Διαφορά μεταξύ των αναθεωρήσεων του "Απόδοση Κρατήσεων -Εισφορών υπέρ Τρίτων Μισθοδοσίας"

Μετά τη λήψη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γίνεται η καταχώρηση των ποσών σε λογιστικό φύλλο (Excel) αναλυτικά για κάθε κράτηση στους ανάλογους κωδικούς εξόδων του προϋπολογισμού (εικ.4 επισυν.), ανά μήνα όπως παρακάτω:

Το σύνολο των ποσών του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφαιρείται από το συνολικό ποσό της κάθε πίστωσης, που έχει ζητηθεί στην αρχή της χρονιάς.

Σκοπός αυτής της καταχώρησης είναι η γνώση ανά πάσα στιγμή του υπόλοιπου της πίστωσης, έτσι ώστε να ζητηθεί αναμόρφωση του προϋπολογισμού σε περίπτωση που δεν επαρκεί. Δίνεται έτσι η δυνατότητα 10-15 ημέρες νωρίτερα από το ΟΠΣΟΥ να γνωρίζουμε το υπόλοιπο και να προχωρήσουμε έγκαιρα σε αναμόρφωση, διότι το ΟΠΣΟΥ δείχνει τα υπόλοιπα των πιστώσεων αφού εξοφληθούν τα ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων στο τέλος του μήνα. Αφού γίνει την τελευταία εργάσιμη ημέρα του μήνα η εξόφληση των ενταλμάτων , αντλείται από το ΟΠΣΟΥ με τα υπόλοιπα των ΚΑ Εξόδων και έλεγχος για ταύτιση με το λογιστικό φύλλο.

*Λαμβάνονται υπόψη και τα ποσά που χρησιμοποιούνται για την απόδοση κρατήσεων των προμηθευτών.

6.2.1          Προτάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης

Γνωρίζοντας από το λογιστικό φύλλο της 6.2 το τελικό υπόλοιπο στο τέλος του χρόνου μετά από αναμορφώσεις, προχωράμε στην σύνταξη των Αιτημάτων Ανάληψης Υποχρέωσης στην αρχή του κάθε χρόνου.

Στις 2/1 ετοιμάζονται εις διπλούν έγγραφα(ΤΕ) που υπογράφονται από την προϊσταμένη του Τμήματος Ταμείου και την Προϊσταμένη Δ/νσης της Οικονομικής και Ταμειακής Διαχ/σης με πρωτόκολλο του Τμήματος Ταμείου και διαβιβάζονται ιδιοχείρως στο Τμήμα Προϋπολογισμού και Οικονομικής Πληροφόρησης. Αφού ετοιμαστούν οι Προτάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης από το αρμόδιο τμήμα παραλαμβάνονται, και υπογράφουμε για την παραλαβή τους, για να γίνει χρήση τους στα πρώτα ΧΕΠ απόδοσης των κρατήσεων(ΒΔ 1959).

Αντίγραφα των Αιτημάτων και των Προτάσεων Ανάληψης Υποχρέωσης αρχειοθετούνται έντυπα στο κλασέρ «Αποφάσεις Δημοτικού Συμβουλίου Αποφάσεις Οικονομικής Επιτροπής-Προϋπολογισμός»

Αντίγραφα των Αιτημάτων και των Προτάσεων Ανάληψης Υποχρέωσης διατηρούνται και σε ηλεκτρονική μορφή στο φάκελο «Αιτήματα Ανάληψης Υποχρέωσης» σε σκληρό δίσκο αλλά και σε ψηφιακό οπτικό δίσκο.

Μετά την εξόφληση της τελευταίας μισθοδοσίας του μήνα , αντλούνται από το ΟΠΣΟΥ εκτυπώσεις των Αναλυτικών Καταστάσεων Κρατήσεων Προς Απόδοση, οι οποίες διαβιβάζονται στο Τμήμα Ελέγχου και Πιστοποίησης Δαπανών (εικ.5 επισυν.).

6.3.1          Απόδοση Κρατήσεων-Εισφορών μέσω ΕΑΠ

Μετά την εξόφληση της μισθοδοσίας και την έκδοση γραμματίου αντλείται η εκτύπωση  Αναλυτική Κατάσταση Κρατήσεων η οποία περιλαμβάνει:

α.         Συγκεντρωτική κατάσταση (εικ.5 επισυν.) των κρατήσεων των κάτωθι ασφαλιστικών ταμείων και Δ.Ο.Υ. εις διπλούν, υπογεγραμμένη από τον Διαχειριστή Πληρωμών και τον Δημοτικό Ταμία , της οποίας το σύνολο πρέπει να ταυτίζεται με το σύνολο του λογιστικού φύλλου της παραγράφου 6.1.

β.         Αναλυτική Κατάσταση (όλες οι κρατήσεις ανά ταμείο) των παραπάνω ταμείων εις διπλούν υπογεγραμμένη από τον Διαχειριστή Πληρωμών και τον Δημοτικό Ταμία στην οποία απεικονίζονται τα πρωτογενή ΧΕΠ από τα οποία προκύπτει η κάθε κράτηση.

