ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
1.Εισαγωγή
Το παρόν λήμμα παρουσιάζει την ανάλυση, σχεδίαση και τεκμηρίωση ενός Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (Human Resources Information System – HRIS). Το σύστημα αποσκοπεί στη βελτίωση της οργάνωσης και της αποδοτικότητας των διαδικασιών που σχετίζονται με τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού ενός οργανισμού. Το HRIS υποστηρίζει τη διαχείριση των στοιχείων των υπαλλήλων, των συμβάσεων, της μισθοδοσίας, των παρουσιών, των αδειών, των έργων, των εκπαιδεύσεων και των πιστοποιήσεων, συμβάλλοντας στη μείωση του διοικητικού φόρτου και στην καλύτερη λήψη αποφάσεων.
2. Σκοπός και Στόχοι του Συστήματος
Σκοπός του συστήματος είναι η ολοκληρωμένη, ασφαλής και αποδοτική διαχείριση των πληροφοριών που αφορούν το προσωπικό ενός οργανισμού.
Οι βασικοί στόχοι του συστήματος είναι:
- Η οργανωμένη αποθήκευση και διαχείριση των στοιχείων των υπαλλήλων
- Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας αιτήσεων και εγκρίσεων αδειών
- Η παρακολούθηση παρουσιών και απουσιών
- Η υποστήριξη της διαδικασίας μισθοδοσίας
- Η διαχείριση έργων και αναθέσεων
- Η καταγραφή εκπαιδεύσεων και πιστοποιήσεων
- Η παραγωγή αναφορών και στατιστικών στοιχείων
3. Λειτουργικές Απαιτήσεις
Το πληροφοριακό σύστημα HRIS υποστηρίζει τις ακόλουθες βασικές λειτουργίες:
- Καταχώρηση, τροποποίηση και αναζήτηση στοιχείων υπαλλήλων
- Διαχείριση οργανωτικής δομής (τμήματα, ρόλοι, θέσεις)
- Διαχείριση συμβάσεων εργασίας και παροχής υπηρεσιών
- Καταγραφή παρουσιών και ωραρίου
- Υποβολή, έλεγχος και έγκριση αιτήσεων αδειών
- Υπολογισμός και διαχείριση μισθοδοσίας
- Διαχείριση έργων και ανάθεση εργασιών
- Καταχώρηση εκπαιδεύσεων και πιστοποιήσεων
- Διαχείριση εγγράφων προσωπικού
4. Μοντέλο Δεδομένων – ERD
Το μοντέλο δεδομένων του συστήματος σχεδιάστηκε με βάση τις λειτουργικές απαιτήσεις και περιλαμβάνει βασικές οντότητες όπως: Υπάλληλος, Τμήμα, Σύμβαση, Μισθοδοσία, Παρουσίες, Άδεια, Έργο, Εκπαίδευση, Πιστοποίηση και Λογαριασμός Χρήστη.
Το διάγραμμα οντοτήτων–συσχετίσεων (ERD) απεικονίζει τη δομή της βάσης δεδομένων και τις σχέσεις μεταξύ των οντοτήτων, εξασφαλίζοντας την ακεραιότητα των δεδομένων και την ορθολογική οργάνωσή τους. 5. Περιγραφή Επιχειρησιακής Διαδικασίας – BPMN Η βασική επιχειρησιακή διαδικασία που αναλύθηκε είναι η διαδικασία υποβολής και έγκρισης άδειας.
Η διαδικασία περιλαμβάνει τα εξής στάδια:
- Ο υπάλληλος υποβάλλει αίτηση άδειας μέσω του συστήματος.
- Το σύστημα ελέγχει την ορθότητα των στοιχείων.
- Η αίτηση προωθείται στον προϊστάμενο για έγκριση ή απόρριψη.
- Ο προϊστάμενος λαμβάνει απόφαση.
- Το σύστημα ενημερώνει τον υπάλληλο για το αποτέλεσμα.
Το διάγραμμα BPMN αποτυπώνει τη ροή της διαδικασίας και τους εμπλεκόμενους ρόλους.
6. Συμπεράσματα
Το προτεινόμενο πληροφοριακό σύστημα HRIS παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, βελτιώνοντας σημαντικά την αποδοτικότητα, τη διαφάνεια και την αξιοπιστία των διοικητικών διαδικασιών.
Η σωστή μοντελοποίηση των δεδομένων και των διαδικασιών εξασφαλίζει την επεκτασιμότητα του συστήματος και τη δυνατότητα μελλοντικών βελτιώσεων, καθιστώντας το κατάλληλο για χρήση σε σύγχρονους οργανισμούς.