Σχολικές εκδρομές: Επιλογή ταξιδιωτικού γραφείου και Σύμβαση οργανωμένου ταξιδιού

Σχολικές εκδρομές: Επιλογή ταξιδιωτικού γραφείου και Σύμβαση οργανωμένου ταξιδιού
Από ποιους παρέχεται	Σχολικές μονάδες
Σε ποιους παρέχεται	Τουριστικά-Ταξιδιωτικά Γραφεία
Νομοθετικό πλαίσιο	Υπουργική Απόφαση
Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση	>10 ημέρες

Περιγραφή Υπηρεσίας

Κατά τη διάρκεια του διδακτικού έτους οι σχολικές μονάδες της Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης πραγματοποιούν ημερήσιες και πολυήμερες εκπαιδευτικές εκδρομές, επισκέψεις στη Βουλή των Ελλήνων, εκπαιδευτικές επισκέψεις στο πλαίσιο καινοτόμων προγραμμάτων σχολικών δραστηριοτήτων, εκπαιδευτικές επισκέψεις στο εξωτερικό στο πλαίσιο εκπαιδευτικών ανταλλαγών, αδελφοποιήσεων, διμερών προγραμμάτων και διαγωνισμών, καθώς και μετακινήσεις στο πλαίσιο ευρωπαϊκών προγραμμάτων και δραστηριοτήτων. Κάθε σχολική εκδρομή-επίσκεψη που απαιτεί μετακίνηση των συμμετεχόντων με μέσα μαζικής μεταφοράς γίνεται βάσει Σύμβασης οργανωμένου ταξιδιού, την οποία υπογράφει ο Διευθυντής του σχολείου με ταξιδιωτικό γραφείο, που επιλέγεται μετά από ανοιχτό διαγωνισμό.

Σχετική Νομοθεσία

• 29287/Γ2/10-11-2011 Απόφαση Υπουργείου Παιδείας (ΦΕΚ 2769/2-12-2011 τ. Β΄)
• 

• 4802/ΙΑ/17-1-2012 εγκύκλιος Υπουργείου Παιδείας και ΗΑΤΤΑ 2012 "Μνημόνιο-Συμφωνία Συνεργασίας μεταξύ των Υπουργείων Παιδείας, Πολιτισμού και Τουρισμού με τον Σύνδεσμο των εν Ελλάδι Τουριστικών και Ταξιδιωτικών Γραφείων (Η.Α.Τ.Τ.Α.)"
• 

Τρόπος διεκπεραίωσης

Α. Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος

• Για τις προγραμματιζόμενες εκδρομές-μετακινήσεις ο Διευθυντής του σχολείου προκηρύσσει στην ιστοσελίδα της αρμόδιας Διεύθυνσης Εκπαίδευσης εκδήλωση ενδιαφέροντος, στην οποία υποχρεωτικά αναγράφονται: προορισμός, προβλεπόμενος αριθμός συμμετεχόντων, μεταφορικό/ά μέσο/α, κατηγορία καταλύματος, λοιπές υπηρεσίες, υποχρεωτική Ασφάλιση Ευθύνης Διοργανωτή και προαιρετικά πρόσθετη ασφάλιση, που καλύπτει τα έξοδα σε περίπτωση ατυχήματος ή ασθένειας.
• Οι προσφορές, που θα πρέπει να είναι τουλάχιστον τρεις (3), κατατίθενται κλειστές στο σχολείο. Με κάθε προσφορά κατατίθεται από το ταξιδιωτικό γραφείο απαραιτήτως και υπεύθυνη δήλωση ότι διαθέτει ειδικό σήμα λειτουργίας, το οποίο βρίσκεται σε ισχύ.

