυτοτελούς Τμήματος πλήρες αρχείο όλων των δραστηριοτήτων της.

Τηρείται αρχείο φακέλων αιτημάτων από τον Προϊστάμενο που εμπεριέχει την αλληλογραφία (έντυπη ή ηλεκτρονική) σχετική προς το ζήτημα, έγγραφα των Υπηρεσιών του Δήμου που αφορούν το αίτημα, αποδελτιωμένα άρθρα από τον έντυπο και ηλεκτρονικό τύπο που ενδεχομένως έχουν σχέση με αυτό και τα αποτελέσματα της διαδικασίας.

Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ τηρεί το ηλεκτρονικό αρχείο Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01 στον υπολογιστή του από τον οποίο έχει την ευθύνη να παίρνει back up ανά τακτά διαστήματα (κάθε 15νθήμερο).