γ.         Κατάσταση των πρωτογενών χρηματικών  ενταλμάτων  (εικ.6 επισυν.) από τα οποία προκύπτουν οι κρατήσεις-εισφορές των ασφαλιστικών ταμείων

Οι καταστάσεις που προκύπτουν από το ΟΠΣΟΥ σε μορφή *.pdf αποθηκεύονται σε σκληρό δίσκο και σε ψηφιακό οπτικό δίσκο στο φάκελο «Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Ενταλμάτων».

Οι καταστάσεις με έγγραφο (ΤΕ) σε δύο αντίγραφα υπογράφονται από την προϊσταμένη του Τμήματος Ταμείου και με πρωτόκολλο του Τμήματος Ταμείου διαβιβάζονται ιδιοχείρως στο Τμήμα Ελέγχου και Πιστοποίησης Δαπανών. Ο εκκαθαριστής παραλαμβάνει τις καταστάσεις και υπογράφει(ημερομηνία και ώρα) στο δεύτερο αντίγραφο το οποίο αρχειοθετείται έντυπα σε κλασέρ «Εντάλματα Απόδοσης Κρατήσεων».

Αντίγραφο του διαβιβαστικού τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή στον φάκελο «Διαβιβαστικά Καταστάσεων» σε σκληρό δίσκο και σε ψηφιακό οπτικό δίσκο.

6.3.2          Απόδοση Κρατήσεων εκτός ΕΑΠ

Όταν κατά τη διάρκεια του μήνα γίνονται πληρωμές εκτός ΕΑΠ (κληρονόμοι δικαιούχου)πρέπει να αποδοθούν οι κρατήσεις τους στις προθεσμίες που ορίζει ο νόμος, μετά τον μήνα αναφοράς. Από το ΟΠΣΟΥ για το χρονικό διάστημα 01-31 του μήνα αναφοράς αντλείται εκτύπωση Αναλυτική Κατάσταση Κρατήσεων προς Απόδοση που περιλαμβάνει :

α.         Συγκεντρωτική κατάσταση των κρατήσεων των ασφαλιστικών ταμείων και Δ.Ο.Υ. εις διπλούν, υπογεγραμμένη από τον Διαχειριστή Πληρωμών και τον Δημοτικό Ταμία ,

β.         Αναλυτική Κατάσταση (όλες οι κρατήσεις ανά ταμείο) των ταμείων εις διπλούν υπογεγραμμένη από τον Διαχειριστή Πληρωμών και τον Δημοτικό Ταμία στην οποία απεικονίζονται τα πρωτογενή ΧΕΠ από τα οποία προκύπτει η κάθε κράτηση.

γ.         Κατάσταση των πρωτογενών χρηματικών  ενταλμάτων  από τα οποία προκύπτουν οι κρατήσεις-εισφορές των ασφαλιστικών ταμείων

Οι καταστάσεις που προκύπτουν από το ΟΠΣΟΥ σε μορφή *.pdf αποθηκεύονται σε σκληρό δίσκο και σε ψηφιακό οπτικό δίσκο στο φάκελο «Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Ενταλμάτων» με διακριτικό ότι είναι εκτός ΕΑΠ.

Οι καταστάσεις με έγγραφο (ΤΕ) σε δύο αντίγραφα υπογράφονται από την προϊσταμένη του Τμήματος Ταμείου και με πρωτόκολλο του Τμήματος Ταμείου διαβιβάζονται ιδιοχείρως στο Τμήμα Ελέγχου και Πιστοποίησης Δαπανών. Ο εκκαθαριστής παραλαμβάνει τις καταστάσεις και υπογράφει(ημερομηνία και ώρα) στο δεύτερο αντίγραφο το οποίο αρχειοθετείται έντυπα σε κλασέρ «Εντάλματα Απόδοσης Κρατήσεων».

Αντίγραφο του διαβιβαστικού τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή στον φάκελο «Διαβιβαστικά Καταστάσεων» σε σκληρό δίσκο και σε ψηφιακό οπτικό δίσκο.

6.3.3          Παραλαβή Ενταλμάτων

Τα εντάλματα αφού εκδοθούν παραλαμβάνονται από το γραφείο εξόδων καταχωρούνται στο ανάλογο βιβλίο ενταλμάτων και παραδίδονται στον διαχειριστή πληρωμών- για την εξόφλησή τους- υπογράφοντας στο βιβλίο.

Αφού τα παραλάβουμε το αντίγραφο αρχειοθετείτε στο κλασέρ «Απόδοση κρατήσεων μέσω ΕΑΠ» ή στο κλασέρ «Εντάλματα Απόδοσης Κρατήσεων» αν η πληρωμή είναι εκτός ΕΑΠ.

Το πρωτότυπο ΧΕΠ τοποθετείται σε χαρτονένιο φάκελο , ο οποίος εξωτερικά αναγράφει τον αριθμό του ΧΕΠ αλλά και τον ΚΑ.

