Διαφορά μεταξύ των αναθεωρήσεων του "Οικονομική Διαχείριση (Δήμοι)"

Από Γνωσιακή Βάση Υπηρεσιών και Διαδικασιών του Δημοσίου Τομέα
Μετάβαση σε: πλοήγηση, αναζήτηση
 
(20 ενδιάμεσες εκδόσεις από 2 χρήστες δεν εμφανίζονται)
Γραμμή 1: Γραμμή 1:
 
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Δημάρχου]]
 
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Δημάρχου]]
 
[[Κατηγορία:Χωρίς περιεχόμενο (Δήμοι)]]
 
[[Κατηγορία:Χωρίς περιεχόμενο (Δήμοι)]]
−
[[Κατηγορία:Εσωτερικές διαδικασίες (δήμος)]]
+
[[Κατηγορία:Διαχείριση (Δήμοι)]]
 
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου]]
 
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου]]
 +
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Δημοσίων & Διεθνών Σχέσεων]]
 +
[[Κατηγορία:Τμήμα Γραμματείας & Αρχείου (Δήμοι)]]
 +
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Πολιτικής Προστασίας (Δήμοι)]]
 +
[[Κατηγορία:Διεύθυνση Δημοτικής Αστυνομίας]]
 +
[[Κατηγορία:Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης (Δήμοι)]]
 +
[[Κατηγορία:Αυτοτελές Τμήμα Εθελοντισμού, Νεολαίας & Διοικητικής Βοήθειας]]
 +
[[Κατηγορία:Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Δημοτικού Συμβουλίου]]
 +
[[Κατηγορία:Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Οικονομικής Επιτροπής και Επιτροπής Ποιότητας Ζωής]]
 +
[[Κατηγορία:Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Λοιπών Συλλογικών και Μονοπρόσωπων Οργάνων]]
 +
[[Κατηγορία:Τμήμα Προκηρύξεων και Διαγωνισμών]]
 +
 +
{{Πλαίσιο πληροφοριών μονάρχη2
 +
|Τίτλος υπηρεσίας = Τίτλος υπηρεσίας
 +
|χρώμα = background:#C1D8FF;
 +
|εικόνα = 
 +
|μέγεθος_εικόνας =
 +
|λεζάντα        = λογότυπο
 +
|τίτλος          =
 +
|Από ποιους παρέχεται = 
 +
|Σε ποιους παρέχεται =
 +
|Νομοθετικό πλαίσιο =   
 +
|Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση = 
 +
|Κόστος σε ευρώ =         
 +
|Ταυτότητα υπηρεσίας2 =
 +
|Αρμόδια αρχή =
 +
}}
 +
==Περιγραφή Υπηρεσίας==
 +
Οικονομική Διαχείριση (1714 / 19-12-2016 Α.Δ.Σ.)<gallery>
 +
1714_2016_ΑΔΣ.pdf
 +
</gallery>
 +
 +
=== Σχετική <span lang="el" dir="ltr">Νομοθεσία</span> ===
 +
'''ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ –ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ –ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ -ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ''' (ΦΕΚ, ΥΑ, ΚΥΑ, ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ αναφορά της  απαιτούμενης νομοθεσίας)
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>Ν2522/1997 (ΦΕΚ178/Α/08.09.1997) - Δικαστική Προστασία κατά το
 +
Στάδιο που Προηγείται της Σύναψης Συμβάσεως Δημοσίων Έργων, Κρατικών Προμηθειών
 +
& Υπηρεσιών σύμφωνα με την οδηγία 89/665ΕΟΚ
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>Ν.3463/2006 (ΦΕΚ14/Α/08.06.2006) Κώδικας Δήμων & Κοινοτήτων
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>Ν3852/2010 (ΦΕΚ87/Α/07.06.2010) Νέα Αρχιτεκτονική της
 +
Αυτοδιοίκησης & Αποκεντρωμένης Αυτοδιοίκησης – Πρόγραμμα Καλλικράτης
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>ΠΔ28/1980 (ΦΕΚ11/Α/15.01.1980) Περί Εκτελέσεως Έργων &
 +
Προμηθειών Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>Π.Δ.60/2007 (ΦΕΚ64/Α/16.03.2007) Προσαρμογή της Ελληνικής
 +
Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ <nowiki>''περί συντονισμού των
 +
διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών''</nowiki>, όπως
 +
τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ
 +
του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16.11.2005
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>ΠΔ 113/2010 (ΦΕΚ194/Α/22.11.2010) Ανάληψη Υποχρεώσεων από τους
 +
Διατάκτες
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>ΠΔ136/2011 (ΦΕΚ267/Α/31.12.2011) Καθορισμός Κατώτατου Ύψους των
 +
Δαπανών που Ελέγχονται από το Ελεγκτικό Συνέδριο
 +
 +
<span lang="EN-US">§  </span>ΕΚΠΟΤΑ11389/1993 (ΦΕΚ185/Β/23.03.1993) Ενιαίος Κανονισμός
 +
Προμηθειών Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης
 +
 +
H υπ.
 +
Αριθμ. 23/30-5-2014 εγκύκλιος (Αρ. Πρωτ.41032/12432/2014), της Διεύθυνσης
 +
Οικονομικής & Ταμειακής Διαχείρισης.
 +
 +
===Τρόπος διεκπεραίωσης===
 +
===Ο τρόπος υποβολής είναι χειρόγραφος και ηλεκτρονικός.===
 +
==Έντυπο που χρησιμοποιείται==
 +
 +
== Δικαιολογητικά ==
 +
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
 +
{| class="wikitable"
 +
!Α/Α
 +
!Απαραίτητα Δικαιολογητικά
 +
!Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
 +
|-
 +
|1
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|2
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|3
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|4
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|5
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|6
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|7
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|8
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|9
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|10
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|}
 +
 +
==Διαδικασίες==
 +
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
 +
{| class="wikitable"
 +
!Α/Α
 +
