Ενημέρωση -Εξυπηρέτηση Δημοτών ΑΤΔΥΠΔΣ

Ενημέρωση -Εξυπηρέτηση Δημοτών

Ενημέρωση -Εξυπηρέτηση Δημοτών ΑΤΔΥΠΔΣ

Περιγραφή Υπηρεσίας

Η διαδικασία αυτή ισχύει για τον Π/ΑΤ, τους ΥΔΑΤ, ΑΥΔΑΤ και για οποιοδήποτε άλλο συμμετέχει στην παρούσα διαδικασία, οι οποίοι είναι δεσμευμένοι να ελέγχουν περιοδικά την εφαρμογή της παρούσας και να προβαίνουν σε αναθεωρήσεις όταν απαιτείται κατόπιν έγκρισης τους από Προϊστάμενο του Αυτοτελούς Τμήματος. 

Σχετική Νομοθεσία

Για τη συγκεκριμένη διαδικασία επικαλούμαστε τον ΟΕΥ του Δήμου, καθώς και την κείμενη νομοθεσία (νόμοι, εγκύκλιοι, αποφάσεις, προκηρύξεις κλπ) που αφορά στα ζητήματα τα οποία τίθενται από τους πολίτες.

Τρόπος διεκπεραίωσης

6.1 Υποδοχή αιτήματος δημότη

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ έχει τις παρακάτω επιλογές εξυπηρέτησης του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας:

1. με τη φυσική παρουσία του δημότη,

2. με τηλεφωνική επικοινωνία,

3. μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail).

6.2 Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη

Μετά την υποδοχή του αιτήματος, ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ καταγράφει τα στοιχεία του δημότη ή των εκπροσώπων του πολιτικού σχήματος, φορέα, συλλογικότητας σε ένα  ηλεκτρονικό φάκελο, Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01.

6.3 Κατηγοριοποίηση αιτήματος

Ο αρμόδιος υπάλληλος μετά από ένα σύντομο διάλογο ενημερώνεται για το αίτημα – παράπονο – πρόβλημα του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας και το αξιολογεί κατηγοριοποιώντας το σε μια από τις παρακάτω κατηγορίες:

§ αίτημα που μετά από σύντομες σχετικές ενέργειες (του αρμοδίου υπαλλήλου) διευθετείται άμεσα,

§ αίτημα ή και παράπονο που έχει  σχέση με συγκεκριμένες  Διευθύνσεις και Τμήματα του Δήμου, όπου  ο αρμόδιος υπάλληλος ενημερώνει εγγράφως ή τηλεφωνικώς τον Π/Δ ή τον Π/Τ και περιμένει σε σύντομο χρονικό διάστημα ενημέρωση – απάντηση έχοντας την ευθύνη  της παρακολούθησης του θέματος, ώστε να την διαβιβάσει στο δημότη,

§ αίτημα του δημότη που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του Δήμου, εντούτοις ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τηλεφωνικά και κατευθύνει τον δημότη προς τον αρμόδιο φορέα,

§ αίτημα  το οποίο δεν είναι σύννομο, αλλά ο αιτών πιστεύει ότι μπορεί να υλοποιηθεί. Σ’ αυτή την περίπτωση ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ δίνει τις απαραίτητες εξηγήσεις – διευκρινήσεις με στόχο να γίνει κατανοητό ότι δεν μπορεί να υλοποιηθεί το αίτημα, κατόπιν επαφής του με την αρμόδια Υπηρεσία,

§ αίτημα που αφορά προσωπική ατυχία – λόγω οικονομικής κρίσης – αντιμετωπίζεται από τον αρμόδιο υπάλληλο με ευαισθησία και κατανόηση. Στη συνέχεια του παρέχει σχετική πληροφόρηση για να αντιμετωπίσει το πρόβλημά του μέσα από τις κοινωνικές δομές που υπάρχουν στην πόλη μας.

6.4 Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τον Π/ΑΤ καθημερινά για τα αιτήματα που έχουν καταγραφεί και την πορεία διευθέτησής τους.

Σημείωση: Υπάρχουν και οι περιπτώσεις που κάποιο αίτημα είναι πολυσύνθετο και κρίσιμο και απαιτεί ομαδική αντιμετώπιση. Αναλόγως προς την περίσταση ενεργοποιείται η ομάδα αντιμετώπισης κρίσεων που αποτελείται από τον Π/ΑΤ, ο οποίος δίνει οδηγίες για τον κατάλληλο τρόπο αντιμετώπισης, τον υπάλληλο που ασχολείται με τη συγκεκριμένη περίπτωση, τους υπόλοιπους υπαλλήλους του Αυτοτελούς Τμήματος που σε κάθε στιγμή είναι προετοιμασμένοι να λειτουργήσουν με ευαισθητοποιημένα αντανακλαστικά συνεπικουρώντας.

6.5 Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ

Ο Π/ΑΤ ενημερώνει με τη σειρά του καθημερινά τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου για τα αιτήματα, τον τρόπο αντιμετώπισής τους και την πορεία διευθέτησής τους.

6.6 Αντιμετώπιση αιτήματος

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διευθέτηση των θεμάτων, σε συνεννόηση με τον Π/ΑΤ. Ενημερώνει σχετικά το Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01 ‘Αιτήματα δημοτών-φορέων’.

6.7 Ενημέρωση ενδιαφερόμενου

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τον αιτούντα τηλεφωνικά για την έκβαση της υπόθεσής του.

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Υποδοχή αιτήματος δημότη
2	Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη
3	Κατηγοριοποίηση αιτήματος
4	Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες
5	Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ
6	Αντιμετώπιση αιτήματος
7	Ενημέρωση ενδιαφερόμενου
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

1. Δημότες
2. Σύνολο Υπηρεσιών ΔΘ
3. Λοιποί Δημόσιοι Φορείς (πχ Υπουργεία, Περιφέρεια, Αποκεντρωμένη κλπ)

Μητρώα που τηρούνται

Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.