Την τελευταία εργάσιμη ημέρα κάθε μήνα γίνεται η εξόφληση των ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων, οπότε και απαιτείται η μεταφορά χρημάτων από τον κεντρικό λογαριασμό του Δήμου στο λογαριασμό μισθοδοσίας. Η ΕΑΠ ορίζει μία ημέρα πριν το valeur της τράπεζας να γίνει η μεταφορά του ποσού των κρατήσεων. Με αντίγραφα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και με έγγραφο(ΤΕ) ζητούμε από την γραμματεία του Τμήματος να κάνει την μεταφορά των χρημάτων. Όταν πραγματοποιηθεί η μεταφορά ζητούμε από την γραμματεία φωτοτυπία της μεταφοράς της τράπεζας και κίνηση του λογαριασμού μισθοδοσίας μέσω e-banking. Την φωτοτυπία και την εκτυπωμένη κίνηση του λογαριασμού την αρχειοθετούμε στο κλασέρ «Απόδοση κρατήσεων μέσω ΕΑΠ»

Την τελευταία εργάσιμη ημέρα κάθε μήνα ζητάμε από την γραμματεία του Τμήματος Ταμείου την κίνηση του λογαριασμού μισθοδοσίας, για να δούμε εάν η ΕΑΠ έχει προχωρήσει στην ανάληψη του ποσού των κρατήσεων. Αν έχει γίνει η ανάληψη μέσω το ΟΠΣΟΥ γίνεται η εξόφληση του ή των ενταλμάτων απόδοσης κρατήσεων.

Η κίνηση του λογαριασμού μπαίνει στο πρωτότυπο ένταλμα, αντίγραφα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η  απόδειξη της εξόφλησης και αναγράφεται στο ένταλμα ότι η εξόφληση έγινε μέσω τραπεζικού συστήματος Δ24.. Αφού γίνει η εξόφληση εκδίδουμε το ημερολόγιο διαχειριστή το οποίο μαζί με αντίτυπο της απόδειξης εξόφλησης του εντάλματος τα παραδίδουμε στη γραμματεία. Το ΧΕΠ συμπληρώνεται αφού ενσωματωθούν σε αυτό οι επιστροφές από την ΕΑΠ με τα ανάλογα παραστατικά, όπως περιγράφονται στην παράγραφο 6.6.

Τέλος εκτυπώνουμε από το ΟΠΣΟΥ δύο καταστάσεις διαχειριστή υπογεγραμμένες από τον δημοτικό ταμεία και τον διαχειριστή πληρωμών, και να τις παραδώσουμε όταν το ΧΕΠ θα πάει στο αρχείο.

Αντίγραφα του Ημερολογίου και της Κατάστασης διαχειριστή ,τηρούνται σε δύο ομώνυμα κλασέρ.

Η εξόφληση των ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων εκτός ΕΑΠ απαιτεί διαφορετικές διαδικασίες, ανάλογα με το είδος της κράτησης, ασφαλιστικό ταμείο ή την Δ.Ο.Υ. όπου προκύπτει.

6.5.1          Εξόφληση ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων με δικαιούχο το Ι.Κ.Α.

Η εξόφληση του ΧΕΠ γίνεται από το ΟΠΣΟΥ και δεν χρειάζεται κάποια ειδική σήμανση πάνω στο ΧΕΠ. Συμπληρώνεται εντολή πληρωμής τραπέζης (ΤΕ) εις τριπλούν, η οποία υπογράφεται από τον δημοτικό ταμία. Διαβιβάζεται στην τράπεζα ιδιοχείρως την εντολή και αφού εκτελεσθεί μας δίδεται απόδειξη υπογεγραμμένη από τον ταμία της τράπεζας. Η εντολή τραπέζης που πήγαμε στην τράπεζα μαζί με την απόδειξη της τράπεζας τα ενσωματώνουμε στο πρωτότυπο ένταλμα. Φωτοαντίγραφα τοποθετούνται στο αντίγραφο του εντάλματος το οποίο αρχειοθετείται στο κλασέρ «Εντάλματα Απόδοσης Κρατήσεων», αλλά και στο ανάλογο κλασέρ του ασφαλιστικού ταμείου. Φωτοαντίγραφο της εντολής πληρωμής και της απόδειξης της τράπεζας παραδίδονται μαζί με το ημερολόγιο του διαχειριστή πληρωμών στην γραμματεία του Τμήματος Ταμείου.

6.5.2          Εξόφληση ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων με δικαιούχο την Δ.Ο.Υ.

           (ΦΜΥ και Παρακράτηση φόρου Εισοδήματος 20%)

