Οικονομική Διαχείριση (Δήμοι)

Οικονομική Διαχείριση (Δήμοι)

Περιγραφή Υπηρεσίας

Οικονομική Διαχείριση

Σχετική Νομοθεσία

ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ –ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ –ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ -ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ (ΦΕΚ, ΥΑ, ΚΥΑ, ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ αναφορά της  απαιτούμενης νομοθεσίας)

§  Ν2522/1997 (ΦΕΚ178/Α/08.09.1997) - Δικαστική Προστασία κατά το Στάδιο που Προηγείται της Σύναψης Συμβάσεως Δημοσίων Έργων, Κρατικών Προμηθειών & Υπηρεσιών σύμφωνα με την οδηγία 89/665ΕΟΚ

§  Ν.3463/2006 (ΦΕΚ14/Α/08.06.2006) Κώδικας Δήμων & Κοινοτήτων

§  Ν3852/2010 (ΦΕΚ87/Α/07.06.2010) Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης & Αποκεντρωμένης Αυτοδιοίκησης – Πρόγραμμα Καλλικράτης

§  ΠΔ28/1980 (ΦΕΚ11/Α/15.01.1980) Περί Εκτελέσεως Έργων & Προμηθειών Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης

§  Π.Δ.60/2007 (ΦΕΚ64/Α/16.03.2007) Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ ''περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών'', όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16.11.2005

§  ΠΔ 113/2010 (ΦΕΚ194/Α/22.11.2010) Ανάληψη Υποχρεώσεων από τους Διατάκτες

§  ΠΔ136/2011 (ΦΕΚ267/Α/31.12.2011) Καθορισμός Κατώτατου Ύψους των Δαπανών που Ελέγχονται από το Ελεγκτικό Συνέδριο

§  ΕΚΠΟΤΑ11389/1993 (ΦΕΚ185/Β/23.03.1993) Ενιαίος Κανονισμός Προμηθειών Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης

H υπ. Αριθμ. 23/30-5-2014 εγκύκλιος (Αρ. Πρωτ.41032/12432/2014), της Διεύθυνσης Οικονομικής & Ταμειακής Διαχείρισης.

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Απαραίτητα Δικαιολογητικά	Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας		Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Παραλαβή Μελέτης - Ενδεικτικού Προϋπολογισμoύ		Το ΤΔΥ ζητάει από την αρμόδια υπηρεσία με τη διαδικασία εισερχομένων-εξερχομένων, σύνταξη μελέτης σύμφωνα με τον προϋπολογισμό της Διεύθυνσης και τις ανάγκες των παιδικών σταθμών, για εξειδικευμένες προμήθειες π.χ. ηλεκτρονικοί υπολογιστές (που έχουν εκφραστεί με πρωθύστερα υπηρεσιακά σημειώματα τα οποία έχουν υπογραφεί από τις αρμόδιες Προϊσταμένες των Τμημάτων των Παιδικών Σταθμών) με την παραλαβή της μελέτης από τον Π/Τ ΔΥ,  δίνεται στον Α/Υ πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται σε ειδικό αρχείο κλασέρ. Στην περίπτωση που το είδος της προμήθειας δεν απαιτεί εξειδικευμένη μελέτη, συντάσσεται ο ενδεικτικός προϋπολογισμός για την προμήθεια από τα τμήματα παιδικών σταθμών, τα οποία στη συνέχεια με εσωτερικό πρωτόκολλο παραδίδονται στον Α/Υ. Συντάσσεται εκ νέου ένας νέος ενοποιημένος ενδεικτικός προϋπολογισμός, ο οποίος υπογράφεται από τον Α/Υ, Π/ΔΥ και τον Π/Δ. Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία εισερχομένων - εξερχομένων και αποστέλλεται στο ΤΠΔ, ενώ ταυτόχρονα φυλάσσεται ένα αντίγραφο, στο ειδικό αρχείο των ενδεικτικών προϋπολογισμών.
2	Σύνταξη Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ)		Η σύνταξη του ΑΑΥ γίνεται από τον ΑΥ για τη συγκεκριμένη δαπάνη του ΤΔΥ με βάση: §  την ΑΔΣ έγκρισης του Προϋπολογισμού του Οικονομικού Έτους και §  την εγκριτική Απόφαση της Αποκεντρωμένης Διοίκησης ΜΑ-ΘΡΑ για την ΑΔΣ. §  τον ενδεικτικό προϋπολογισμό-μελέτη για κάθε προμήθεια
3	Αποστολή Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ)		Το ΑΑΥ υπογράφεται από τον Π/Τ, τον Π/Δ και στη συνέχεια, ακολουθώντας τη διαδικασία των Εξερχομένων Εγγράφων, μέσω Γενικού Πρωτοκόλλου (ένα αντίγραφο φυλάσσεται στον αντίστοιχο φάκελο του θέματος του ΤΔΥ) υποβάλλεται στη ΔΟΤΔ προκειμένου να χρεωθεί στο ΤΠΟΠ για την έκδοση Πρότασης Ανάληψης Υποχρέωσης (ΠΑΥ), η οποία στη συνέχεια παραλαμβάνεται από Υπάλληλο της ενδιαφερόμενης Υπηρεσίας με υπογραφή στο Βιβλίο Πιστώσεων, το οποίο τηρείται στο ΤΠΟΠ.  Η Κατάσταση Πιστώσεων προς τις Υπηρεσίες τυπώνεται από το ΟΠΣΟΥ και παραμένει στο ΤΠΟΠ.
4	Παραλαβή Εγκεκριμένου Αιτήματος		Η ΠΑΥ (με τη διαδικασία των Εισερχομένων Εγγράφων) παραλαμβάνεται από τον Π/ΔΥ του ΤΔΥ, ο οποίος τοποθετεί στον αντίστοιχο φάκελο του Θέματος το πρωτότυπο και παραδίδει φωτοτυπία αυτής στον Α/Υ για τη συγκεκριμένη δαπάνη-προμήθεια ενημέρωση στο αρμόδιο Τμήμα της Διεύθυνσης.
5	Εισήγηση προς Οικονομική Επιτροπή (ΟΕ)		Ο ΑΥ για τη συγκεκριμένη δαπάνη του ΤΔΥ συντάσσει εισήγηση προς την ΟΕ, για έγκριση δαπάνης και διάθεση πίστωσης, το Σχέδιο της οποίας υπογράφεται (σύμφωνα με τη διαδικασία Εξερχομένων Εγγράφων από τον συντάξαντα, τον Π/Τ, τον Π/Δ , το Γενικό Διευθυντή, τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο), πρωτοκολλείται στο Πρωτόκολλο της Διεύθυνσης και στο Γενικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια αποστέλλεται στο ΤΔΥ της ΟΕ και ΕΠΟΙΖΩ (Επιτροπής Ποιότητας Ζωής) για να εισαχθεί ως θέμα στην Ημερήσια Διάταξη, συνοδευόμενη από τα απαραίτητα δικαιολογητικά (ΠΑΥ, ΑΑΥ, και όπου απαιτείται ΑΔΣ ή ΑΔ). Η εισήγηση, ως πρωτογενές αίτημα, κατά περίπτωση, καταχωρείται από τον συντάκτη αυτής στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ) και στη συνέχεια τόσο η εισήγηση, όσο και η ανάρτηση αυτής στο Μητρώο, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της ΟΕ και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-Mail).
6	Παραλαβή Απόφασης Οικονομικής Επιτροπής		Η ΑΟΕ αφού αναρτηθεί από το ΤΔΥ της ΟΕ και ΕΠΟΙΖΩ στο Πρόγραμμα Διαύγεια και στο Μητρώο Συμβάσεων, αποστέλλεται στο ΤΔΥ της εισηγήτριας Υπηρεσίας, (στο οποίο δια της διαδικασίας Εισερχομένων Εγγράφων πρωτοκολλείται και χρεώνεται στον ΑΥ), ή κατά περίπτωση ο ΑΥ του ΤΔΥ της εισηγήτριας Υπηρεσίας, εκτυπώνει την ΑΟΕ από το Πρόγραμμα Διαύγεια.
7	Εισήγηση προς το Δημοτικό Συμβούλιο
8	Παραλαβή Απόφασης Δ.Σ.
9	Αποστολή Φακέλου Διαγωνισμού στο Τμήμα Προκηρύξεων
10	Παρακολούθηση πορείας της Προμήθειας
11	Παραλαβή Συμφωνητικού & Συνοδευτικών
12	Παραλαβή Τιμολογίου, ΑΠΥ, κ.λπ.
13	Πρωτοκόλληση Πρακτικού Παραλαβής
14	Αποστολή παραστατικών στο Τμήμα Αποθηκών
15	Έλεγχος και Διαβίβαση Φακέλου ενταλματοποίησης δαπάνης
16	Παρακολούθηση ενταλματοποίησης δαπάνης
17	Ανάκληση πίστωσης
18
19
20

