Παρακολούθηση Εκκρεμών Δικαστικών Υποθέσεων

Παρακολούθηση Εκκρεμών Δικαστικών Υποθέσεων
Από ποιους παρέχεται	Δήμος Θεσσαλονίκης, Διεύθυνση Νομικής Υποστήριξης, Τμήμα Γραμματείας και Αρχείου
Σε ποιους παρέχεται	Υπηρεσίες Δήμου
Νομοθετικό πλαίσιο	Νέος ΟΕΥ (ΦΕΚ 3360/2012)

Περιγραφή Υπηρεσίας

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να διασφαλίσει τον τρόπο εφαρμογής των καθορισμένων δραστηριοτήτων του Τμήματος Γραμματείας & Αρχείου της Δ/νση Νομικής Υποστήριξης που προβλέπονται από τον ΟΕΥ για την εύρυθμη λειτουργία της Δ/νσης, με αντικειμενικό στόχο:

• την έγκαιρη ενημέρωση των εμπλεκομένων Υπηρεσιών του Δήμου και την αποστολή από αυτές στοιχείων σχετικά με την επίδικη υπόθεση,
• την έγκαιρη ενημέρωση των Δικηγόρων του Δήμου Θεσσαλονίκης προκειμένου να παρασταθούν στο δικαστήριο για την υπεράσπιση των συμφερόντων του Δήμου
• την ενημέρωση των  εμπλεκόμενων Υπηρεσιών του Δήμου σχετικά με την έκβαση της υπόθεσης προκειμένου να προβούν σε τυχόν ενέργειες. 

Σχετική Νομοθεσία

Νέος ΟΕΥ (ΦΕΚ 3360/2012)[1]

Τρόπος διεκπεραίωσης

Χειρόγραφα ως προς τη διεκπεραίωση, ηλεκτρονικά ως προς την τήρηση του αρχείου.

Τα δικόγραφα παραδίδονται από δικαστικό επιμελητή στους  ορισμένους με Απόφαση Δημάρχου υπαλλήλους του Τμήματος Γραμματείας και Αρχείου ή ταχυδρομικά, οι οποίοι τα προωθούν στον αρμόδιο υπάλληλο του Τμήματος Γραμματείας και Αρχείου προκειμένου να τα πρωτοκολλήσει, σύμφωνα με τη διαδικασία εισερχομένων - εξερχομένων εγγράφων.

Στη συνέχεια, ο αρμόδιος υπάλληλος του Τμήματος Γραμματείας και Αρχείου προωθεί τα δικόγραφα στον Προϊστάμενο του Τμήματος Δικαστικού (Νομικό Σύμβουλο), ο οποίος χρεώνει την κάθε υπόθεση σε δικηγόρο για να προχωρήσει στις απαιτούμενες ενέργειες. Η χρέωση γίνεται ανάλογα με το αντικείμενο που χειρίζεται ο δικηγόρος και τον φόρτο εργασίας  μονογράφοντας το δικόγραφο και σημειώνοντας το ονοματεπώνυμό του.

Τα δικόγραφα παραδίδονται στον αρμόδιο υπάλληλο του ΤΓ&Α, ο οποίος τα παραλαμβάνει και εν συνεχεία:

• καταχωρεί στο πρόγραμμα πρωτοκόλλου τις χρεώσεις,
• καταχωρεί στο ηλεκτρονικό πρόγραμμα για την δημιουργία δικαστικού φακέλου τη χρέωση και τα στοιχεία του δικογράφου (είδος, αριθμός κατάθεσης, διάδικοι, ημερομηνία εκδίκασης, απόφαση) για την παρακολούθηση των δικαστηρίων, δημιουργώντας έτσι τον ηλεκτρονικό φάκελο παρακολούθησης της υπόθεσης
• δημιουργεί και οργανώνει τον έντυπο φάκελο της υπόθεσης, μέσα στον οποίο τοποθετούνται όλα τα σχετικά έγγραφα που αφορούν τη συγκεκριμένη υπόθεση, ο οποίος παραδίδεται στον αρμόδιο δικηγόρο.