Γίνεται εισαγωγή στο ιστότοπο της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων με τους προσωπικούς κωδικούς που κατέχει ο κάθε ένας και διαλέγουμε την επιλογή ρόλου, ως εξουσιοδοτημένος από νομικό πρόσωπο. Η εξουσιοδότηση από τον Δήμο Θεσσαλονίκης έχει γίνει ηλεκτρονικά. Τα στοιχεία της δήλωσης συμπληρώνονται σύμφωνα με εκτυπώσεις που προκύπτουν από το ΟΠΣΟΥ. Η δήλωση υποβάλλεται ηλεκτρονικά και προκύπτει μία βεβαίωση οφειλής η οποία εκτυπώνεται για να χρησιμοποιηθεί για την πληρωμή στην τράπεζα. Η εξόφληση του ΧΕΠ γίνεται από το ΟΠΣΟΥ και δεν χρειάζεται κάποια ειδική σήμανση πάνω στο ΧΕΠ. Συμπληρώνεται εντολή πληρωμής τραπέζης (ΤΕ) εις τριπλούν, η οποία υπογράφεται από τον δημοτικό ταμία. Διαβιβάζουμε στην τράπεζα ιδιοχείρως την εντολή και την βεβαίωση οφειλής και αφού εκτελεσθεί μας δίδεται απόδειξη υπογεγραμμένη από τον ταμία της τράπεζας. Η εντολή τραπέζης που πήγαμε στην τράπεζα μαζί με την απόδειξη της τράπεζας και τη βεβαίωση οφειλής ενσωματώνονται στο πρωτότυπο ένταλμα. Φωτοαντίγραφα τοποθετούνται στο αντίγραφο του εντάλματος το οποίο αρχειοθετείται στο κλασέρ «Εντάλματα Απόδοσης Κρατήσεων», αλλά και στο ανάλογο κλασέρ της Δ.Ο.Υ. Φωτοαντίγραφο της εντολής πληρωμής και της απόδειξης της τράπεζας παραδίδονται μαζί με το ημερολόγιο του διαχειριστή πληρωμών στην γραμματεία του Τμήματος Ταμείου.

6.5.3          Εξόφληση ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων με δικαιούχο Ασφαλιστικό Ταμείο

Ανάλογα με ποια τράπεζα είναι συμβεβλημένο το ασφαλιστικό ταμείο ζητείται από τη γραμματεία ανάλογη επιταγή. Τηλεφωνικά μας δίδεται το νούμερο της επιταγής και το χρησιμοποιούμε για να γίνει η εξόφληση του ΧΕΠ. Την απόδειξη της εξόφλησης την πηγαίνουμε στη γραμματεία για να μας ετοιμάσουν την επιταγή. Υπογεγραμμένη από τον δημοτικό ταμία παραλαμβάνεται από τον διαχειριστή πληρωμών και υπογράφει κατά την παραλαβή στο μπλοκ επιταγών. Συμπληρώνουμε γραμμάτιο είσπραξης τραπέζης με τα στοιχεία του ταμείου, το ποσό, την χρονική περίοδο και υπογράφει ο δημοτικός ταμίας. Με την επιταγή, το γραμμάτιο είσπραξης τραπέζης και ότι άλλο απαιτείται (ονομαστικές καταστάσεις) πηγαίνουμε στην τράπεζα και αποδίδουμε την κράτηση.

Την απόδειξη της τράπεζας την ενσωματώνουμε στο πρωτότυπο ένταλμα. Φωτοαντίγραφα τοποθετούνται στο αντίγραφο του εντάλματος το οποίο αρχειοθετείται στο κλασέρ «Εντάλματα Απόδοσης Κρατήσεων», αλλά και στο ανάλογο κλασέρ του ασφαλιστικού ταμείου. Στο τέλος της ημέρας παραδίδεται το ημερολόγιο του διαχειριστή πληρωμών στην γραμματεία του Τμήματος Ταμείου.

Την πρώτη εργάσιμη ημέρα μετά το μήνα αναφοράς ζητούμαι από την γραμματεία του τμήματος την κίνηση του λογαριασμού εκκρεμοτήτων. Αν δούμε κινήσεις τις συγκρίνουμε  με τους δευτεροβάθμιους από το λογιστικό φύλλο, για να ελέγξουμε αν έχουν γίνει οι επιστροφές από την ΕΑΠ για διατροφές, κατασχέσεις και υπέρ Δήμου.

6.6.1          Διατροφές

Αφού συγκρίνουμε τα ποσά των επιστροφών με το λογιστικό φύλλο εκδίδουμε από το ΟΠΣΟΥ κατάσταση ονομαστική με τους δικαιούχους των διατροφών, το ποσό και τους τραπεζικούς λογαριασμούς τους.

Συμπληρώνουμε  έγγραφο-εξουσιοδότηση(ΤΕ) του δημοτικού ταμεία προς τον διαχειριστή πληρωμών να μεταφέρει από τον λογαριασμό εκκρεμοτήτων τα ποσά των διατροφών στους δικαιούχους. Το έγγραφο υπογεγραμμένο από τον δημοτικό ταμία και με πρωτόκολλο τους τμήματος συνοδευόμενο με την εκτυπωμένη κατάσταση διαβιβάζεται ιδιοχείρως στην διαχειρίστρια τράπεζα για να προβεί στις πιστώσεις των λογαριασμών

Η εξουσιοδότηση, οι αποδείξεις της τράπεζας, και η ονομαστική κατάσταση ενσωματώνονται στο πρωτότυπο ένταλμα και αντίγραφά τους ενσωματώνονται στο κλασέρ «Αποδόσεις κρατήσεων μέσω ΕΑΠ».

6.6.2          Κατασχέσεις

Ποσά που παρακρατούνται από υπαλλήλους του Δήμου για οφειλές τους προς το Ελληνικό Δημόσιο αποδίδονται στις αρμόδιες Δ.Ο.Υ.