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Μητρώα που τηρούνται

Το ΤΔΥ στα πλαίσια της γραμματειακής υποστήριξης που παρέχει στη Διεύθυνση έχει ως υποχρέωση την τήρηση αρχείων των εγγράφων – αρχειοθέτηση.

• Τα εισερχόμενα έγγραφα αφού χρεωθούν και πρωτοκολληθούν (διαδικασία Εισερχομένων Εγγράφων), αρχειοθετούνται χρονολογικά. Εάν το εισερχόμενο έγγραφο αφορά σε ενημέρωση ή ενέργειες μεμονωμένου Τμήματος της Διεύθυνσης, στο ΤΔΥ αρχειοθετείται αντίγραφο του πρωτότυπου εγγράφου. Εάν όμως το έγγραφο αφορά ενέργειες του ΤΔΥ και συνολικά της Διεύθυνσης τότε το πρωτότυπο παραμένει στο αρχείο του ΤΔΥ.
• Τα εξερχόμενα έγγραφα αφού επιστρέψουν, ως εσωτερική διανομή, καταχωρούνται χρονολογικά στο σχετικό φάκελο.

1	Τήρηση φυσικού αρχείου Οικονομικής Διαχείρισης Τηρείται φυσικό αρχείο, σύμφωνα με το Ν.3852/2010 άρθρο 71 με κωδικοποίηση (φάκελοι – υποφάκελοι).
	Ι	των φακέλων των προμηθειών - εργασιών
	ΙΙ	των Αποφάσεων (Δημάρχου, Οικονομικής Επιτροπής, Δημοτικού Συμβουλίου, κ.λπ.)
2	Τυποποιημένα έγγραφα
3	Τήρηση Βιβλίου Πρωτοκόλλου
4	Τήρηση Φακέλων Αλληλογραφίας
5	Τήρηση Φακέλου Μελετών – Π/σμών Ενδεικτικών
6	Τήρηση Ηλεκτρονικού Αρχείου
7	Εκκαθάριση αρχείων Η εκκαθάριση των αρχείων γίνεται σύμφωνα με το ΠΔ480/1985 που αφορά στην ''Εκκαθάριση των αρχείων των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των Ιδρυμάτων, Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου και συνδέσμου αυτών...'' και το υπ' αριθμ. 63492/22-9-2011 έγγραφο της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας - Θράκης με τίτλο: Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου, των ΟΤΑ και των Φορέων του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, καθώς και την ενημέρωση του Γενικού Αρχείου του Κράτους (ΓΑΚ) για την καταστροφή αρχείων.