Διαχείριση Αποθήκης Ειδών

Διαχείριση Αποθήκης Ειδών
Από ποιους παρέχεται	Τμήμα Προμηθειών
Σε ποιους παρέχεται	Χρήστες Υπηρεσιών Π.Ε Πέλλας
Νομοθετικό πλαίσιο	Π.Δ. 315/1999
Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση	Σε πραγματικό χρόνο
Αρμόδια αρχή	Περιφερειακή Ενότητα Πέλλας

Περιγραφή Υπηρεσίας

Η καταγραφή, διαχείριση και παρακολούθηση αποθεμάτων, κινήσεων και αιτημάτων της Αποθήκης της Περιφερειακής Ενότητας Πέλλας σε πραγματικό χρόνο. Πρόκειται για εσωτερική διαδικασία του φορέα. Υποστηρίζονται διαδικασίες εισαγωγής, εξαγωγής και μετακίνησης ειδών, παρέχοντας πληροφορίες για τη διαθεσιμότητα, τις τοποθεσίες αποθήκευσης και τις ανάγκες παραγγελιών. Εξυπηρετεί διαχειριστές, χρήστες υπηρεσιών και προμηθευτές, επιτρέποντας την έγκαιρη λήψη αποφάσεων μέσω αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων και αναφορών. Στόχος της είναι η βελτιστοποίηση της λειτουργίας της αποθήκης, η μείωση λαθών και η διασφάλιση της ιχνηλασιμότητας σε όλες τις διαδικασίες.

Σχετική Νομοθεσία

1. Οι διατάξεις του Ν. 3852/2010 «Νέα Αρχιτεκτονική Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης – Πρόγραμμα Καλλικράτης»
2. Οι διατάξεις του Π.Δ. 133/2010 «Οργανισμός της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας» (ΦΕΚ/226/Α/27-12-2010) όπως τροποποιήθηκε, συμπληρώθηκε και ισχύει με τις υπ’ αριθ. 81320 & 77909 αποφάσεις του Γενικού Γραμματέα Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας – Θράκης και αφορούν «Έγκριση τροποποίησης του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας» (ΦΕΚ Β’/4302/30.12.2016)
3. Οι διατάξεις του Ν.4412/2016 “Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών” (ΦΕΚ 147/Α/8-8-2016), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει
4. Οι διατάξεις του Π.Δ. 315/1999 (ΦΕΚ Α 302/30.12.1999) «Περί ορισμού του περιεχομένου και του χρόνου ενάρξεως της εφαρμογής του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Δήμων και Κοινοτήτων (Ο.Τ.Α. Α' Βαθμού).

Τρόπος διεκπεραίωσης

Γίνεται υποβολή αιτημάτων χειρόγραφα ή/και ηλεκτρονικά από χρήστες ή διαχειριστές, τα οποία αφορούν εισαγωγές, εξαγωγές ή μετακινήσεις ειδών. Μετά την υποβολή, τα αιτήματα ελέγχονται και εγκρίνονται ή απορρίπτονται από τον διαχειριστή. Στη συνέχεια, πραγματοποιούνται οι σχετικές κινήσεις αποθήκης, με ενημέρωση των αποθεμάτων και των τοποθεσιών. Εάν το απόθεμα δεν επαρκεί, αποστέλλεται ειδοποίηση χαμηλού αποθέματος και δημιουργείται παραγγελία προς τον προμηθευτή. Μετά την παραλαβή των ειδών, ενημερώνεται το σύστημα και ολοκληρώνεται η διαδικασία. Όλες οι ενέργειες καταγράφονται, εξασφαλίζοντας ιχνηλασιμότητα και ακρίβεια.

Έντυπο που χρησιμοποιείται

o   Υπόδειγμα Υποβολής Αιτήματος, ανάλογα με το είδος (εισαγωγή, εξαγωγή, μετακίνηση)

o   Υπόδειγμα Έγκρισης Αιτήματος, ανάλογα με την έγκριση ή την απόρριψη

o   Υπόδειγμα Κίνησης Αποθήκης, ανάλογα με το είδος (εισαγωγή, εξαγωγή, μετακίνηση)