Αφού συγκρίνουμε τα ποσά των επιστροφών με το λογιστικό φύλλο εκδίδουμε από το ΟΠΣΟΥ κατάσταση ονομαστική με τους οφειλέτες των κατασχέσεων, το ποσό και την αρμόδια Δ.Ο.Υ. Με την κατάσταση αυτή, τον πίνακα χρεών του κάθε οφειλέτη (τον προμηθευόμαστε από το τμήμα μισθοδοσίας), πηγαίνουμε στις αρμόδιες Δ.Ο.Υ. που μας εκδίδουν βεβαίωση οφειλής για τους οφειλέτες.

Συμπληρώνουμε  έγγραφο-εξουσιοδότηση(ΤΕ) του δημοτικού ταμεία προς τον διαχειριστή πληρωμών να μεταφέρει από τον λογαριασμό εκκρεμοτήτων τα ποσά των κατασχέσεων στους δικαιούχους. Το έγγραφο υπογεγραμμένο από τον δημοτικό ταμία και με πρωτόκολλο τους τμήματος συνοδευόμενο με την εκτυπωμένη κατάσταση καθώς και όλες τις βεβαιώσεις οφειλής, διαβιβάζεται ιδιοχείρως στην διαχειρίστρια τράπεζα για να προβεί στις πιστώσεις των λογαριασμών.

Η εξουσιοδότηση, οι αποδείξεις της τράπεζας, η ονομαστική κατάσταση, και οι βεβαιώσεις οφειλής ενσωματώνονται στο πρωτότυπο ένταλμα και αντίγραφά τους ενσωματώνονται στο κλασέρ «Αποδόσεις κρατήσεων μέσω ΕΑΠ».

6.6.3          Υπέρ Δήμου

Στις επιστροφές από την ΕΑΠ  υπάρχουν και οι κρατήσεις Υπέρ Δήμου που αφορούν κρατήσεις από περικοπές των υπαλλήλων από στάσεις εργασίας, απεργίες, αδικαιολόγητες απουσίες κλπ. Ελέγχοντας την κίνηση του λογαριασμού της τράπεζας και το λογιστικό φύλλο στους δευτεροβάθμιους βλέπουμε τα ποσά που επιστρέφονται. Με έγγραφο(ΤΕ) και φωτοαντίγραφα του ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων, της απόδειξης εξόφλησης, της κίνησης του λογαριασμού, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπογεγραμμένο από τον δημοτικό ταμία και με πρωτόκολλο του τμήματος παραδίδεται στο Τμήμα Εσόδων για να εκδώσει γραμμάτιο. Όταν εκδοθεί το γραμμάτιο ενσωματώνεται στο πρωτότυπο ένταλμα και αντίγραφά τους ενσωματώνονται στο κλασέρ «Αποδόσεις κρατήσεων μέσω ΕΑΠ». Με την έκδοση του γραμματίου για τα υπέρ Δήμου το ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων μέσω ΕΑΠ κλείνει και παραδίδεται για αρχειοθέτηση  συνοδευόμενο με την κατάσταση διαχειριστή πληρωμών.

Μετά την εξόφληση των ΧΕΠ απόδοσης κρατήσεων οφείλουμε να ενημερώσουμε τα ασφαλιστικά ταμεία και την Δ.Ο.Υ. για τις κρατήσεις που αποδόθηκαν. Αποστέλλουμε διαβιβαστικό , ονομαστικές καταστάσεις και παραστατικά των ποσών κατατέθηκαν μέσω της ΕΑΠ ή τράπεζας υπέρ των ταμείων.

6.7.1          Κατάσταση εισφορών ανά ταμείο

Μέσα από το ΟΠΣΟΥ εκτυπώνουμε ονομαστικές καταστάσεις(εικ.7 επισυν.)  όλων των υπαλλήλων του Δήμου ανά ασφαλιστικό ταμείο και ανά κράτηση του ταμείου.  Σε αυτό το σημείο γίνεται έλεγχος αν οι ονομαστικές καταστάσεις συμβαδίζουν με  το λογιστικό φύλλο και τα αρχεία που στείλαμε στην ΕΑΠ. Εκτυπώνουμε και τις ονομαστικές καταστάσεις των πληρωμών εκτός ΕΑΠ, έτσι ώστε το ασφαλιστικό ταμείο να ενημερωθεί πλήρως για το συνολικό ποσό των εισφορών κρατήσεων που έχουν αποδοθεί από τον Δήμο.

6.7.2          Παραστατικά Καταθέσεων

Τα παραστατικά τα οποία συνοδεύουν τις ονομαστικές καταστάσεις είναι

6.7.2.1                Αντίγραφα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσα έχουν ληφθεί μέσα στο μήνα, αφού έχουν ελεγχθεί από την ΕΑΠ, με υπογραμμισμένο για κάθε ταμείο τους κωδικούς που το αφορούν, σε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου,

6.7.2.2                Φωτοαντίγραφα των γραμματίων είσπραξης τραπέζης για πληρωμές εκτός ΕΑΠ. Πάντα όταν γίνεται η πληρωμή στην τράπεζα υπολογίζουμε φωτοαντίγραφο για την αποστολή των διαβιβαστικών.

