Ενημέρωση -Εξυπηρέτηση Δημοτών ΑΤΔΥΠΔΣ

Ενημέρωση -Εξυπηρέτηση Δημοτών ΑΤΔΥΠΔΣ
Από ποιους παρέχεται	Δήμος Θεσσαλονίκης
Σε ποιους παρέχεται	Δημότες-διάφορους φορείς
Νομοθετικό πλαίσιο	Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας Δήμου Θεσσαλονίκης
Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση	1 εβδομάδα

Περιγραφή Υπηρεσίας

Η διαδικασία αυτή ισχύει για τον Π/ΑΤ, τους ΥΔΑΤ, ΑΥΔΑΤ και για οποιοδήποτε άλλο συμμετέχει στην παρούσα διαδικασία, οι οποίοι είναι δεσμευμένοι να ελέγχουν περιοδικά την εφαρμογή της παρούσας και να προβαίνουν σε αναθεωρήσεις όταν απαιτείται κατόπιν έγκρισης τους από Προϊστάμενο του Αυτοτελούς Τμήματος. 

Συντομογραφίες

ΔΘ	Δήμος Θεσσαλονίκης
ΑΤΔΥΠΔΣ	Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου
ΑΥΔΑΤ	Αναπληρωτής Υπευθύνου Διαδικασιών Αυτοτελούς Τμήματος
Π/ΑΤ	Προϊστάμενος Αυτοτελούς Τμήματος
Π/Δ	Προϊστάμενος Διεύθυνσης
Π/Τ	Προϊστάμενος Τμήματος
ΥΥΔ	Υπεύθυνος Υλοποίησης Διαδικασίας
ΥΔΑΤ	Υπεύθυνος Διαδικασιών Αυτοτελούς Τμήματος
ΟΕΥ	Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας

Σχετική Νομοθεσία

Για τη συγκεκριμένη διαδικασία επικαλούμαστε τον ΟΕΥ του Δήμου, καθώς και την κείμενη νομοθεσία (νόμοι, εγκύκλιοι, αποφάσεις, προκηρύξεις κλπ) που αφορά στα ζητήματα τα οποία τίθενται από τους πολίτες.

Τρόπος διεκπεραίωσης

Υποδοχή αιτήματος δημότη

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ έχει τις παρακάτω επιλογές εξυπηρέτησης του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας:

α. με τη φυσική παρουσία του δημότη,

β. με τηλεφωνική επικοινωνία,

γ. μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail).

Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη

Μετά την υποδοχή του αιτήματος, ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ καταγράφει τα στοιχεία του δημότη ή των εκπροσώπων του πολιτικού σχήματος, φορέα, συλλογικότητας σε ένα  ηλεκτρονικό φάκελο, Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01.

Κατηγοριοποίηση αιτήματος

Ο αρμόδιος υπάλληλος μετά από ένα σύντομο διάλογο ενημερώνεται για το αίτημα – παράπονο – πρόβλημα του δημότη, πολιτικού σχήματος, φορέα ή συλλογικότητας και το αξιολογεί κατηγοριοποιώντας το σε μια από τις παρακάτω κατηγορίες:

• αίτημα που μετά από σύντομες σχετικές ενέργειες (του αρμοδίου υπαλλήλου) διευθετείται άμεσα,
• αίτημα ή και παράπονο που έχει  σχέση με συγκεκριμένες  Διευθύνσεις και Τμήματα του Δήμου, όπου  ο αρμόδιος υπάλληλος ενημερώνει εγγράφως ή τηλεφωνικώς τον Π/Δ ή τον Π/Τ και περιμένει σε σύντομο χρονικό διάστημα ενημέρωση – απάντηση έχοντας την ευθύνη  της παρακολούθησης του θέματος, ώστε να την διαβιβάσει στο δημότη,
• αίτημα του δημότη που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του Δήμου, εντούτοις ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τηλεφωνικά και κατευθύνει τον δημότη προς τον αρμόδιο φορέα,
• αίτημα  το οποίο δεν είναι σύννομο, αλλά ο αιτών πιστεύει ότι μπορεί να υλοποιηθεί. Σ’ αυτή την περίπτωση ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ δίνει τις απαραίτητες εξηγήσεις – διευκρινήσεις με στόχο να γίνει κατανοητό ότι δεν μπορεί να υλοποιηθεί το αίτημα, κατόπιν επαφής του με την αρμόδια Υπηρεσία,
• αίτημα που αφορά προσωπική ατυχία – λόγω οικονομικής κρίσης – αντιμετωπίζεται από τον αρμόδιο υπάλληλο με ευαισθησία και κατανόηση. Στη συνέχεια του παρέχει σχετική πληροφόρηση για να αντιμετωπίσει το πρόβλημά του μέσα από τις κοινωνικές δομές που υπάρχουν στην πόλη μας.

Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τον Π/ΑΤ καθημερινά για τα αιτήματα που έχουν καταγραφεί και την πορεία διευθέτησής τους.

Σημείωση: Υπάρχουν και οι περιπτώσεις που κάποιο αίτημα είναι πολυσύνθετο και κρίσιμο και απαιτεί ομαδική αντιμετώπιση. Αναλόγως προς την περίσταση ενεργοποιείται η ομάδα αντιμετώπισης κρίσεων που αποτελείται από τον Π/ΑΤ, ο οποίος δίνει οδηγίες για τον κατάλληλο τρόπο αντιμετώπισης, τον υπάλληλο που ασχολείται με τη συγκεκριμένη περίπτωση, τους υπόλοιπους υπαλλήλους του Αυτοτελούς Τμήματος που σε κάθε στιγμή είναι προετοιμασμένοι να λειτουργήσουν με ευαισθητοποιημένα αντανακλαστικά συνεπικουρώντας.

Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ

Ο Π/ΑΤ ενημερώνει με τη σειρά του καθημερινά τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου για τα αιτήματα, τον τρόπο αντιμετώπισής τους και την πορεία διευθέτησής τους.

Αντιμετώπιση αιτήματος

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διευθέτηση των θεμάτων, σε συνεννόηση με τον Π/ΑΤ. Ενημερώνει σχετικά το Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01 ‘Αιτήματα δημοτών-φορέων’.

Ενημέρωση ενδιαφερόμενου

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ ενημερώνει τον αιτούντα τηλεφωνικά για την έκβαση της υπόθεσής του.

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01  Αιτήματα δημοτών-φορέων

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Υποδοχή αιτήματος δημότη	ΟΕΥ	Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ	1 μέρα
2	Καταγραφή προσωπικών στοιχείων δημότη		Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
3	Κατηγοριοποίηση αιτήματος		Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ
4	Ενημέρωση του Π/ΑΤ για όλες τις ενέργειες		Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ σε συνεργασία με τον Π/ΑΤ
5	Ενημέρωση του Προέδρου του ΔΣ		Ο Πρόεδρος του ΔΣ και ο Π/ΑΤ	1 μέρα
6	Αντιμετώπιση αιτήματος		Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ σε συνεργασία με τον Π/ΑΤ και την αρμόδια Υπηρεσία του ΔΘ που τυχόν εμπλέκεται ή με όποιον φορέα απαιτείται	Μέσος όρος 1 εβδομάδα
7	Ενημέρωση ενδιαφερόμενου		Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤ	Την επόμενη μέρα

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Σύνολο Υπηρεσιών ΔΘ

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Δημότες

Λοιποί Δημόσιοι Φορείς (πχ Υπουργεία, Περιφέρεια, Αποκεντρωμένη κλπ)

Τήρηση αρχείων

Τήρηση φυσικού αρχείου

Τηρείται φυσικό αρχείο με κωδικοποίηση, σύμφωνα με το Ν.3852/2010 άρθρο 71.

Η Υπηρεσία διατηρεί με ευθύνη του Αυτοτελούς Τμήματος πλήρες αρχείο όλων των δραστηριοτήτων της.

Τηρείται αρχείο φακέλων αιτημάτων από τον Προϊστάμενο που εμπεριέχει την αλληλογραφία (έντυπη ή ηλεκτρονική) σχετική προς το ζήτημα, έγγραφα των Υπηρεσιών του Δήμου που αφορούν το αίτημα, αποδελτιωμένα άρθρα από τον έντυπο και ηλεκτρονικό τύπο που ενδεχομένως έχουν σχέση με αυτό και τα αποτελέσματα της διαδικασίας.

Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου

Ο αρμόδιος υπάλληλος του ΑΤΔΥΠΔΣ τηρεί το ηλεκτρονικό αρχείο Ε-ΑΤΔΥΠΔΣ-0204-01 στον υπολογιστή του από τον οποίο έχει την ευθύνη να παίρνει back up ανά τακτά διαστήματα (κάθε 15νθήμερο).