Β. Επιλογή ταξιδιωτικού γραφείου

• Για την αξιολόγηση των προσφορών και την επιλογή της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη, συγκροτείται Επιτροπή, με Πράξη του Διευθυντή του σχολείου, η οποία αποτελείται από τον ίδιο, ως πρόεδρο, δύο (2) συνοδούς-εκπαιδευτικούς, που ορίζονται από το Σύλλογο των Διδασκόντων Καθηγητών, έναν (1) εκπρόσωπο του Συλλόγου Γονέων και Κηδεμόνων, εφόσον λειτουργεί τέτοιος Σύλλογος, και από εκπροσώπους του 15μελούς Μαθητικού Συμβουλίου ή των 5μελών Συμβουλίων των Μαθητικών Κοινοτήτων που θα λάβουν μέρος στην εκδρομή-μετακίνηση, οι οποίοι εκπροσωπούνται με μία (1) ψήφο. Η Επιτροπή έχει την αρμοδιότητα και ευθύνη επιλογής του ταξιδιωτικού γραφείου που θα πραγματοποιήσει την εκδρομή-μετακίνηση.
• Μετά τη λήξη της διαδικασίας αξιολόγησης των προσφορών και πριν την υπογραφή της Σύμβασης οργανωμένου ταξιδιού, ο Διευθυντής του σχολείου αποστέλλει στο Η.Α.Τ.Τ.Α. αντίγραφα των εγγράφων που αποδεικνύουν για το τουριστικό γραφείο που κατέθεσε την προσφορά που επιλέγεται, την ύπαρξη σε ισχύ σύμβασης ασφάλισης επαγγελματικής ευθύνης για τη συγκεκριμένη εκδρομή, με τις ελάχιστες προβλεπόμενες από τη νομοθεσία καλύψεις. Συγκεκριμένα: α) κάλυψη αστικής επαγγελματικής ευθύνης προερχόμενης από λάθη και παραλείψεις του τουριστικού γραφείου, β) σε περίπτωση αφερεγγυότητας ή πτώχευσης του τουριστικού γραφείου κάλυψη πέραν των άλλων αξιώσεων της υποχρέωσης επιστροφής των καταβληθέντων και του επαναπατρισμού των προσώπων που συμμετέχουν στην εκδρομή, γ) προαιρετική ασφαλιστική κάλυψη των εξόδων σε περίπτωση ατυχήματος ή ασθένειας των προσώπων που συμμετέχουν στην εκδρομή.
• Ο Η.Α.Τ.Τ.Α., μετά τη διασταύρωση των υποβαλλόμενων στοιχείων, ενημερώνει τον Διευθυντή του σχολείου για το αποτέλεσμα του σχετικού ελέγχου, το οποίο θα λαμβάνεται υπόψη για την κατακύρωση της εκδρομής στο συγκεκριμένο τουριστικό γραφείο.
• Η τελική επιλογή του ταξιδιωτικού γραφείου καταγράφεται στο Πρακτικό που συντάσσεται και στο οποίο αναφέρονται με σαφήνεια τα κριτήρια επιλογής. Το εν λόγω Πρακτικό, εφόσον ζητηθεί, κοινοποιείται από τον Διευθυντή του σχολείου σε κάθε συμμετέχοντα ή/και έχοντα νόμιμο δικαίωμα να ενημερωθεί, ο οποίος μπορεί να υποβάλει ένσταση κατά της επιλογής εντός δύο (2) ημερών από τη σύνταξη του Πρακτικού επιλογής.

Γ. Σύμβαση οργανωμένου ταξιδιού

• Μετά την εξέταση των ενδεχόμενων ενστάσεων από την επιτροπή, γίνεται η τελική επιλογή του ταξιδιωτικού γραφείου και το σχολείο συντάσσει Σύμβαση οργανωμένου ταξιδιού (ιδιωτικό συμφωνητικό), που υπογράφεται από τα συμβαλλόμενα μέρη. Στη σύμβαση περιλαμβάνονται απαραιτήτως τα εξής: α) Το εγκεκριμένο από το Σύλλογο Διδασκόντων Καθηγητών αναλυτικό πρόγραμμα της εκδρομής. β) Το όνομα του ξενοδοχείου, η κατηγορία του, ο αριθμός δωματίων και κλινών και οι παρεχόμενες από αυτό υπηρεσίες. γ) Η Ασφάλεια αστικής επαγγελματικής ευθύνης. δ) Το συνολικό κόστος της εκδρομής και κόστος ανά μαθητή. ε) Τους Γενικούς Όρους συμμετοχής στην εκδρομή.
• Το σχολείο υποχρεούται να αναρτά στον πίνακα ανακοινώσεων και στην ιστοσελίδα του τις προσφορές των τουριστικών γραφείων, τη σύμβαση οργανωμένου ταξιδιού που υπογράφτηκε και τον αριθμό του ασφαλιστηρίου συμβολαίου επαγγελματικής ευθύνης, καθώς επίσης να τα κοινοποιεί στο Η.Α.Τ.Τ.Α.