6.7.3     Διαβιβαστικά Ταμείων

Μέσα από το λογιστικό φύλλο (εικ.8 επισυν.) εκτυπώνονται τα έγγραφα(ΤΕ) με τα οποία ενημερώνουμε το ασφαλιστικό ταμείο για το ποσό, τον αριθμό παραστατικού, την ημερομηνία της κατάθεσης. Γίνεται έλεγχος αν τα στοιχεία είναι σωστά και συμβαδίζουν με αυτά των § 6.1 , §6.3 και §6.7.1. Τα έγγραφα τυπώνονται σε τρία αντίγραφα (σχέδιο, ασφαλιστικό ταμείο, γραφείο εξόδων) υπογράφονται από τον δημοτικό ταμία και παραδίδονται για πρωτόκολλο στην γραμματεία του τμήματος. Εκείνη με τη σειρά της θα τα μεταβιβάσει στο γενικό πρωτόκολλο και εν συνεχεία στους αποδέκτες.

Αυτά αφορούν τα παρακάτω ταμεία:

6.7.4          Αναλυτικές Μισθοδοτικές Καταστάσεις

Πέραν των όσων περιγράφονται στην §6.7.1 έως §6.7.3 το ασφαλιστικό ταμείο ΕΤΕΑ σύμφωνα και με το ΒΔ/1959 ζητάει να του αποστέλλουμε αναλυτικές μισθοδοτικές καταστάσεις. Μετά από τηλεφωνική επικοινωνία και αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το ταμείο συμφώνησε στην αποστολή αυτών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου-λόγω του όγκου- σε μορφή *.pdf. Από επιλογή του προγράμματος καταγράφονται τα αρχεία που έχουν αποσταλεί στην ΕΑΠ και ποια από αυτά έχουν κράτηση του συγκεκριμένου ταμείου. Αναπαράγονται στην οθόνη σε μορφή *.pdf και αποθηκεύονται σε φάκελο ΕΤΕΑ σε σκληρό δίσκο. Γίνεται έλεγχος αν τα στοιχεία είναι σωστά και συμβαδίζουν με αυτά των §6.1 , §6.3 και §6.7.1.

6.7.5          Αντίγραφα Χρηματικών Ενταλμάτων

Πέραν των όσων περιγράφονται στην §6.7.1 έως §6.7.4 στο Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων, μετά από αλληλογραφία και τηλεφωνική συνεννόηση, αποστέλλονται  και  φωτοαντίγραφα ενταλμάτων. Με  έγγραφο(ΤΕ) εις τριπλούν υπογεγραμμένο από τον δημοτικό ταμία και πρωτόκολλο του τμήματος αλλά και γενικό διαβιβάζονται τα εντάλματα στο Ι.Κ.Α. ιδιοχείρως. Όταν γίνει η παράδοση δίνεται από το ΙΚΑ αριθμός πρωτοκόλλου του εισερχόμενου εγγράφου , το οποίο επισυνάπτεται στο αντίγραφο του γραφείου εξόδων και αρχειοθετείται στο ανάλογο κλασέρ ασφαλιστικού ταμείου. Στο έγγραφο αναγράφεται αναλυτικά οι πληρωμές του μήνα, τι αφορούσαν(παλαιό ΑΜ, δικαστικές αποφάσεις)

6.7.6.        Ηλεκτρονικό Αρχείο

Από επιλογή του ΟΠΣΟΥ  «Έκδοση Αρχείου ΕΔΟΕΑΠ» γίνεται η έκδοση ηλεκτρονικού αρχείου σε μορφή *.txt το οποίο περιλαμβάνει το ασφαλιζόμενους ονομαστικά, τα ποσά που αναλογούν στον καθένα και την μισθολογική περίοδο αναφοράς. Το αρχείο που προκύπτει αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε διεύθυνση που εκ των προτέρων μας έχει υποδειχθεί. Το ηλεκτρονικό αρχείο αποθηκεύεται κατά μήνα και χρονιά σε σκληρό δίσκο στον φάκελο «Αρχεία Ταμείων»

6.8.1     Υπάλληλοι Δήμου

Από υπάλληλους του Δήμου ζητείται να τους εκδοθεί βεβαίωση ότι οι εισφορές που παρακρατήθηκαν αποδόθηκαν σε ασφαλιστικά ταμεία ή την Δ.Ο.Υ. καθώς και αντίγραφα των αποδείξεων κατάθεσης. Όσον αφορά το πρώτο σκέλος της παρακράτησης , απαντά το Τμήμα Μισθοδοσίας. Σε συνεργασία και συνεννόηση με το προαναφερθέν τμήμα εκδίδεται βεβαίωση είτε χωριστά είτε κοινή.

Συνήθως ο ενδιαφερόμενος φθάνει στο γραφείο και του υποδεικνύουμε την προβλεπόμενη διαδικασία. Αρχικά κάνει αίτηση που πρωτοκολλείται  στο Γενικό πρωτόκολλο και διαβιβάζεται στο Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης της Δ/νσης. Η αίτηση χαρακτηρίζεται και από τη γραμματεία του Τμήματος φθάνει στο Γραφείο Εξόδων.

