Διαφορά μεταξύ των αναθεωρήσεων του "Έλεγχος ΧΕΠ/ΧΕΠΕΛ Προμηθευτών"

χρηματικών ενταλμάτων Προμηθευτών

Παραδίδονται τα ΧΕΠ προμηθευτών που πρόκειται να πληρωθούν στους ΥΥΔ, τα οποία συνοδεύονται από μία κατάσταση, που έχει πάρει αύξοντα αριθμό μέσα από το σύστημα (Ο.Π.Σ.Ο.Υ.) δια ΤΕΠΔ. Η κατάσταση αυτή έχει ημερομηνία και είναι υπογεγραμμένη από τον αρμόδιο υπάλληλο που παρέδωσε   τα ΧΕΠ και από τους ΥΥΔ του Ταμείου. Με αυτόν τον τρόπο βεβαιώνεται ότι τα ΧΕΠ ή τα ΧΕΠΕΛ ( εντάλματα που στέλνονται στο Ελεγκτικό  Συνέδριο, υπογράφονται από -τον ή -την επίτροπο), είναι οριστικοποιημένα μέσα στο σύστημα (Ο.Π.Σ.Ο.Υ.) για την  εξόφλησή τους.

Η κατάσταση αυτή που εκτυπώνεται από το πρόγραμμα είναι διπλή. Η μία παραμένει στο Τμήμα και η άλλη επιστρέφεται στο Τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών  αφού υπογραφεί από τους παραλαμβάνοντες  ΥΥΔ.

  α)   Όταν παραδίδονται τα ΧΕΠ  στο Ταμείο, ελέγχονται ως προς την ύπαρξη όλων των δικαιολογητικών και παραστατικών που αναφέρονται ως συνημμένα Τέτοια δικαιολογητικά είναι: Τιμολόγια, δελτία αποστολής, δελτία εισαγωγής-εξαγωγής, αποφάσεις Δημάρχου, αποφάσεις Οικονομικής επιτροπής & Δημοτικών συμβουλίων, ΦΕΚ κ.α 

  β)  Γίνεται έλεγχος για την ύπαρξη των απαραίτητων υπογραφών, από τους αρμόδιους υπηρεσιακούς παράγοντες όπως Δήμαρχος, ή από τον αρμόδιο Αντιδήμαρχος, από τον Π/ΤΠΔ και των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για την έκδοση του εντάλματος. Τα ΧΕΠΕΛ τα οποία έχουν ελεγχθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο, θα πρέπει να έχουν την υπογραφή του ή της Επιτρόπου,  την ημερομηνία ελέγχου και στρογγυλή σφραγίδα.

  γ)  Γίνεται έλεγχος ,μέσω TAXISNET, των ΧΕΠ που αφορούν τηλεπικοινωνίες (ΟΤΕ, FORTHNET),  ως προς την ορθότητα των ποσών κάθε τιμολογίου κ του συνολικού ποσού πληρωμής.

            Τα ΧΕΠ τα οποία υπάρχει κάποιο λάθος στα ποσά πληρωμής ή στις κρατήσεις,  επιστρέφονται στο ΤΠΔ  ώστε να γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις.  Σε περίπτωση εκκρεμότητας ή έλλειψης παραστατικού αναζητείται από τους αρμόδιους υπαλλήλους ΤΠΔ.

 Καταχώρηση στοιχείων ΧΕΠ στα αντίστοιχα βιβλία

 Ακολουθεί η καταγραφή των ΧΕΠ και των ΧΕΠΕΛ στα αντίστοιχα βιβλία πρωτοκόλλου του ΤΤ. Καταχωρείται η ημερομηνία που παραδίδεται στο ΤΤ, ο κωδικός εξόδων (Κ.Α.), το ποσό πληρωμής και το όνομα του δικαιούχου με υπογραφές κατά την παράδοση παραλαβή.

 Ακολουθεί η παράδοση των ΧΕΠ και των ΧΕΠΕΛ στους διαχ/στές πληρωμών του ΤΤ, οι οποίοι υπογράφουν στα αντίστοιχα βιβλία ΤΤ πρωτοκόλλου και την κατάσταση του ΤΠΔ ότι τα παρέλαβαν.

       Τα εξοφλημένα εντάλματα παραδίδονται σε πακέτα μαζί με την Κατάσταση εξοφλημένων ενταλμάτων και το Γραμμάτιο Είσπραξης Κρατήσεων από τους διαχειριστές πληρωμών στους ελεγκτές ΧΕΠ. Γίνεται έλεγχος ως προς την ορθότητα 1) της πληρωμής του ποσού δικαιούχου με την απόδειξη πληρωμής του κάθε ΧΕΠ,  2) υπογραφές κ ημερομηνία εξόφλησης των ΧΕΠ από τους διαχ/στες πληρωμών, 3) αντιπαραβολή της κατάστασης εξοφλημένων ενταλμάτων με τα αντίστοιχα ΧΕΠ.

   Αφού τελειώσει η αρχειοθέτηση των ΧΕΠ τα δέματα παραδίδονται στους ΥΥΔ που είναι υπεύθυνοι για την τήρηση του αρχείου της ΔΟΤΔ συμπληρώνοντας  στο βιβλίο που τηρούν την ημερομηνία παράδοσης και τον αριθμό των καταστάσεων που παραδόθηκαν.