Έντυπα που χρησιμοποιούνται

• Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για υποβολή οικονομικής προσφοράς
• Σύμβαση οργανωμένου ταξιδιού
• Ασφαλιστήριο συμβόλαιο επαγγελματικής ευθύνης

Διαδικασίες

Α	Βήματα διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος διεκπεραίωσης για κάθε βήμα
1	Σύνταξη Πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος	Άρθρο 14 παρ. 1 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Διευθυντής σχολικής μονάδας	1 ημέρα
2	Αποστολή Πρόσκλησης στην οικεία Διεύθυνση Εκπαίδευσης και στον ΗΑΤΤΑ	Άρθρο 14 παρ. 1 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011 και ΗΑΤΤΑ 2012	Διευθυντής σχολικής μονάδας	20 λεπτά
3	Ανάρτηση της Πρόσκλησης στην ιστοσελίδα του σχολείου	Άρθρο 14 παρ. 1 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Διευθυντής σχολικής μονάδας	10 λεπτά
4	Ανάρτηση Πρόσκλησης στην ιστοσελίδα της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης	Άρθρο 14 παρ. 1 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Αρμόδιος υπάλληλος	10 λεπτά
5	Πράξη ορισμού επιτροπής αξιολόγησης προσφορών	Άρθρο 14 παρ. 2 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Διευθυντής σχολικής μονάδας και Σύλλογος Διδασκόντων	1 ώρα
6	Συγκέντρωση προσφορών από ταξιδιωτικά γραφεία	Άρθρο 14 παρ. 1 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Διευθυντής σχολικής μονάδας	3-7 ημέρες
7	Αξιολόγηση προσφορών και επιλογή ταξιδιωτικού γραφείου	Άρθρο 14 παρ. 2 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Επιτροπή αξιολόγησης προσφορών	3 ώρες
8	Αποστολή στον ΗΑΤΤΑ εγγράφων για την επιλογή ταξιδιωτικού γραφείου	ΗΑΤΤΑ 2012	Διευθυντής σχολικής μονάδας	1 ημέρα
9	Απάντηση από ΗΑΤΤΑ σχετικά με την επιλογή ταξιδιωτικού γραφείου και αποστολή της στη σχολική μονάδα	ΗΑΤΤΑ 2012	Αρμόδια επιτροπή και αρμόδιος υπάλληλος του ΗΑΤΤΑ	2 ημέρες
10	Σύνταξη Πρακτικού επιλογής ταξιδιωτικού γραφείου και προθεσμία για ενστάσεις	Άρθρο 14 παρ. 2 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Διευθυντής σχολικής μονάδας και Σύλλογος Διδασκόντων	2 ημέρες
11	Εξέταση ενστάσεων	Άρθρο 14 παρ. 3 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Επιτροπή αξιολόγησης προσφορών	3 ώρες
12	Υπογραφή Σύμβασης οργανωμένου ταξιδιού	Άρθρο 14 παρ. 3 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011	Διευθυντής σχολικής μονάδας και εκπρόσωπος του ταξιδιωτικού γραφείου	1 ημέρα
13	Ανάρτηση προσφορών, Σύμβασης οργανωμένου ταξιδιού και αριθμού Ασφαλιστηρίου συμβολαίου επαγγελματικής ευθύνης στην ιστοσελίδα του σχολείου, αποστολή τους στην οικεία Διεύθυνση Εκπαίδευσης και κοινοποίησή τους στον ΗΑΤΤΑ	Άρθρο 14 παρ. 4 της ΥΑ 129287/Γ2/10-11-2011 και ΗΑΤΤΑ 2012	Διευθυντής σχολικής μονάδας	1 ώρα

Άλλες υπηρεσίες του φορέα μας

• Σύλλογος Διδασκόντων Καθηγητών σχολικής μονάδας
• Συμβούλια Μαθητικών Κοινοτήτων
• Σύλλογος Γονέων και Κηδεμόνων
• Επιτροπή αξιολόγησης προσφορών

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

• Διεύθυνση Πρωτοβάθμιας/Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης
• Σύνδεσμος των εν Ελλάδι Τουριστικών και Ταξιδιωτικών Γραφείων - Η.Α.Τ.Τ.Α.