Γίνεται έλεγχος τόσο στο φυσικό αρχείο του Τμήματος όσο και το ηλεκτρονικό, αναλόγως το χρονικό διάστημα στο οποίο αναφέρεται η αίτηση. Σε συνεργασία με το τμήμα μισθοδοσίας παρέχονται πληροφορίες, διευκρινήσεις  ιδίως για παλαιότερα έτη. Από τα παραστατικά (διπλότυπα είσπραξης, αποδείξεις, κλπ.)ελέγχουμε αν το συνολικό ποσό που παρακρατήθηκε (από τμήμα μισθοδοσίας) είναι αυτό που αποδόθηκε. Στη συνέχεια αναζητείται ονομαστικά ο ενδιαφερόμενος στα αντίγραφα των καταστάσεων που έχουν αποσταλεί στα ταμεία ή Δ.Ο.Υ. καθώς και τα αντίγραφα των παραστατικών της συγκεκριμένης περιόδου.

Τα παραστατικά επικυρώνονται είτε ως ακριβή αντίγραφα εκ του πρωτοτύπου- αν χρειαστεί να καταφύγουμε στο πρωτότυπο ένταλμα απόδοσης κρατήσεων – είτε από το αντίγραφο του αρχείου μας. Η βεβαίωση αναφέρει τον τρόπο της απόδοσης, την ημερομηνία, το συνολικό ποσό, καθώς και τους τρόπους με τους οποίους έχει ενημερωθεί το ασφαλιστικό ταμείο ή Δ.Ο.Υ. Στη συνέχεια εκτυπώνεται σε τρία αντίγραφα (ΤΕ) υπογράφεται από τον ΔΤ και την προϊσταμένη Δ/νσης. Το έγγραφο πρωτοκολλείται από τη γραμματεία του Τμήματος και προωθείται στο Γενικό πρωτόκολλο. Στη συνέχεια είτε αποστέλλεται σε διεύθυνση που μας έχει υποδείξει ο ενδιαφερόμενος, είτε ειδοποιείται τηλεφωνικά για να την παραλάβει από το γραφείο εξόδων. Όταν την παραλάβει υπογράφει στο αντίγραφο του γραφείου. Η αίτηση με την απάντηση και τα αντίγραφα των παραστατικών συρράπτονται και αρχειοθετούνται στο κλασέρ Έγγραφα-Αλληλογραφία.

6.8.2     Φορολογική Διοίκηση-Ασφαλιστικά Ταμεία

Στα πλαίσια της διαφάνειας, του καλύτερου και λεπτομερέστερου ελέγχου, της αμεσότητας, της συνεργασίας, και της ανταπόκρισης του Δήμου Θεσσαλονίκης στη φορολογική Διοίκηση για παροχή πληροφοριών ή στοιχείων, τόσο η αρμόδια Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία όσο και τα Ασφαλιστικά Ταμεία ζητούν σε τακτά χρονικά διαστήματα, παρά την μηνιαία τακτική ενημέρωσή τους, αντίγραφα των παραστατικών και των καταστάσεων που συνοδεύουν και αποδεικνύουν την απόδοση των εισφορών – κρατήσεων.

Το αίτημά τους παραλαμβάνεται από το Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης της Δ/νσης, χαρακτηρίζεται και από τη γραμματεία του Τμήματος φθάνει στο Γραφείο Εξόδων.

Γίνεται έλεγχος τόσο στο φυσικό αρχείο του Τμήματος όσο και το ηλεκτρονικό, αναλόγως το χρονικό διάστημα στο οποίο αναφέρεται η αίτηση.  Από τα παραστατικά (διπλότυπα είσπραξης, αποδείξεις, κλπ.)ελέγχουμε αν το συνολικό ποσό που παρακρατήθηκε (από τμήμα μισθοδοσίας) είναι αυτό που αποδόθηκε. Τα παραστατικά και οι καταστάσεις επικυρώνονται είτε ως ακριβή αντίγραφα εκ του πρωτοτύπου- αν χρειαστεί να καταφύγουμε στο πρωτότυπο ένταλμα απόδοσης κρατήσεων – είτε από το αντίγραφο του αρχείου μας.

Στη συνέχεια με διαβιβαστικό το οποίο πρωτοκολλείται από τη γραμματεία του Τμήματος και προωθείται στο Γενικό πρωτόκολλο αποστέλλονται στις διευθύνσεις των ταμείων ή της Δ.Ο.Υ.

Για την υλοποίηση πολλών προγραμμάτων από υπηρεσίες του Δήμου Θεσσαλονίκης, απαιτείται η χορήγηση αντίγραφου ασφαλιστικής ενημερότητας.

Πριν την λήξη της εκάστοτε ενημερότητας, σε συνεργασία με το τμήμα μισθοδοσίας γίνεται αίτηση στον δικτυακό τόπο του Ι.Κ.Α.

Ανάλογα με την απάντηση είτε εκδίδεται αυτόματα από τον δικτυακό τόπο, είτε απαιτείται η παροχή στοιχείων στο υποκατάστημα του Ι.Κ.Α. για την διενέργεια ελέγχου. Από την στιγμή που εκδοθεί η ασφαλιστική ενημερότητα, έντυπα φυλάσσεται σε ανάλογο κλασέρ, και ηλεκτρονικά σε μορφή *.pdf σε σκληρό δίσκο , σε φάκελο»Ασφαλιστική Ενημερότητα».