!Βήμα Διαδικασίας
 +
!
 +
!Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική
 +
!Εμπλεκόμενος Αρμόδιος
 +
!Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
 +
|-
 +
|1
 +
|'''Παραλαβή
 +
Μελέτης - Ενδεικτικού Προϋπολογισμoύ'''
 +
|
 +
|Το ΤΔΥ
 +
ζητάει από την αρμόδια υπηρεσία με τη διαδικασία εισερχομένων-εξερχομένων,
 +
σύνταξη μελέτης σύμφωνα με τον προϋπολογισμό της Διεύθυνσης και τις ανάγκες των
 +
παιδικών σταθμών, για εξειδικευμένες προμήθειες π.χ. ηλεκτρονικοί υπολογιστές (που
 +
έχουν εκφραστεί με πρωθύστερα υπηρεσιακά σημειώματα τα οποία έχουν υπογραφεί
 +
από τις αρμόδιες Προϊσταμένες των Τμημάτων των Παιδικών Σταθμών) με την
 +
παραλαβή της μελέτης από τον Π/Τ ΔΥ, 
 +
δίνεται στον Α/Υ πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται σε ειδικό αρχείο κλασέρ.
 +
Στην περίπτωση που το είδος της προμήθειας δεν απαιτεί εξειδικευμένη μελέτη,
 +
συντάσσεται ο ενδεικτικός προϋπολογισμός για την προμήθεια από τα τμήματα
 +
παιδικών σταθμών, τα οποία στη συνέχεια με εσωτερικό πρωτόκολλο παραδίδονται στον
 +
Α/Υ. Συντάσσεται εκ νέου ένας νέος ενοποιημένος ενδεικτικός προϋπολογισμός, ο
 +
οποίος υπογράφεται από τον Α/Υ, Π/ΔΥ και τον Π/Δ. Στη συνέχεια ακολουθείται η
 +
διαδικασία εισερχομένων - εξερχομένων και αποστέλλεται στο ΤΠΔ, ενώ ταυτόχρονα
 +
φυλάσσεται ένα αντίγραφο, στο ειδικό αρχείο των ενδεικτικών προϋπολογισμών.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|2
 +
|'''Σύνταξη
 +
Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ)'''
 +
|
 +
|Η σύνταξη του ΑΑΥ γίνεται από τον ΑΥ για τη συγκεκριμένη δαπάνη
 +
του ΤΔΥ με βάση:
 +
 +
§ 
 +
την ΑΔΣ έγκρισης του Προϋπολογισμού του
 +
Οικονομικού Έτους και
 +
 +
§ 
 +
την εγκριτική Απόφαση της Αποκεντρωμένης
 +
Διοίκησης ΜΑ-ΘΡΑ για την ΑΔΣ.
 +
 +
§ 
 +
τον ενδεικτικό προϋπολογισμό-μελέτη για
 +
κάθε προμήθεια
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|3
 +
| '''Αποστολή Αιτήματος Ανάληψης
 +
Υποχρέωσης (ΑΑΥ)'''
 +
|
 +
|Το ΑΑΥ υπογράφεται από τον Π/Τ, τον Π/Δ και στη συνέχεια,
 +
ακολουθώντας τη διαδικασία των Εξερχομένων Εγγράφων, μέσω Γενικού Πρωτοκόλλου
 +
(ένα αντίγραφο φυλάσσεται στον αντίστοιχο φάκελο του θέματος του ΤΔΥ)
 +
υποβάλλεται στη ΔΟΤΔ προκειμένου να χρεωθεί στο ΤΠΟΠ για την έκδοση Πρότασης
 +
Ανάληψης Υποχρέωσης (ΠΑΥ), η οποία στη συνέχεια παραλαμβάνεται από Υπάλληλο της
 +
ενδιαφερόμενης Υπηρεσίας με υπογραφή στο Βιβλίο Πιστώσεων, το οποίο τηρείται
 +
στο ΤΠΟΠ. 
 +
 +
Η Κατάσταση Πιστώσεων προς τις Υπηρεσίες τυπώνεται από το ΟΠΣΟΥ
 +
και παραμένει στο ΤΠΟΠ.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|4
 +
|'''Παραλαβή Εγκεκριμένου
 +
Αιτήματος'''
 +
|
 +
|Η ΠΑΥ (με τη διαδικασία των Εισερχομένων Εγγράφων) παραλαμβάνεται από τον Π/ΔΥ του ΤΔΥ, ο οποίος
 +
τοποθετεί στον αντίστοιχο φάκελο του Θέματος το πρωτότυπο και παραδίδει
 +
φωτοτυπία αυτής στον Α/Υ για τη συγκεκριμένη δαπάνη-προμήθεια ενημέρωση στο
 +
αρμόδιο Τμήμα της Διεύθυνσης.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|5
 +
|'''Εισήγηση προς Οικονομική
 +
Επιτροπή (ΟΕ)'''
 +
|
 +
|Ο ΑΥ για τη συγκεκριμένη δαπάνη του ΤΔΥ συντάσσει εισήγηση προς
 +
την ΟΕ, για έγκριση δαπάνης και διάθεση πίστωσης, το Σχέδιο της οποίας
 +
υπογράφεται (σύμφωνα με τη διαδικασία Εξερχομένων Εγγράφων από τον συντάξαντα,
 +
τον Π/Τ, τον Π/Δ , το Γενικό Διευθυντή, τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο),
 +
πρωτοκολλείται στο Πρωτόκολλο της Διεύθυνσης και στο Γενικό Πρωτόκολλο και στη
 +
συνέχεια αποστέλλεται στο ΤΔΥ της ΟΕ και ΕΠΟΙΖΩ (Επιτροπής Ποιότητας Ζωής) για
 +
να εισαχθεί ως θέμα στην Ημερήσια Διάταξη, συνοδευόμενη από τα απαραίτητα
 +
δικαιολογητικά (ΠΑΥ, ΑΑΥ, και όπου απαιτείται ΑΔΣ ή ΑΔ). Η εισήγηση, ως
 +
πρωτογενές αίτημα, κατά περίπτωση, καταχωρείται από τον συντάκτη αυτής στο Κεντρικό
 +
Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ) και στη συνέχεια τόσο η
 +
εισήγηση, όσο και η ανάρτηση αυτής στο Μητρώο, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της ΟΕ και
 +
μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (<span lang="EN-US">E</span>-<span lang="EN-US">Mail</span>). 
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|6
 +
|'''Παραλαβή Απόφασης
 +
Οικονομικής Επιτροπής'''
 +
|
 +
|Η ΑΟΕ αφού αναρτηθεί από το ΤΔΥ της ΟΕ και ΕΠΟΙΖΩ στο Πρόγραμμα
 +
Διαύγεια και στο Μητρώο Συμβάσεων, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της εισηγήτριας
 +
Υπηρεσίας, (στο οποίο δια της διαδικασίας Εισερχομένων Εγγράφων πρωτοκολλείται
 +
και χρεώνεται στον ΑΥ), ή κατά περίπτωση ο ΑΥ του ΤΔΥ της εισηγήτριας
 +
Υπηρεσίας, εκτυπώνει την ΑΟΕ από το Πρόγραμμα Διαύγεια.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|7
 +
|'''Εισήγηση προς το Δημοτικό
 +
Συμβούλιο'''
 +
|
 +
|Ο ΑΥ για την εκάστοτε συγκεκριμένη προμήθεια είδους ή εργασίας του
 +
ΤΔΥ συντάσσει και αποστέλλει δια της Διαδικασίας εξερχομένων εγγράφων (η
 +
εισήγηση υπογράφεται από τον συντάξαντα, τον Π/Τ, τον Π/Δ και το Γενικό
 +
Διευθυντή & τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο) μέσω Γενικού Πρωτοκόλλου εισήγηση για
 +
έγκριση της προμήθειας είδους  π.χ. με
 +
Διενέργεια Διεθνούς Διαγωνισμού ή Δημόσιου Ανοικτού Διαγωνισμού στο ΔΣ και μετά