Ο αρμόδιος υπάλληλος τηρεί ημερήσιο ημερολόγιο με τις δικάσιμους. Φροντίζει να το ενημερώνει, όποτε απαιτείται, σε συνεργασία με το δικηγόρο που χειρίζεται κάθε υπόθεση. Η ημερομηνία δικασίμου ορίζεται στα δικόγραφα που επιδίδονται στη Διεύθυνση ή στις κλήσεις που παραλαμβάνονται. Σε περίπτωση αναβολής μιας υπόθεσης ο χειριστής δικηγόρος ενημερώνει τον αρμόδιο υπάλληλο του ΤΓ&Α, ο οποίος και καταχωρεί την ημερομηνία αναβολής στο ημερολόγιο.

Για την καλύτερη παρακολούθηση των δικασίμων, ο αρμόδιος υπάλληλος συμπληρώνει το έντυπο ‘Μηνιαίος Πίνακας Παρακολούθησης Δικαστηρίων’ που περιλαμβάνει τα δικαστήρια κάθε μήνα. Στον πίνακα αναγράφεται η ημερομηνία δικασίμου, το είδος της υπόθεσης,  οι αντίδικοι και η θέση του Δήμου (ως ενάγοντα ή εναγόμενου), ο χειριστής δικηγόρος της υπόθεσης και το αν η υπόθεση εκδικάζεται πρώτη φορά ή αν προέρχεται από αναβολή.

Στην περίπτωση που υπάρχει ανάγκη ανάθεσης σε εξωτερικούς δικηγόρους, σύμφωνα με το άρθρο 72 § 1 παρ. ιε΄ εδ γ΄ του Ν. 3852/10, ο αρμόδιος υπάλληλος  προωθεί τις εισηγήσεις που συντάσσονται από τους δικηγόρους του Τμήματος Δικαστικού για την έκδοση αποφάσεων Οικονομικής Επιτροπής με την οποία εγκρίνεται η ανάθεση της συγκεκριμένης υπόθεσης  σε συγκεκριμένο εξωτερικό συνεργάτη και Δημοτικού Συμβουλίου για τον καθορισμό της αμοιβής του. Ο αρμόδιος επί των οικονομικών υπάλληλος εισηγείται για την έγκριση ΠΑΥ. Εν συνεχεία, ακολουθεί η υπογραφή σύμβασης και η ενταλματοποίηση της δαπάνης, σύμφωνα με τη διαδικασία ‘Οικονομική Διαχείριση’.

Ο υπάλληλος σε συνεργασία με τον αρμόδιο δικηγόρο συντάσσει ‘Υπηρεσιακό έγγραφο’ προς τις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες του Δήμου, προκειμένου να ενημερωθούν και να συγκεντρώσουν τα στοιχεία που απαιτούνται, ώστε να συμπληρωθεί ο φάκελος της υπόθεσης για να τον επεξεργαστεί ο χειριστής δικηγόρος του Δήμου προκειμένου να προετοιμαστεί εγκαίρως για το χειρισμό της υπόθεσης στο Δικαστήριο.

Μετά την παραλαβή των απαντήσεων από τις Υπηρεσίες του Δήμου, ο υπάλληλος παραλαμβάνει τα στοιχεία, τα πρωτοκολλεί και στο ηλεκτρονικό αρχείο συσχετίζει με την υπόθεση που αφορούν,τον αριθμό πρωτοκόλλου του εγγράφου, την ημερομηνία καταχώρησης στο σύστημα καιτη Δ/νση που αποστέλλει τα στοιχεία. Με αυτόν τον τρόπο, το Τμήμα Γραμματείας και Αρχείου είναι σε θέση ανά πάσα στιγμή να δώσει πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία που διαθέτει για κάθε υπόθεση. Επίσης, συμπληρώνουμε  με τα στοιχεία και τον έντυπο φάκελο της υπόθεσης.

