Έλεγχος ΧΕΠ/ΧΕΠΕΛ Προμηθευτών

Έλεγχος ΧΕΠ/ΧΕΠΕΛ Προμηθευτών

Έλεγχος ΧΕΠ/ΧΕΠΕΛ Προμηθευτών

Περιγραφή Υπηρεσίας

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να διασφαλίσει τον τρόπο εφαρμογής των καθορισμένων δραστηριοτήτων του Τμήματος Ταμείου της Διεύθυνσης Οικονομικής & Ταμειακής Διαχείρισης που προβλέπονται από τον Ο.Ε.Υ. για την εύρυθμη λειτουργία Ταμείου με αντικειμενικό στόχο την πληρωμή των προμηθευτών του Δήμου Θεσσαλονίκης.

Σχετική Νομοθεσία

Β.Δ. 17/5-15/6/1959

Ν.3986/2011

ΚΥΑ2/37345/0004/2010

ΕΓΚ.2/57873/2010

ΕΓΚ.2000285/ΕΞΩΤ. 2010

Τρόπος διεκπεραίωσης

1     Καθημερινά, παραλαμβάνει τα χρηματικά εντάλματα πληρωμής Προμηθευτών, μισθωμάτων, κλπ. από το τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών και τα καταχωρεί στα οικεία βιβλία του τμήματος. Ελέγχει τα χρηματικά εντάλματα ως προς την ορθότητά τους και τα ορθά δικαιολογητικά.

      Μεριμνά για την παράδοση των χρηματικών ενταλμάτων στους  διαχειριστές πληρωμών. Μετά την διαδικασία πληρωμής των ΧΕΠ, οι διαχ/στές τα παραδίδουν στους ελεγκτές σε πακέτα για τον έλεγχό τους ως προς την ορθή πληρωμή. Οι ελεγκτές επίσης μεριμνούν και για την εξυπηρέτηση κοινού τηλεφωνικά, δίνοντας τις ζητούμενες πληροφορίες σχετικά με την ύπαρξη των ΧΕΠ κ την εξόφληση αυτών.

   Η Υπηρεσία διατηρεί με ευθύνη του Τμήματος  ή της Διεύθυνσης πλήρες αρχείο όλων των δραστηριοτήτων τους.

2  Οι ΥΔΤ, ΥΔΔ και οι ΑΥΔΔ έχουν την ευθύνη για την τεκμηρίωση των τροποποιήσεων – βελτιώσεων σύμφωνα με τις κατευθύνσεις του Π/Τα και την έγκριση του Π/Δ, καθώς και την επιτήρηση  της εφαρμογής της παρούσας διαδικασίας στα πλαίσια των εσωτερικών επιθεωρήσεων των εφαρμοζομένων διαδικασιών.

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Tυποποιημένα έγγραφα

     α)   Καταστάσεις ΧΕΠ του Τμήματος Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών

     β)   Διαβιβαστικά για επιστροφή ΧΕΠ στο Τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης

            Δαπανών

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Απαραίτητα Δικαιολογητικά	Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Παραλαβή χρηματικών ενταλμάτων ΠρομηθευτώνΠαραδίδονται τα ΧΕΠ προμηθευτών που πρόκειται να πληρωθούν στους ΥΥΔ, τα οποία συνοδεύονται από μία κατάσταση, που έχει πάρει αύξοντα αριθμό μέσα από το σύστημα (Ο.Π.Σ.Ο.Υ.) δια ΤΕΠΔ. Η κατάσταση αυτή έχει ημερομηνία και είναι υπογεγραμμένη από τον αρμόδιο υπάλληλο που παρέδωσε   τα ΧΕΠ και από τους ΥΥΔ του Ταμείου. Με αυτόν τον τρόπο βεβαιώνεται ότι τα ΧΕΠ ή τα ΧΕΠΕΛ ( εντάλματα που στέλνονται στο Ελεγκτικό  Συνέδριο, υπογράφονται από -τον ή -την επίτροπο), είναι οριστικοποιημένα μέσα στο σύστημα (Ο.Π.Σ.Ο.Υ.) για την  εξόφλησή τους. Η κατάσταση αυτή που εκτυπώνεται από το πρόγραμμα είναι διπλή. Η μία παραμένει στο Τμήμα και η άλλη επιστρέφεται στο Τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών  αφού υπογραφεί από τους παραλαμβάνοντες  ΥΥΔ.		Υπάλληλος Ταμείου
2	Έλεγχος ΧΕΠ και ΧΕΠΕΛ.   α)   Όταν παραδίδονται τα ΧΕΠ  στο Ταμείο, ελέγχονται ως προς την ύπαρξη όλων των δικαιολογητικών και παραστατικών που αναφέρονται ως συνημμένα Τέτοια δικαιολογητικά είναι: Τιμολόγια, δελτία αποστολής, δελτία εισαγωγής-εξαγωγής, αποφάσεις Δημάρχου, αποφάσεις Οικονομικής επιτροπής & Δημοτικών συμβουλίων, ΦΕΚ κ.α   β)  Γίνεται έλεγχος για την ύπαρξη των απαραίτητων υπογραφών, από τους αρμόδιους υπηρεσιακούς παράγοντες όπως Δήμαρχος, ή από τον αρμόδιο Αντιδήμαρχος, από τον Π/ΤΠΔ και των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για την έκδοση του εντάλματος. Τα ΧΕΠΕΛ τα οποία έχουν ελεγχθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο, θα πρέπει να έχουν την υπογραφή του ή της Επιτρόπου,  την ημερομηνία ελέγχου και στρογγυλή σφραγίδα.   γ)  Γίνεται έλεγχος ,μέσω TAXISNET, των ΧΕΠ που αφορούν τηλεπικοινωνίες (ΟΤΕ, FORTHNET),  ως προς την ορθότητα των ποσών κάθε τιμολογίου κ του συνολικού ποσού πληρωμής.             Τα ΧΕΠ τα οποία υπάρχει κάποιο λάθος στα ποσά πληρωμής ή στις κρατήσεις,  επιστρέφονται στο ΤΠΔ  ώστε να γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις.  Σε περίπτωση εκκρεμότητας ή έλλειψης παραστατικού αναζητείται από τους αρμόδιους υπαλλήλους ΤΠΔ.		Υπάλληλος Ταμείου
3	Καταχώρηση στοιχείων ΧΕΠ στα αντίστοιχα βιβλία  Ακολουθεί η καταγραφή των ΧΕΠ και των ΧΕΠΕΛ στα αντίστοιχα βιβλία πρωτοκόλλου του ΤΤ. Καταχωρείται η ημερομηνία που παραδίδεται στο ΤΤ, ο κωδικός εξόδων (Κ.Α.), το ποσό πληρωμής και το όνομα του δικαιούχου με υπογραφές κατά την παράδοση παραλαβή.		Υπάλληλος Ταμείου
4	Παράδοση των ΧΕΠ στους διαχ/στές πληρωμών  Ακολουθεί η παράδοση των ΧΕΠ και των ΧΕΠΕΛ στους διαχ/στές πληρωμών του ΤΤ, οι οποίοι υπογράφουν στα αντίστοιχα βιβλία ΤΤ πρωτοκόλλου και την κατάσταση του ΤΠΔ ότι τα παρέλαβαν.		Υπάλληλος Ταμείου
5	Έλεγχος εξοφλημένων ΧΕΠ        Τα εξοφλημένα εντάλματα παραδίδονται σε πακέτα μαζί με την Κατάσταση εξοφλημένων ενταλμάτων και το Γραμμάτιο Είσπραξης Κρατήσεων από τους διαχειριστές πληρωμών στους ελεγκτές ΧΕΠ. Γίνεται έλεγχος ως προς την ορθότητα 1) της πληρωμής του ποσού δικαιούχου με την απόδειξη πληρωμής του κάθε ΧΕΠ,  2) υπογραφές κ ημερομηνία εξόφλησης των ΧΕΠ από τους διαχ/στες πληρωμών, 3) αντιπαραβολή της κατάστασης εξοφλημένων ενταλμάτων με τα αντίστοιχα ΧΕΠ.    Αφού τελειώσει η αρχειοθέτηση των ΧΕΠ τα δέματα παραδίδονται στους ΥΥΔ που είναι υπεύθυνοι για την τήρηση του αρχείου της ΔΟΤΔ συμπληρώνοντας  στο βιβλίο που τηρούν την ημερομηνία παράδοσης και τον αριθμό των καταστάσεων που παραδόθηκαν.		Υπάλληλος Ταμείου

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Τμήμα Ελέγχου και Πιστοπίησης Δαπάνων

Μητρώα που τηρούνται

α)   Καταστάσεις ΧΕΠ του Τμήματος Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών     

β)   Διαβιβαστικά για επιστροφή ΧΕΠ στο Τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης

            Δαπανών