 +
ακολουθεί η εισήγηση για έγκριση της δαπάνης και διάθεση πίστωσης προς ΟΕ στην
 +
οποία επισυνάπτεται η απόφαση ΔΣ. Ηλεκτρονικά αποστέλλονται τα σχετικά μεταδεδομένα
 +
προκειμένου να γίνει η ανάρτηση της ΑΔΣ στο Πρόγραμμα Διαύγεια, η οποία θα
 +
εκδοθεί.
 +
 +
Στην περίπτωση που η προμήθεια εντάσσεται στους ενιαίους
 +
διαγωνισμούς τότε η εισήγηση  συντάσσεται
 +
από το ΤΠΔ.
 +
 +
Επίσης στην περίπτωση επιστροφής αχρεωστήτως εισπραχθέντος
 +
ποσού το ΤΠΣΕ συντάσσει την εισήγηση, λόγω αρμοδιότητας για έγκριση της
 +
επιστροφής των αχρεωστήτως εισπραχθέντων και στη συνέχεια ο ΑΥ του ΤΔΥ συντάσσει
 +
εισήγηση προς την ΟΕ για έγκριση δαπάνης και διάθεσης πίστωσης ακολουθώντας τη
 +
νομότυπη διαδικασία (σύνταξη ΑΑΥ, αποστολή του στο ΤΠΟΠ, παραλαβής ΠΑΥ &
 +
επισύναψη  ενός φωτοαντιγράφου αυτής στην
 +
εισήγηση προς Ο.Ε.)
 +
 +
Σε περίπτωση πρόχειρου διαγωνισμού δεν πραγματοποιείται
 +
εισήγηση προς το ΔΣ αυτό το βήμα δηλαδή παραλείπεται.
 +
 +
Ειδικότερα, η διαδικασία που ακολουθείται για την έγκριση
 +
Πολιτιστικών, Αθλητικών Εκδηλώσεων & Εκπαιδευτικών εκδηλώσεων είναι η εξής:
 +
{| class="MsoNormalTable"
 +
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>1.
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Αποστολή
 +
<nowiki> </nowiki> ΑΑΥ
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>όπως
 +
<nowiki> </nowiki> αναγράφεται στην παράγραφο 6.3 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>2.
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Παραλαβή
 +
<nowiki> </nowiki> εγκεκριμένου αιτήματος (ΠΑΥ)
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>όπως
 +
<nowiki> </nowiki> αναγράφεται στην παράγραφο 6.4 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>3.
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Εισήγηση
 +
<nowiki> </nowiki> προς το ΔΣ
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>ο
 +
<nowiki> </nowiki> ΑΥ συντάσσει εισήγηση προς το ΔΣ για:
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>                έγκριση της εκδήλωσης
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>                έγκριση & Διάθεση πίστωσης
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>το
 +
<nowiki> </nowiki> σχέδιο της οποίας υπογράφεται από τον συντάξαντα, τον Π/Τ, τον Π/Δ και τον
 +
<nowiki> </nowiki> Γενικό Διευθυντή, πρωτοκολλείται στο Πρωτόκολλο της Διεύθυνσης και στο Γενικό
 +
<nowiki> </nowiki> Πρωτόκολλο και στη συνέχεια καταχωρείται από τη Διεύθυνση στο Μητρώο
 +
<nowiki> </nowiki> Συμβάσεων.
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>Κατόπιν
 +
<nowiki> </nowiki> τυπώνεται η εισήγηση με τον ΑΔΑΜ και δια της διαδικασίας Εξερχομένων Εγγράφων
 +
<nowiki> </nowiki> μέσω Γενικού Πρωτοκόλλου αποστέλλεται στο ΔΣ για να εισαχθεί ως θέμα στην
 +
<nowiki> </nowiki> Ημερήσια Διάταξη.
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>Τέλος,
 +
<nowiki> </nowiki> αντίγραφο της εισήγησης αποστέλλεται στο ΔΣ και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
 +
<nowiki> </nowiki> (E-Mail). Ηλεκτρονικά αποστέλλονται τα σχετικά με τα δεδομένα προκειμένου να
 +
<nowiki> </nowiki> γίνει η ανάρτηση της ΑΔΣ που θα εκδοθεί στο Πρόγραμμα Διαύγεια. 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>4. 
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Παραλαβή
 +
<nowiki> </nowiki> ΑΔΣ
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>Μετά
 +
<nowiki> </nowiki> την ανάρτηση της ΑΔΣ, από το ΤΔΥΔΣ, στο Πρόγραμμα Διαύγεια και στο Μητρώο
 +
<nowiki> </nowiki> Συμβάσεων (όταν απαιτείται), αυτή αποστέλλεται στο ΤΔΥ της Διεύθυνσης 
 +
 +
|}
 +
Επιπλέον, η εισήγηση αποστέλλεται στο ΤΔΥΔΣ και με ηλεκτρονικό
 +
ταχυδρομείο (E-Mail).
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|8
 +
|'''Παραλαβή Απόφασης Δ.Σ.'''
 +
|
 +
|Η Απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου αφού αναρτηθεί από το ΤΔΥΔΣ
 +
στο Πρόγραμμα Διαύγεια, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της εισηγήτριας Υπηρεσίας, όπου
 +
πρωτοκολλείται και χρεώνεται στον ΥΟΔ του ΤΔΥ ή κατά περίπτωση ο ΥΟΔ του ΤΔΥ
 +
της εισηγήτριας Υπηρεσίας, εκτυπώνει την ΑΔΣ από το Πρόγραμμα Διαύγεια.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|9
 +
|'''Αποστολή Φακέλου
 +
Διαγωνισμού στο Τμήμα Προκηρύξεων'''
 +
|
 +
|Ο ΑΥ του ΤΔΥ αποστέλλει Υπηρεσιακό Σημείωμα, ακολουθώντας τη
 +
διαδικασία εξερχομένων εγγράφων, έχοντας συνημμένα τη Μελέτη, τον Ενδεικτικό
 +
Προϋπολογισμό, την ΠΑΥ, την ΑΟΕ, την ΑΔΣ στο ΤΠΔ της ΔΟΤΔ για την υλοποίηση της
 +
προμήθειας ή εργασίας.
 +
 +
Σε περίπτωση διαγωνισμού (πρόχειρου ή τακτικού), συντάσσονται
 +
από το ΤΠΔ της ΔΟΤΔ, οι όροι της Διακήρυξης του Διαγωνισμού προκειμένου να
 +
υποβληθούν στην ΟΕ για έγκριση.
 +
 +
Σε περίπτωση απ’ ευθείας ανάθεσης χωρίς διαγωνιστική
 +
διαδικασία, εκδίδεται ΑΔ ή Απόφαση Αντιδημάρχου (διαδικασία Έκδοσης Απόφασης
 +
Δημάρχου ή Απόφασης Αντιδημάρχου), από την κάθε Υπηρεσία (με προσυπογραφή του
 +
Π/Τ, του ΤΠΔ της ΔΟΤΔ). Σε ειδικές περιπτώσεις και λόγω κατεπείγοντος εκδίδεται
 +
ΑΟΕ. (Σε περίπτωση απ' ευθείας ανάθεσης με διαγωνιστική διαδικασία (άγονος
 +