Ο αρμόδιος υπάλληλος διανέμει τα δικόγραφα στους δικηγόρους και συμπληρώνει στο ‘Βιβλίο Δικηγόρων’, του κάθε δικηγόρου, τα δικόγραφα που του έχουν χρεωθεί και την ημερομηνία που έχει οριστεί η δικάσιμος. Παράλληλα, ο αρμόδιος υπάλληλος του ΤΓ&Α τηρεί χειρόγραφο αρχείο με τις διανομές δικογράφων - αποφάσεων που έχουν εκδοθεί.

Μετά την εκδίκαση της κάθε υπόθεσης, ο αρμόδιος δικηγόρος ενημερώνει το Τμήμα Γραμματείας και Αρχείου για την έκβασή της. Όταν εκδοθεί η απόφαση του δικαστηρίου το Τμήμα Γραμματείας και Αρχείου ενημερώνεται είτε από το χειριστή δικηγόρο είτε μέσω επίδοσης της απόφασης από τον δικαστικό επιμελητή των δικαστηρίων ή από τον αντίδικο και ενημερώνεται πάλι ο πίνακας με τον αριθμό της απόφασης και το αποτέλεσμά της. Η Απόφαση  κοινοποιείται, με Υπηρεσιακό Σημείωμα στην αρμόδια Υπηρεσία του Δήμου που την αφορά. 

Στο τέλος κάθε μήνα το έντυπο ‘Μηνιαίος Πίνακας Παρακολούθησης Δικαστηρίων’ αποτελεί και το απολογιστικό έντυπο της πορείας των δικαστηρίων για το μήνα αυτό.

Έντυπα που χρησιμοποιούνται

• Υπηρεσιακό Έγγραφο
• Ημερήσιο Ημερολόγιο Δικαστηρίων
• Μηνιαίος Πίνακας Παρακολούθησης Δικαστηρίων
• Βιβλίο Δικηγόρων

Δικαιολογητικά

Δεν απαιτούνται.

Διαδικασίες

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Παραλαβή δικογράφων		Ορισμένος με απόφαση Δημάρχου Υπάλληλος
2	Προώθηση στον Προϊστάμενο Διεύθυνσης για χρέωση υποθέσεων		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
3	Παραλαβή, καταγραφή των δικογράφων – αποφάσεων  και δημιουργία φακέλου		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
4	Συμπλήρωση ημερήσιου ημερολογίου δικασίμων		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
5	Συμπλήρωση εντύπου ‘Μηνιαίος Πίνακας Παρακολούθησης Δικαστηρίων’		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
6	Προώθηση εισήγησης για ανάθεση υπόθεσης σε εξωτερικό συνεργάτη (κατά περίπτωση)	Ν.3852/10 άρθρο 72 § 1 παρ. ιε΄ εδ γ΄	Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
7	Επικοινωνία με τις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
8	Παραλαβή στοιχείων και ενημέρωση του αρχείου		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
9	Διανομή δικογράφων αποφάσεων στους δικηγόρους		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
10	Ενημέρωση του εντύπου ‘Μηνιαίος Πίνακας Παρακολούθησης Δικαστηρίων’ με τα αποτελέσματα των δικαστηρίων		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου
11	Μηνιαίος απολογισμός δικαστικών υποθέσεων		Υπάλληλος Γραμματείας και Αρχείου

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Κάθε Υπηρεσία που εμπλέκεται και στην αντίστοιχη υπόθεση.

Μητρώα που τηρούνται

Χειρόγραφο αρχείο με τις διανομές δικογράφων - αποφάσεων.

Μηνιαίος Πίνακας Παρακολούθησης Δικαστηρίων.

Βιβλίο Δικηγόρων.

Ημερήσιο Ημερολόγιο Δικαστηρίων.