Διαφορά μεταξύ των αναθεωρήσεων του "Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο"

Αναθεώρηση της 22:46, 5 Φεβρουαρίου 2024

Περιγραφή Υπηρεσίας

Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα τηρεί ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, στο οποίο καταχωρίζονται πράξεις, όπως η έκδοση, παραλαβή, κοινοποίηση, διαβίβαση εγγράφων, τα οποία είτε εκδίδονται από αυτόν είτε βρίσκονται ή περιέρχονται στην κατοχή του στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων του.

Σχετική Νομοθεσία

NOMOΣ ΥΠ’ ΑΡΙΘΜ. 4727 ΦΕΚ 184/Α/23-9-2020 (Άρθρο 19 Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, Άρθρο 18 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων μεταξύ δημοσίων φορέων)

Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) - Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις.

ΚΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών)

Τρόπος διεκπεραίωσης

Ηλεκτρονικός δια μέσου δικτυακής εφαρμογής.

Η καταχώριση στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο που τηρείται από τον φορέα του δημόσιου τομέα πραγματοποιείται, ανεξάρτητα από το εάν η παραγωγή, έκδοση ή διακίνηση εγγράφων πραγματοποιείται με ηλεκτρονικό ή μη τρόπο και ανεξάρτητα από το εάν η διοικητική πράξη ή ενέργεια διεκπεραιώνεται εξ ολοκλήρου ή εν μέρει με ηλεκτρονικό τρόπο.

Hλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων: το σύνολο των ενεργειών που πραγματοποιούνται με χρήση ΤΠΕ και που αποσκοπούν στην καταχώριση, πρωτοκόλληση, οργάνωση, ταξινόμηση και συντήρηση των εγγράφων που δημιουργήθηκαν από τους φορείς δημόσιου τομέα ή των εγγράφων που περιήλθαν σε αυτούς από τρίτους.

Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων 

Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Οργανισμού/Υπηρεσίας.

1. Τα εισερχόμενα έγγραφα, από φορείς ή πολίτες πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο,  μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες  ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομή εάν χρειάζεται .

 2. Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται  σε έντυπη μορφή

Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

 Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα  η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου και η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

Ε) Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους για διεκπεραίωση.

Παραλαβή των εγγράφων που συντάσσονται από τις υπηρεσίες του Οργανισμού τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο. Διεκπεραιώνει την εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο

ΣΤ)  Διεκπεραίωση

Αποστολή των εξερχομένων εγγράφων στους παραλήπτες

Ζ) Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.

Γίνεται καταχώριση και ενημέρωση με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου όλης της εξερχόμενης αλληλογραφίας. 

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.

• Στις εφορίες και στην εφαρμογή Ηλεκτρονικού Παραβόλου http://is.gd/2CZ1ht

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Μητρώα που τηρούνται

Τηρείται αρχείο Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου των τελευταίων ετών(e-protocol.gr)

Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.