Διαγωνισμός), εκδίδεται ΑΔΣ).
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|10
 +
|'''Παρακολούθηση πορείας της
 +
Προμήθειας'''
 +
|
 +
|Ο ΑΥ του ΤΔΥ παρακολουθεί την πορεία του Διαγωνισμού τηλεφωνικά
 +
ή από το site του Δήμου.  
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|11
 +
|'''Παραλαβή Συμφωνητικού &
 +
Συνοδευτικών'''
 +
|
 +
|Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας του Διαγωνισμού, ο ΑΥ του
 +
ΤΔΥ παραλαμβάνει το Συμφωνητικό μαζί με όλο το φάκελο της πορείας του
 +
Διαγωνισμού (διαδικασία Εισερχομένων Εγγράφων), από το ΤΠΔ της ΔΟΤΔ.
 +
 +
Αντίγραφο του Συμφωνητικού παραδίδεται με το Βιβλίο Πρωτοκόλλου
 +
στο αντίστοιχο Τμήμα της εισηγήτριας Υπηρεσίας και ενεργοποιείται εγγράφως η
 +
Επιτροπή Παραλαβής. Ο πρωτότυπος φάκελος παραμένει στο ΤΔΥ προκειμένου να
 +
χρησιμοποιηθεί αργότερα στην ενταλματοποίηση. 
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|12
 +
|'''Παραλαβή Τιμολογίου, ΑΠΥ,
 +
κ.λπ.'''
 +
|
 +
|Ο ανάδοχος ειδοποιείται, βάσει του Συμφωνητικού για την
 +
παράδοση της προμήθειας ή την παράδοση της εργασίας, για την έκδοση τιμολογίου
 +
(Τιμολόγιο-Δελτίο Αποστολής).
 +
 +
Τα Τιμολόγια/ Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών, κατατίθενται με
 +
αίτηση από τον ανάδοχο και χρεώνονται με τη διαδικασία εισερχομένων εγγράφων
 +
στον ΑΥ του ΤΔΥ (τα ανωτέρω υποβάλλονται εγγράφως από τον ανάδοχο και
 +
συνοδεύονται από τα Παραστατικά ή /και την Παραδοτέα Εργασία.)
 +
 +
Σε περίπτωση συντηρήσεων η προαναφερθείσα Διαδικασία γίνεται
 +
ανά μήνα ή εξάμηνο.
 +
 +
Η παράδοση μιας προμήθειας μπορεί να γίνει σταδιακά ακόμα και
 +
καθημερινά, όπως στην τμηματική προμήθεια τροφίμων, με αποτέλεσμα  να εκδοθούν περισσότερα του ενός Τιμολόγια
 +
(βάσει του Συμφωνητικού)
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|13
 +
|'''Πρωτοκόλληση Πρακτικού
 +
Παραλαβής'''
 +
|
 +
|Με βάση το Συμφωνητικό και κατά την παράδοση της προμήθειας ή
 +
της υπηρεσίας, η Επιτροπή Παραλαβής συντάσσει:
 +
 +
§  Πρωτόκολλο Παραλαβής, στην περίπτωση προμήθειας
 +
 +
§  Βεβαίωση Καλής Εκτέλεσης στην περίπτωση εργασίας 
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|14
 +
|'''Αποστολή παραστατικών στο
 +
Τμήμα Αποθηκών'''
 +
|
 +
|Ο ΑΥ του ΤΔΥ αποστέλλει στο ΤΑ της ΔΟΤΔ, ένα διαβιβαστικό (με
 +
πρωτόκολλο μόνο της υπηρεσίας μας) με συνημμένα αντίγραφα Τιμολογίου - Δελτίου
 +
Αποστολής, με τα Πρωτόκολλα Παραλαβής και την ΠΑΥ για να εκδοθεί το Δελτίο
 +
Εισαγωγής, στον ΑΥ Εγγράφων.
 +
 +
Επισήμανση σχετικά με την προμήθεια τροφίμων και γάλακτος των
 +
παιδικών σταθμών δεν αποστέλλεται τίποτα στο ΤΑ και συγκεκριμένα ακολουθείται
 +
όλη η προαναφερόμενη διαδικασία με τη διαφορά ότι συντάσσονται από το τμήμα ΔΥ
 +
τα Πρωτόκολλα Παραλαβής και τα Δελτία Εισαγωγής υπογράφονται από τις ορισμένες
 +
επιτροπές από το ΔΣ των ΠΣ και στη συνέχεια, αποστέλλονται ως πρέπει με όλα τα
 +
δικαιολογητικά προς ενταλματοποίηση.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|15
 +
|'''Έλεγχος και Διαβίβαση
 +
Φακέλου ενταλματοποίησης δαπάνης'''
 +
|
 +
|Ο ΑΥ του ΤΔΥ ελέγχει και αποστέλλει το φάκελο ενταλματοποίησης
 +
της δαπάνης στο ΤΕΠΔ της ΔΟΤΔ εις διπλούν μέσω διαβιβαστικού το οποίο
 +
πρωτοκολλείται από το πρωτόκολλο της υπηρεσίας.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|16
 +
|'''Παρακολούθηση
 +
ενταλματοποίησης δαπάνης'''
 +
|
 +
|Η πορεία του εντάλματος και της πληρωμής του τιμολογίου
 +
παρακολουθείται μέσω του ΟΠΣΟΥ από τον ΑΥ του ΤΔΥ.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|17
 +
|'''Ανάκληση πίστωσης'''
 +
|
 +
|Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία πληρωμής του αναδόχου γίνεται η
 +
ανάκληση του μη χρησιμοποιούμενου ποσού της πίστωσης με εισήγηση από το ΤΔΥ
 +
προς το ΤΠΟΠ της ΔΟΤΔ, το οποίο ελέγχει τα ακριβή στοιχεία της πίστωσης. Στη
 +
συνέχεια η εισήγηση διαβιβάζεται από το ΤΠΟΠ στην ΟΕ (ή στο ΔΣ) για την έκδοση
 +
της σχετικής Απόφασης.  Ακολούθως, το
 +
ΤΠΟΠ μετά την έκδοση Απόφασης του αρμοδίου Οργάνου, καταχωρεί στο σύστημα
 +
(ΟΠΣΟΥ) τον περιορισμό μέρους ή σε όλο το ποσό.
 +
|
 +
|
 +
|-
 +
|}
 +
 +
== Άλλη υπηρεσία του φορέα μας ==
 +
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
 +
 +
==Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς==
 +
 +
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
 +
==Μητρώα που τηρούνται==
 +
 +
Το
 +
ΤΔΥ στα πλαίσια της γραμματειακής υποστήριξης που παρέχει στη Διεύθυνση έχει ως
 +
υποχρέωση την τήρηση αρχείων των εγγράφων – αρχειοθέτηση.
 +
* Τα εισερχόμενα έγγραφα αφού χρεωθούν      και πρωτοκολληθούν (διαδικασία Εισερχομένων Εγγράφων), αρχειοθετούνται      χρονολογικά. Εάν το εισερχόμενο έγγραφο αφορά σε ενημέρωση ή ενέργειες      μεμονωμένου Τμήματος της Διεύθυνσης, στο ΤΔΥ αρχειοθετείται αντίγραφο του      πρωτότυπου εγγράφου. Εάν όμως το έγγραφο αφορά ενέργειες του ΤΔΥ και      συνολικά της Διεύθυνσης τότε το πρωτότυπο παραμένει στο αρχείο του ΤΔΥ.
 +
* Τα εξερχόμενα έγγραφα αφού      επιστρέψουν, ως εσωτερική διανομή, καταχωρούνται χρονολογικά στο σχετικό      φάκελο.
 +
{| class="MsoNormalTable"
 +
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>'''1'''
 +
 
