Διαδικασίες αξιολόγησης καταγγελιών

Διαδικασίες αξιολόγησης καταγγελιών

Περιγραφή Υπηρεσίας

Επιτροπή Αξιολόγησης Πληροφοριών

Σχετική Νομοθεσία

Απόφαση σύστασης, συγκρότησης και ορισμού μελών Επιτροπής, για τη μελέτη και αξιολόγηση πληροφοριών, που σχετίζονται με την άσκηση του έργου και της αποστολής της Υπηρεσίας και καθορισμός λειτουργίας αυτής

Τρόπος διεκπεραίωσης

Χειρόγραφα και εν μέρει ηλεκτρονικά

Τρόπος υποβολής καταγγελιών - πληροφοριών

Α/Α	Τρόπος υποβολής καταγγελιών - πληροφοριών
1	Υποβολή με αυτοπρόσωπη παρουσία στα γραφεία της Υπηρεσίας
2	Αποστολή μέσω ταχυδρομείου στη διεύθυνση της Υπηρεσίας
3	Αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
4	Τηλεφωνικά
5	Αποστολή μέσω τηλεομοιοτυπίας

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Πρωτοκόλληση της καταγγελίας	Όπως κάθε έγγραφο λαμβάνει πρωτόκολλο εισερχομένου εγγράφου	Παράδοση από τον Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης στο αρμόδιο Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών	Κατά περίπτωση, αλλά όχι πέραν της ημέρας
2	Καταγραφή σε ηλεκτρονικό αρχείο όλων των δεδομένων	Εσωτερική διαδικασία. Δημιουργία πληροφοριακού δελτίου και εισαγωγή του στο ηλεκτρονικό αρχείο διαχείρισης πληροφοριών, όπου λαμβάνει ένα μοναδικό αριθμό.	Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών	Εντός ημέρας
3	Εμπλουτισμός των αναφερομένων της καταγγελίας με νέα δεδομένα	Εσωτερική διαδικασία- αναζήτηση επιπλέον στοιχείων από τις βάσεις δεδομένων	Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών	Εντός ημέρας
4	Υποβολή εισήγησης	Εσωτερική διαδικασία - προετοιμασία υποβολής εισήγησης στην Επιτροπή Μελέτης και αξιολόγησης πληροφοριών	Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών	Εντός ημέρας
5	Αξιολόγηση καταγγελίας - πληροφορίας	Προβλεπόμενη διαδικασία κατόπιν εκδοθείσας σχετικής απόφασης	Επιτροπή Αξιολόγησης Πληροφοριών	Η Επιτροπή συνεδριάζει τακτικά μία (1) φορά την εβδομάδα ή όποτε παραστεί ανάγκη  και μετά από κλήση την προηγούμενη ημέρα, του Προέδρου της
6	Αξιολόγηση καταγγελίας - πληροφορίας	Προβλεπόμενη διαδικασία κατόπιν εκδοθείσας σχετικής απόφασης. Πληροφορίες που αναφέρονται σε αρμοδιότητες άλλων Υπηρεσιών θα διαβιβάζονται σ' αυτές, χωρίς περαιτέρω αξιολόγηση.	Επιτροπή Αξιολόγησης Πληροφοριών και Υπηρεσία, στην αρμοδιότητα της οποίας υπάγεται η σχετική καταγγελία - πληροφορία	Κατά περίπτωση, αλλά όχι πέραν της εβδομάδας
7	Διαδικασία αξιολόγησης καταγγελίας - πληροφορίας	Προβλεπόμενη διαδικασία κατόπιν εκδοθείσας σχετικής απόφασης. Η αξιολόγηση συνίσταται στο χαρακτηρισμό της πληροφορίας από πλευράς ενδιαφέροντος και αμεσότητας δράσης που απαιτεί. Ειδικότερα: Ως προς το ενδιαφέρον : - Χωρίς ενδιαφέρον (βαθμός ενδιαφέροντος 0)   - Απλή μικρού ενδιαφέροντος (βαθμός ενδιαφέροντος 1) - Ενδιαφέρουσα - σημαντική (βαθμός ενδιαφέροντος 2) - Πολύ ενδιαφέρουσα - εξόχως σημαντική (βαθμός ενδιαφέροντος 3) Ως προς το επείγον των ενεργειών: - Κοινή : Ένταξη στον προγραμματισμό δράσης της αρμόδιας  Δ/νσης - Επείγουσα : Άμεση ενέργεια (έκδοση εντολής ελέγχου), με τη λήψη πληροφοριακού δελτίου. - Εξαιρετικώς επείγουσα : Η πληροφορία, με τη λήψη και κατόπιν έγκρισης του Προέδρου της Επιτροπής, διαβιβάζεται άμεσα για ενέργεια. Τα λοιπά μέλη της Επιτροπής ενημερώνονται στην αμέσως επόμενη συνεδρίασή της.	Επιτροπή Αξιολόγησης Πληροφοριών και Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών	Παραλαμβάνονται αμέσως μετά την αξιολόγηση
8	Διαβίβαση προς ενέργεια	Εσωτερική διαδικασία. Λαμβάνοντας υπόψη την αξιολόγηση της Επιτροπής (βαθμός ενδιαφέροντος 2 και 3) διαβιβάζονται στις αρμόδιες Διευθύνσεις για τις περαιτέρω ενέργειές τους	Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών και αρμόδια Διεύθυνση ελέγχου	Κατά περίπτωση και ανάλογα ως προς το επείγον των ενεργειών
9	Διαχείριση αξιολογημένης καταγγελίας - πληροφορίας	Εσωτερική διαδικασία. Με τη λήψη του πληροφοριακού δελτίου, εκδίδονται εντολές ελέγχου προτάσσοντας για έκδοση, κατά περίπτωση, αυτές που έχουν αξιολόγηση της Επιτροπής με βαθμό ενδιαφέροντος 3 και εν συνεχεία αυτές που έχουν αξιολογηθεί με βαθμό ενδιαφέροντος 2.	Αρμόδια Διεύθυνση ελέγχου	Κατά περίπτωση και ανάλογα ως προς το επείγον των ενεργειών
10	Επανατροφοδότηση του συστήματος	Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ελέγχου, αποστέλλονται στο αρμόδιο Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών τα αποτελέσματα του ελέγχου, προκειμένου να εισαχθούν τα δεδομένα στο ηλεκτρονικό αρχείο διαχείρισης πληροφοριών	Αρμόδια Διεύθυνση ελέγχου και Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών	Κατά περίπτωση, αλλά όχι πέραν της εβδομάδας

Μητρώα που τηρούνται

Ηλεκτρονικό αρχείο διαχείρισης πληροφοριών. Εισέρχονται ετησίως περίπου τέσσερις χιλιάδες (4.000) καταγγελίες - πληροφορίες