Οι υπηρεσίες του Δήμου Θεσσαλονίκης κάνουν αίτηση που παραλαμβάνεται από το Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης της Δ/νσης, χαρακτηρίζεται και από τη γραμματεία του Τμήματος φθάνει στο Γραφείο Εξόδων. Η ενημερότητα εκτυπώνεται και με έγγραφο το οποίο πρωτοκολλείται από τη γραμματεία του Τμήματος και προωθείται στο Γενικό πρωτόκολλο, αποστέλλεται στην υπηρεσία που την  αιτήθηκε.

Σύμφωνα με τον Ο.Ε.Υ. υπάρχουν διαδικασίες που προβλέπονται για το γραφείο εξόδων και δεν διενεργούνται από αυτό, αλλά και διαδικασίες που διενεργούνται από αυτό και προβλέπονται για άλλα τμήματα. Για το συγκεκριμένο θέμα αλλά και τα προβλήματα που προκύπτουν ο ΥΥΔ έχει ενημερώσει και εγγράφως την διοίκηση του Δήμου Θεσσαλονίκης.

6.10.1   Διαδικασίες που προβλέπονται για το τμήμα εξόδων αλλά δεν  εφαρμόζονται

Η αρμοδιότητα του Τμήματος Ταμείου Γραφείο Εξόδων, όπως αυτή περιγράφεται στο Άρθρο 16, παράγραφος στ2, εδάφιο 20 του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας του Δήμου Θεσσαλονίκης δεν εφαρμόζεται από το Γραφείο Εξόδων. Η ετοιμασία και αποστολή ηλεκτρονικού αρχείου στην Ενιαία Αρχή Πληρωμών από την έναρξη εφαρμογής της Κ.Υ.Α.2/37345/0004/2010 μέχρι και σήμερα διενεργείται από την Δ/νση Διαχ/σης Ανθρωπίνων Πόρων, Τμήμα Μισθοδοσίας. Για να είναι δυνατή η εφαρμογή της αρμοδιότητας του εδαφίου 20, θα πρέπει τα παραστατικά, δηλαδή τα Χρηματικά Εντάλματα Μισθοδοσίας, να είναι στη κατοχή του Γραφείου Εξόδων σε χρονικό διάστημα τέτοιο που θα επιτρέπεται η εμπρόθεσμη υποβολή του αρχείου, αλλά και ο έλεγχος καθώς και οι τυχών διορθώσεις των ενταλμάτων. Στην περίπτωση αυτή το αρχείο το οποίο αποστέλλεται στην Ε.Α.Π. αποτελεί πιστή «απεικόνιση» των Χρηματικών Ενταλμάτων και δεν θα εμφανίζονται διαφορές(λάθη στην καταχώρηση της μισθοδοτικής κατάστασης στο ΧΕΠ), οι οποίες εντοπίζονται και διορθώνονται εκ των υστέρων .

Ο έλεγχος και η ταύτιση των ποσών που προκύπτουν από τα εντάλματα με του αρχείου που αποστέλλεται στην Ε.Α.Π. γίνεται με την τήρηση αρχείου υπολογιστικού φύλλου (EXCEL), από το οποίο προέκυψαν διαφορές (όχι συχνά) οι οποίες διορθώθηκαν πριν την απόδοση των κρατήσεων.

6.10.2      Διαδικασίες που δεν προβλέπονται για το τμήμα εξόδων αλλά εφαρμόζονται από αυτό.

Στον Ο.Ε.Υ. η σύνταξη και αποστολή της Οριστική Δήλωσης Φ.Μ.Υ. ( για το οικονομικό έτος 2014, Οριστική Δήλωση Από Ελευθέρια Επαγγέλματα, Οριστική Δήλωση Από Εμπορικές Επιχειρήσεις) προβλέπεται για το Τμήμα Μισθοδοσίας της Δ/νσης Διαχ/σης Ανθρωπίνων Πόρων. Η αποστολή όμως των παραπάνω Οριστικών Δηλώσεων γίνεται από το γραφείο εξόδων.

Γίνεται εισαγωγή στο ιστότοπο της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων με τους προσωπικούς κωδικούς που κατέχει ο κάθε ένας και διαλέγουμε την επιλογή ρόλου, ως εξουσιοδοτημένος από νομικό πρόσωπο. Η εξουσιοδότηση από τον Δήμο Θεσσαλονίκης έχει γίνει ηλεκτρονικά. Τα στοιχεία της δήλωσης συμπληρώνονται σύμφωνα με τις αποδόσεις φόρων που έγιναν καθ’ όλη τη διάρκεια της χρονιάς και επισυνάπτεται ηλεκτρονικό αρχείο. Το αποτέλεσμα της υποβολής της δήλωσης εκτυπώνεται και μαζί με φωτοαντίγραφα των δηλώσεων όλης της χρονιάς συρράπτονται και αποθηκεύονται σε κλασέρ «Οριστικές Δηλώσεις».