 +
  | colspan="3" |
 +
<nowiki>  </nowiki>Τήρηση
 +
<nowiki> </nowiki> φυσικού αρχείου Οικονομικής Διαχείρισης
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>Τηρείται
 +
<nowiki> </nowiki> φυσικό αρχείο, σύμφωνα με το Ν.3852/2010 άρθρο 71 με κωδικοποίηση (φάκελοι –
 +
<nowiki> </nowiki> υποφάκελοι). 
 +
 +
|-
 +
  | 
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>Ι
 +
 
 +
  | colspan="2" |
 +
<nowiki>  </nowiki>των
 +
<nowiki> </nowiki> φακέλων των προμηθειών - εργασιών 
 +
 +
|-
 +
  | 
 +
 
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>ΙΙ
 +
 
 +
  | colspan="2" |
 +
<nowiki>  </nowiki>των
 +
<nowiki> </nowiki> Αποφάσεων (Δημάρχου, Οικονομικής Επιτροπής, Δημοτικού Συμβουλίου, κ.λπ.) 
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>'''2'''
 +
 
 +
  | colspan="2" |
 +
<nowiki>  </nowiki>Τυποποιημένα
 +
<nowiki> </nowiki> έγγραφα
 +
 
 +
  |   
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>'''3'''
 +
 
 +
  | colspan="2" |
 +
<nowiki>  </nowiki>Τήρηση
 +
<nowiki> </nowiki> Βιβλίου Πρωτοκόλλου
 +
 
 +
  |   
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>'''4'''
 +
 
 +
  | colspan="2" |
 +
<nowiki>  </nowiki>Τήρηση Φακέλων Αλληλογραφίας
 +
 
 +
  |   
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>'''5'''
 +
 
 +
  | colspan="2" |
 +
<nowiki>  </nowiki>Τήρηση Φακέλου Μελετών – Π/σμών Ενδεικτικών    
 +
 
 +
  |   
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>'''6'''
 +
 
 +
  | colspan="2" |
 +
<nowiki>  </nowiki>Τήρηση
 +
<nowiki> </nowiki> Ηλεκτρονικού Αρχείου
 +
 
 +
  |   
 +
 +
|-
 +
  |
 +
<nowiki>  </nowiki>'''7'''
 +
 
 +
  | colspan="3" |
 +
<nowiki>  </nowiki>Εκκαθάριση αρχείων
 +
 +
<nowiki>  </nowiki>Η
 +
<nowiki> </nowiki> εκκαθάριση των αρχείων γίνεται σύμφωνα με το ΠΔ480/1985 που αφορά στην
 +
<nowiki>  ''</nowiki>Εκκαθάριση των αρχείων των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των
 +
<nowiki> </nowiki> Ιδρυμάτων, Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου και συνδέσμου αυτών...<nowiki>'' και το
 +
</nowiki> υπ' αριθμ. 63492/22-9-2011 έγγραφο της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας -
 +
<nowiki> </nowiki> Θράκης με τίτλο: Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου, των
 +
<nowiki> </nowiki> ΟΤΑ και των Φορέων του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, καθώς και την ενημέρωση του
 +
<nowiki> </nowiki> Γενικού Αρχείου του Κράτους (ΓΑΚ) για την καταστροφή αρχείων. 
 +
 +
|}

Τελευταία αναθεώρηση της 10:28, 17 Οκτωβρίου 2017


Οικονομική Διαχείριση (Δήμοι)

Περιγραφή Υπηρεσίας

Οικονομική Διαχείριση (1714 / 19-12-2016 Α.Δ.Σ.)
  • 1714 2016 ΑΔΣ.pdf

Σχετική Νομοθεσία

ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ –ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ –ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ -ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ (ΦΕΚ, ΥΑ, ΚΥΑ, ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ αναφορά της  απαιτούμενης νομοθεσίας)

§  Ν2522/1997 (ΦΕΚ178/Α/08.09.1997) - Δικαστική Προστασία κατά το Στάδιο που Προηγείται της Σύναψης Συμβάσεως Δημοσίων Έργων, Κρατικών Προμηθειών & Υπηρεσιών σύμφωνα με την οδηγία 89/665ΕΟΚ

§  Ν.3463/2006 (ΦΕΚ14/Α/08.06.2006) Κώδικας Δήμων & Κοινοτήτων

§  Ν3852/2010 (ΦΕΚ87/Α/07.06.2010) Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης & Αποκεντρωμένης Αυτοδιοίκησης – Πρόγραμμα Καλλικράτης

§  ΠΔ28/1980 (ΦΕΚ11/Α/15.01.1980) Περί Εκτελέσεως Έργων & Προμηθειών Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης

§  Π.Δ.60/2007 (ΦΕΚ64/Α/16.03.2007) Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ ''περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών'', όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16.11.2005

§  ΠΔ 113/2010 (ΦΕΚ194/Α/22.11.2010) Ανάληψη Υποχρεώσεων από τους Διατάκτες

§  ΠΔ136/2011 (ΦΕΚ267/Α/31.12.2011) Καθορισμός Κατώτατου Ύψους των Δαπανών που Ελέγχονται από το Ελεγκτικό Συνέδριο

§  ΕΚΠΟΤΑ11389/1993 (ΦΕΚ185/Β/23.03.1993) Ενιαίος Κανονισμός Προμηθειών Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης

H υπ. Αριθμ. 23/30-5-2014 εγκύκλιος (Αρ. Πρωτ.41032/12432/2014), της Διεύθυνσης Οικονομικής & Ταμειακής Διαχείρισης.

Τρόπος διεκπεραίωσης

Ο τρόπος υποβολής είναι χειρόγραφος και ηλεκτρονικός.

