Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων-docs.auth

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων-docs.auth

Περιγραφή Υπηρεσίας

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (docs.auth.gr) του ΑΠΘ βασίζεται στο ανοιχτό λογισμικό Alfresco και η χρήση του συστήματος είναι δυνατή για όλες τις διοικητικές και ακαδημαϊκές μονάδες του ΑΠΘ.

Στις βασικότερες λειτουργίες του περιλαμβάνονται:

• Υποβολή αιτημάτων μέλους τη μονάδα του. Οποιοδήποτε μέλος του συστήματος έχει τη δυνατότητα να αιτηθεί αίτημα προς τη μονάδα του. Ο γραμματέας ειδοποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με νέες αιτήσεις ενώ η τελική απάντηση προωθείται αυτόματα στον τελικό χρήστη.
• Υποβολή αιτημάτων μέλους προς το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης ΑΠΘ. Το σύστημα υποστηρίζει ειδική διαδικασία για την εξυπηρέτηση αιτήσεων χρηστών από το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης ΑΠΘ το οποίο εξυπηρετεί την αίτηση, το σύστημα ενημερώνει το χρήστη σχετικά με την πορεία της αίτησης ενώ η τελική απάντηση προωθείται αυτόματα στον τελικό χρήστη.
• Συνεργατική χρήση και διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Κάθε μονάδα διαθέτει το δικό της χώρο στον οποίο έχουν πρόσβαση μόνο τα μέλη της μονάδας τα οποία συγχρονίζονται αυτόματα με βάση τα δεδομένα που συντηρούνται στο κεντρικό Σύστημα Μηχανοργάνωσης της διοίκησης.
• Ηλεκτρονική πρωτοκόλληση διοικητικών εγγράφων Μονάδας ΑΠΘ εφόσον ζητηθεί να χρησιμοποιηθεί ως εφαρμογή πρωτοκόλλου. Κάθε μονάδα έχει τη δυνατότητα να συντηρεί το δικό της αυτόνομο πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων με δυνατότητα αρχικοποίησης αρίθμησης κατά την έναρξη του έτους.
• Ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των μονάδων ΑΠΘ. Οι μονάδες που συμμετέχουν στο σύστημα έχουν τη δυνατότητα να ανταλλάσουν ηλεκτρονικά έγγραφα μέσω του συστήματος ενώ οι υπεύθυνοι ειδοποιούνται σχετικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σχετική Νομοθεσία

Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΑΠΘ, it.auth. Υπηρεσίες e-university.

Τρόπος διεκπεραίωσης

Ηλεκτρονική πρωτοκόλληση διοικητικών εγγράφων του Τμήματος Μηχανολόγων Μηχανικών του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης.

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Ηλεκτρονική σελίδα: https://docs.auth.gr/

Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.

• Δεν απαιτούνται.

Δικαιολογητικά

Δεν απαιτούνται.

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Είσοδος στη σελίδα https://docs.auth.gr	Σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για το προσωπικό του ΑΠΘ (docs)	Διοικητικός υπάλληλος της Γραμματείας
2	Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης		Διοικητικός υπάλληλος της Γραμματείας
3	Ιστοχώροι - Τμήμα Μηχανολόγων Μηχανικών		Διοικητικός υπάλληλος της Γραμματείας
4	Έγγραφα - ανά κατηγοριοποίηση		Διοικητικός υπάλληλος της Γραμματείας
5	Πρωτόκολλο	Πρωτοκόλληση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων του Τμήματος
6	Φόρτωση Βιβλιοθήκης εγγράφων- Μεταφόρτωση εγγράφων από ηλεκτρονικά αρχεία σε μορφή .pdf
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Μητρώα που τηρούνται

Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.