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α Απαραίτητα Δικαιολογητικά Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α Βήμα Διαδικασίας Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική Εμπλεκόμενος Αρμόδιος Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1 Παραλαβή

Μελέτης - Ενδεικτικού Προϋπολογισμoύ

Το ΤΔΥ

ζητάει από την αρμόδια υπηρεσία με τη διαδικασία εισερχομένων-εξερχομένων, σύνταξη μελέτης σύμφωνα με τον προϋπολογισμό της Διεύθυνσης και τις ανάγκες των παιδικών σταθμών, για εξειδικευμένες προμήθειες π.χ. ηλεκτρονικοί υπολογιστές (που έχουν εκφραστεί με πρωθύστερα υπηρεσιακά σημειώματα τα οποία έχουν υπογραφεί από τις αρμόδιες Προϊσταμένες των Τμημάτων των Παιδικών Σταθμών) με την παραλαβή της μελέτης από τον Π/Τ ΔΥ,  δίνεται στον Α/Υ πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται σε ειδικό αρχείο κλασέρ. Στην περίπτωση που το είδος της προμήθειας δεν απαιτεί εξειδικευμένη μελέτη, συντάσσεται ο ενδεικτικός προϋπολογισμός για την προμήθεια από τα τμήματα παιδικών σταθμών, τα οποία στη συνέχεια με εσωτερικό πρωτόκολλο παραδίδονται στον Α/Υ. Συντάσσεται εκ νέου ένας νέος ενοποιημένος ενδεικτικός προϋπολογισμός, ο οποίος υπογράφεται από τον Α/Υ, Π/ΔΥ και τον Π/Δ. Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία εισερχομένων - εξερχομένων και αποστέλλεται στο ΤΠΔ, ενώ ταυτόχρονα φυλάσσεται ένα αντίγραφο, στο ειδικό αρχείο των ενδεικτικών προϋπολογισμών.

2 Σύνταξη

Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ)

Η σύνταξη του ΑΑΥ γίνεται από τον ΑΥ για τη συγκεκριμένη δαπάνη

του ΤΔΥ με βάση:

§  την ΑΔΣ έγκρισης του Προϋπολογισμού του Οικονομικού Έτους και

§  την εγκριτική Απόφαση της Αποκεντρωμένης Διοίκησης ΜΑ-ΘΡΑ για την ΑΔΣ.

§  τον ενδεικτικό προϋπολογισμό-μελέτη για κάθε προμήθεια

3 Αποστολή Αιτήματος Ανάληψης

Υποχρέωσης (ΑΑΥ)

Το ΑΑΥ υπογράφεται από τον Π/Τ, τον Π/Δ και στη συνέχεια,

ακολουθώντας τη διαδικασία των Εξερχομένων Εγγράφων, μέσω Γενικού Πρωτοκόλλου (ένα αντίγραφο φυλάσσεται στον αντίστοιχο φάκελο του θέματος του ΤΔΥ) υποβάλλεται στη ΔΟΤΔ προκειμένου να χρεωθεί στο ΤΠΟΠ για την έκδοση Πρότασης Ανάληψης Υποχρέωσης (ΠΑΥ), η οποία στη συνέχεια παραλαμβάνεται από Υπάλληλο της ενδιαφερόμενης Υπηρεσίας με υπογραφή στο Βιβλίο Πιστώσεων, το οποίο τηρείται στο ΤΠΟΠ. 

Η Κατάσταση Πιστώσεων προς τις Υπηρεσίες τυπώνεται από το ΟΠΣΟΥ και παραμένει στο ΤΠΟΠ.

4 Παραλαβή Εγκεκριμένου

Αιτήματος

Η ΠΑΥ (με τη διαδικασία των Εισερχομένων Εγγράφων) παραλαμβάνεται από τον Π/ΔΥ του ΤΔΥ, ο οποίος

τοποθετεί στον αντίστοιχο φάκελο του Θέματος το πρωτότυπο και παραδίδει φωτοτυπία αυτής στον Α/Υ για τη συγκεκριμένη δαπάνη-προμήθεια ενημέρωση στο αρμόδιο Τμήμα της Διεύθυνσης.

5 Εισήγηση προς Οικονομική

Επιτροπή (ΟΕ)

Ο ΑΥ για τη συγκεκριμένη δαπάνη του ΤΔΥ συντάσσει εισήγηση προς

την ΟΕ, για έγκριση δαπάνης και διάθεση πίστωσης, το Σχέδιο της οποίας υπογράφεται (σύμφωνα με τη διαδικασία Εξερχομένων Εγγράφων από τον συντάξαντα, τον Π/Τ, τον Π/Δ , το Γενικό Διευθυντή, τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο), πρωτοκολλείται στο Πρωτόκολλο της Διεύθυνσης και στο Γενικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια αποστέλλεται στο ΤΔΥ της ΟΕ και ΕΠΟΙΖΩ (Επιτροπής Ποιότητας Ζωής) για να εισαχθεί ως θέμα στην Ημερήσια Διάταξη, συνοδευόμενη από τα απαραίτητα δικαιολογητικά (ΠΑΥ, ΑΑΥ, και όπου απαιτείται ΑΔΣ ή ΑΔ). Η εισήγηση, ως πρωτογενές αίτημα, κατά περίπτωση, καταχωρείται από τον συντάκτη αυτής στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ) και στη συνέχεια τόσο η εισήγηση, όσο και η ανάρτηση αυτής στο Μητρώο, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της ΟΕ και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-Mail). 

6 Παραλαβή Απόφασης

Οικονομικής Επιτροπής

Η ΑΟΕ αφού αναρτηθεί από το ΤΔΥ της ΟΕ και ΕΠΟΙΖΩ στο Πρόγραμμα

Διαύγεια και στο Μητρώο Συμβάσεων, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της εισηγήτριας Υπηρεσίας, (στο οποίο δια της διαδικασίας Εισερχομένων Εγγράφων πρωτοκολλείται και χρεώνεται στον ΑΥ), ή κατά περίπτωση ο ΑΥ του ΤΔΥ της εισηγήτριας Υπηρεσίας, εκτυπώνει την ΑΟΕ από το Πρόγραμμα Διαύγεια.

7 Εισήγηση προς το Δημοτικό

Συμβούλιο

Ο ΑΥ για την εκάστοτε συγκεκριμένη προμήθεια είδους ή εργασίας του

ΤΔΥ συντάσσει και αποστέλλει δια της Διαδικασίας εξερχομένων εγγράφων (η εισήγηση υπογράφεται από τον συντάξαντα, τον Π/Τ, τον Π/Δ και το Γενικό Διευθυντή & τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο) μέσω Γενικού Πρωτοκόλλου εισήγηση για έγκριση της προμήθειας είδους  π.χ. με Διενέργεια Διεθνούς Διαγωνισμού ή Δημόσιου Ανοικτού Διαγωνισμού στο ΔΣ και μετά ακολουθεί η εισήγηση για έγκριση της δαπάνης και διάθεση πίστωσης προς ΟΕ στην οποία επισυνάπτεται η απόφαση ΔΣ. Ηλεκτρονικά αποστέλλονται τα σχετικά μεταδεδομένα προκειμένου να γίνει η ανάρτηση της ΑΔΣ στο Πρόγραμμα Διαύγεια, η οποία θα εκδοθεί.

Στην περίπτωση που η προμήθεια εντάσσεται στους ενιαίους διαγωνισμούς τότε η εισήγηση  συντάσσεται από το ΤΠΔ.

Επίσης στην περίπτωση επιστροφής αχρεωστήτως εισπραχθέντος ποσού το ΤΠΣΕ συντάσσει την εισήγηση, λόγω αρμοδιότητας για έγκριση της επιστροφής των αχρεωστήτως εισπραχθέντων και στη συνέχεια ο ΑΥ του ΤΔΥ συντάσσει εισήγηση προς την ΟΕ για έγκριση δαπάνης και διάθεσης πίστωσης ακολουθώντας τη νομότυπη διαδικασία (σύνταξη ΑΑΥ, αποστολή του στο ΤΠΟΠ, παραλαβής ΠΑΥ & επισύναψη  ενός φωτοαντιγράφου αυτής στην εισήγηση προς Ο.Ε.)

Σε περίπτωση πρόχειρου διαγωνισμού δεν πραγματοποιείται εισήγηση προς το ΔΣ αυτό το βήμα δηλαδή παραλείπεται.

Ειδικότερα, η διαδικασία που ακολουθείται για την έγκριση Πολιτιστικών, Αθλητικών Εκδηλώσεων & Εκπαιδευτικών εκδηλώσεων είναι η εξής:

1.

Αποστολή ΑΑΥ

όπως αναγράφεται στην παράγραφο 6.3

2.

Παραλαβή εγκεκριμένου αιτήματος (ΠΑΥ)

όπως αναγράφεται στην παράγραφο 6.4

3.

Εισήγηση προς το ΔΣ

ο ΑΥ συντάσσει εισήγηση προς το ΔΣ για:

                έγκριση της εκδήλωσης

                έγκριση & Διάθεση πίστωσης

το σχέδιο της οποίας υπογράφεται από τον συντάξαντα, τον Π/Τ, τον Π/Δ και τον Γενικό Διευθυντή, πρωτοκολλείται στο Πρωτόκολλο της Διεύθυνσης και στο Γενικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια καταχωρείται από τη Διεύθυνση στο Μητρώο Συμβάσεων.

Κατόπιν τυπώνεται η εισήγηση με τον ΑΔΑΜ και δια της διαδικασίας Εξερχομένων Εγγράφων μέσω Γενικού Πρωτοκόλλου αποστέλλεται στο ΔΣ για να εισαχθεί ως θέμα στην Ημερήσια Διάταξη.

Τέλος, αντίγραφο της εισήγησης αποστέλλεται στο ΔΣ και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-Mail). Ηλεκτρονικά αποστέλλονται τα σχετικά με τα δεδομένα προκειμένου να γίνει η ανάρτηση της ΑΔΣ που θα εκδοθεί στο Πρόγραμμα Διαύγεια.

4.

Παραλαβή ΑΔΣ

Μετά την ανάρτηση της ΑΔΣ, από το ΤΔΥΔΣ, στο Πρόγραμμα Διαύγεια και στο Μητρώο Συμβάσεων (όταν απαιτείται), αυτή αποστέλλεται στο ΤΔΥ της Διεύθυνσης

Επιπλέον, η εισήγηση αποστέλλεται στο ΤΔΥΔΣ και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-Mail).

8 Παραλαβή Απόφασης Δ.Σ. Η Απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου αφού αναρτηθεί από το ΤΔΥΔΣ

στο Πρόγραμμα Διαύγεια, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της εισηγήτριας Υπηρεσίας, όπου πρωτοκολλείται και χρεώνεται στον ΥΟΔ του ΤΔΥ ή κατά περίπτωση ο ΥΟΔ του ΤΔΥ της εισηγήτριας Υπηρεσίας, εκτυπώνει την ΑΔΣ από το Πρόγραμμα Διαύγεια.

9 Αποστολή Φακέλου

Διαγωνισμού στο Τμήμα Προκηρύξεων

Ο ΑΥ του ΤΔΥ αποστέλλει Υπηρεσιακό Σημείωμα, ακολουθώντας τη

διαδικασία εξερχομένων εγγράφων, έχοντας συνημμένα τη Μελέτη, τον Ενδεικτικό Προϋπολογισμό, την ΠΑΥ, την ΑΟΕ, την ΑΔΣ στο ΤΠΔ της ΔΟΤΔ για την υλοποίηση της προμήθειας ή εργασίας.

Σε περίπτωση διαγωνισμού (πρόχειρου ή τακτικού), συντάσσονται από το ΤΠΔ της ΔΟΤΔ, οι όροι της Διακήρυξης του Διαγωνισμού προκειμένου να υποβληθούν στην ΟΕ για έγκριση.

Σε περίπτωση απ’ ευθείας ανάθεσης χωρίς διαγωνιστική διαδικασία, εκδίδεται ΑΔ ή Απόφαση Αντιδημάρχου (διαδικασία Έκδοσης Απόφασης Δημάρχου ή Απόφασης Αντιδημάρχου), από την κάθε Υπηρεσία (με προσυπογραφή του Π/Τ, του ΤΠΔ της ΔΟΤΔ). Σε ειδικές περιπτώσεις και λόγω κατεπείγοντος εκδίδεται ΑΟΕ. (Σε περίπτωση απ' ευθείας ανάθεσης με διαγωνιστική διαδικασία (άγονος Διαγωνισμός), εκδίδεται ΑΔΣ).

10 Παρακολούθηση πορείας της

Προμήθειας

Ο ΑΥ του ΤΔΥ παρακολουθεί την πορεία του Διαγωνισμού τηλεφωνικά

ή από το site του Δήμου.  

11 Παραλαβή Συμφωνητικού &

Συνοδευτικών

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας του Διαγωνισμού, ο ΑΥ του

ΤΔΥ παραλαμβάνει το Συμφωνητικό μαζί με όλο το φάκελο της πορείας του Διαγωνισμού (διαδικασία Εισερχομένων Εγγράφων), από το ΤΠΔ της ΔΟΤΔ.

Αντίγραφο του Συμφωνητικού παραδίδεται με το Βιβλίο Πρωτοκόλλου στο αντίστοιχο Τμήμα της εισηγήτριας Υπηρεσίας και ενεργοποιείται εγγράφως η Επιτροπή Παραλαβής. Ο πρωτότυπος φάκελος παραμένει στο ΤΔΥ προκειμένου να χρησιμοποιηθεί αργότερα στην ενταλματοποίηση. 

12 Παραλαβή Τιμολογίου, ΑΠΥ,

κ.λπ.

Ο ανάδοχος ειδοποιείται, βάσει του Συμφωνητικού για την

παράδοση της προμήθειας ή την παράδοση της εργασίας, για την έκδοση τιμολογίου (Τιμολόγιο-Δελτίο Αποστολής).

Τα Τιμολόγια/ Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών, κατατίθενται με αίτηση από τον ανάδοχο και χρεώνονται με τη διαδικασία εισερχομένων εγγράφων στον ΑΥ του ΤΔΥ (τα ανωτέρω υποβάλλονται εγγράφως από τον ανάδοχο και συνοδεύονται από τα Παραστατικά ή /και την Παραδοτέα Εργασία.)

Σε περίπτωση συντηρήσεων η προαναφερθείσα Διαδικασία γίνεται ανά μήνα ή εξάμηνο.

Η παράδοση μιας προμήθειας μπορεί να γίνει σταδιακά ακόμα και καθημερινά, όπως στην τμηματική προμήθεια τροφίμων, με αποτέλεσμα  να εκδοθούν περισσότερα του ενός Τιμολόγια (βάσει του Συμφωνητικού)

13 Πρωτοκόλληση Πρακτικού

Παραλαβής

Με βάση το Συμφωνητικό και κατά την παράδοση της προμήθειας ή

της υπηρεσίας, η Επιτροπή Παραλαβής συντάσσει:

§  Πρωτόκολλο Παραλαβής, στην περίπτωση προμήθειας

§  Βεβαίωση Καλής Εκτέλεσης στην περίπτωση εργασίας 

14 Αποστολή παραστατικών στο

Τμήμα Αποθηκών

Ο ΑΥ του ΤΔΥ αποστέλλει στο ΤΑ της ΔΟΤΔ, ένα διαβιβαστικό (με

πρωτόκολλο μόνο της υπηρεσίας μας) με συνημμένα αντίγραφα Τιμολογίου - Δελτίου Αποστολής, με τα Πρωτόκολλα Παραλαβής και την ΠΑΥ για να εκδοθεί το Δελτίο Εισαγωγής, στον ΑΥ Εγγράφων.

Επισήμανση σχετικά με την προμήθεια τροφίμων και γάλακτος των παιδικών σταθμών δεν αποστέλλεται τίποτα στο ΤΑ και συγκεκριμένα ακολουθείται όλη η προαναφερόμενη διαδικασία με τη διαφορά ότι συντάσσονται από το τμήμα ΔΥ τα Πρωτόκολλα Παραλαβής και τα Δελτία Εισαγωγής υπογράφονται από τις ορισμένες επιτροπές από το ΔΣ των ΠΣ και στη συνέχεια, αποστέλλονται ως πρέπει με όλα τα δικαιολογητικά προς ενταλματοποίηση.

15 Έλεγχος και Διαβίβαση

Φακέλου ενταλματοποίησης δαπάνης

Ο ΑΥ του ΤΔΥ ελέγχει και αποστέλλει το φάκελο ενταλματοποίησης

της δαπάνης στο ΤΕΠΔ της ΔΟΤΔ εις διπλούν μέσω διαβιβαστικού το οποίο πρωτοκολλείται από το πρωτόκολλο της υπηρεσίας.

16 Παρακολούθηση

ενταλματοποίησης δαπάνης

Η πορεία του εντάλματος και της πληρωμής του τιμολογίου

παρακολουθείται μέσω του ΟΠΣΟΥ από τον ΑΥ του ΤΔΥ.

17 Ανάκληση πίστωσης Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία πληρωμής του αναδόχου γίνεται η

ανάκληση του μη χρησιμοποιούμενου ποσού της πίστωσης με εισήγηση από το ΤΔΥ προς το ΤΠΟΠ της ΔΟΤΔ, το οποίο ελέγχει τα ακριβή στοιχεία της πίστωσης. Στη συνέχεια η εισήγηση διαβιβάζεται από το ΤΠΟΠ στην ΟΕ (ή στο ΔΣ) για την έκδοση της σχετικής Απόφασης.  Ακολούθως, το ΤΠΟΠ μετά την έκδοση Απόφασης του αρμοδίου Οργάνου, καταχωρεί στο σύστημα (ΟΠΣΟΥ) τον περιορισμό μέρους ή σε όλο το ποσό.

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Μητρώα που τηρούνται

Το ΤΔΥ στα πλαίσια της γραμματειακής υποστήριξης που παρέχει στη Διεύθυνση έχει ως υποχρέωση την τήρηση αρχείων των εγγράφων – αρχειοθέτηση.

  • Τα εισερχόμενα έγγραφα αφού χρεωθούν και πρωτοκολληθούν (διαδικασία Εισερχομένων Εγγράφων), αρχειοθετούνται χρονολογικά. Εάν το εισερχόμενο έγγραφο αφορά σε ενημέρωση ή ενέργειες μεμονωμένου Τμήματος της Διεύθυνσης, στο ΤΔΥ αρχειοθετείται αντίγραφο του πρωτότυπου εγγράφου. Εάν όμως το έγγραφο αφορά ενέργειες του ΤΔΥ και συνολικά της Διεύθυνσης τότε το πρωτότυπο παραμένει στο αρχείο του ΤΔΥ.
  • Τα εξερχόμενα έγγραφα αφού επιστρέψουν, ως εσωτερική διανομή, καταχωρούνται χρονολογικά στο σχετικό φάκελο.

1

Τήρηση φυσικού αρχείου Οικονομικής Διαχείρισης

Τηρείται φυσικό αρχείο, σύμφωνα με το Ν.3852/2010 άρθρο 71 με κωδικοποίηση (φάκελοι – υποφάκελοι).

Ι

των φακέλων των προμηθειών - εργασιών

ΙΙ

των Αποφάσεων (Δημάρχου, Οικονομικής Επιτροπής, Δημοτικού Συμβουλίου, κ.λπ.)

2

Τυποποιημένα έγγραφα

3

Τήρηση Βιβλίου Πρωτοκόλλου

4

Τήρηση Φακέλων Αλληλογραφίας

5

Τήρηση Φακέλου Μελετών – Π/σμών Ενδεικτικών    

6

Τήρηση Ηλεκτρονικού Αρχείου

7

Εκκαθάριση αρχείων

Η εκκαθάριση των αρχείων γίνεται σύμφωνα με το ΠΔ480/1985 που αφορά στην ''Εκκαθάριση των αρχείων των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των Ιδρυμάτων, Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου και συνδέσμου αυτών...'' και το υπ' αριθμ. 63492/22-9-2011 έγγραφο της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας - Θράκης με τίτλο: Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου, των ΟΤΑ και των Φορέων του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, καθώς και την ενημέρωση του Γενικού Αρχείου του Κράτους (ΓΑΚ) για την καταστροφή αρχείων.

Ανακτήθηκε από «https://el.diadikasies.gr/index.php?title=Οικονομική_Διαχείριση_(Δήμοι)&oldid=43856»