o   Υπόδειγμα Παραγγελίας

o   Υπόδειγμα Παραλαβής Ειδών

Δικαιολογητικά

Α/Α	Απαραίτητα Δικαιολογητικά	Περιγραφή	Υποχρεωτικότητα
1	Έντυπο Υποβολής Αιτήματος	Υποβάλλεται από τον χρήστη ή τον διαχειριστή για αιτήματα εισαγωγής, εξαγωγής ή μετακίνησης ειδών.	Υποχρεωτικό
2	Έντυπο Έγκρισης Αιτήματος	Συμπληρώνεται από τον διαχειριστή για την έγκριση ή την απόρριψη αιτημάτων.	Υποχρεωτικό
3	Έντυπο Παραγγελίας	Δημιουργείται από τον διαχειριστή για την αποστολή παραγγελίας στον προμηθευτή.	Υποχρεωτικό
4	Τιμολόγιο ή Δελτίο Αποστολής	Εκδίδεται από τον προμηθευτή κατά την αποστολή παραγγελίας.	Υποχρεωτικό
5	Έντυπο Παραλαβής Ειδών	Συμπληρώνεται από τον διαχειριστή κατά την παραλαβή ειδών και καταγράφει ποσότητες και λεπτομέρειες παραγγελίας.	Υποχρεωτικό
6	Αναφορά Ενημέρωσης Αποθέματος	Παράγεται από το σύστημα και καταγράφει τις τρέχουσες ποσότητες ειδών, μετά από κινήσεις ή παραλαβές.	Προαιρετικό
7	Ειδοποίηση Χαμηλού Αποθέματος	Δημιουργείται αυτόματα από το σύστημα όταν το απόθεμα είναι κάτω από το ελάχιστο όριο.	Προαιρετικό
8	Έγγραφο Προδιαγραφών Ειδών	Δημιουργείται από το τμήμα προμηθειών, περιέχει τεχνικές ή ποιοτικές προδιαγραφές των ειδών (για ειδικές παραγγελίες).	Προαιρετικό
9	Αναφορά Κίνησης Αποθήκης	Συγκεντρωτική αναφορά για τις κινήσεις ειδών (εισαγωγές, εξαγωγές, μετακινήσεις), παράγεται από το σύστημα.	Προαιρετικό
10	Ενημέρωση Χρήστη για Απόρριψη Αιτήματος	Δημιουργείται από τον διαχειριστή για να ενημερώσει τον χρήστη για την αιτία απόρριψης του αιτήματος του.	Προαιρετικό

Διαδικασίες

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Περιγραφή	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Υποβολή Αιτήματος	Ο χρήστης ή ο διαχειριστής υποβάλλει αίτημα για εισαγωγή, εξαγωγή ή μετακίνηση ειδών μέσω του συστήματος.	10-15 λεπτά
2	Έλεγχος και Έγκριση Αιτήματος	Ο διαχειριστής εξετάζει το αίτημα, ελέγχει τη διαθεσιμότητα και αποφασίζει για την έγκριση ή την απόρριψή του.	1-2 εργάσιμες ημέρες
3	Διαχείριση Κινήσεων Αποθήκης	Εκτέλεση των εγκεκριμένων αιτημάτων με καταγραφή εισαγωγών, εξαγωγών ή μετακινήσεων εντός της αποθήκης.	1-2 ώρες
4	Παρακολούθηση Αποθέματος	Ενημέρωση για την ποσότητα και τη θέση των ειδών, καθώς και ειδοποιήσεις για χαμηλό απόθεμα.	Σε πραγματικό χρόνο
5	Δημιουργία Παραγγελίας	Δημιουργία και αποστολή παραγγελίας προς τον προμηθευτή όταν υπάρχει ανεπαρκές απόθεμα.	1 εργάσιμη ημέρα
6	Παραλαβή Παραγγελίας	Παραλαβή ειδών από τον προμηθευτή, έλεγχος ποσότητας και ποιότητας, και ενημέρωση του αποθέματος.	2-3 ώρες
7	Ενημέρωση Τοποθεσίας Ειδών	Καταχώριση ή αλλαγή θέσης των ειδών εντός της αποθήκης (π.χ., διάδρομος, ράφι).	30 λεπτά
8	Αναφορές Κινήσεων και Αποθέματος	Δημιουργία αναφορών για τις κινήσεις ειδών, τη διαθεσιμότητα και τη συνολική κατάσταση της αποθήκης.	1-2 ώρες
9	Διαχείριση Ειδοποιήσεων	Ενημέρωση του διαχειριστή για αιτήματα χρηστών, χαμηλό απόθεμα ή απορρίψεις αιτημάτων.	Σε πραγματικό χρόνο

BPMN Διάγραμμα

Απεικόνιση τμήματος της διαδικασίας σε διάγραμμα BPMN

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

1. Όλες οι διευθύνσεις & τα αυτοτελή τμήματα της Περιφερειακής Ενότητας για τον ορισμό του χρήστη και την υποβολή αιτημάτων εισαγωγής
2. Τμήμα Προμηθειών, για τον ορισμό του διαχειριστή, την καταγραφή παραγγελιών και τη διαχείριση συμβάσεων
3. Τμήμα Πληροφορικής και υποστήριξης συστημάτων, για την δημιουργία και συντήρηση του πληροφοριακού συστήματος
4. Τμήμα Προϋπολογισμού, Λογιστικής & Ταμειακής Διαχείρισης, για την χρηματοδότηση των προμηθειών
5. Τμήμα Ελέγχου & Εκκαθάρισης Δαπανών, για την έγκριση της δαπάνης
6. Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου για τον έλεγχο της διαφάνειας και την ορθότητα των διαδικασιών

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

1. Ιδιωτικοί φορείς (προμηθευτές)
2. ΑΑΔΕ (έκδοση τιμολογίου, φορολογική ενημερότητα)
3. ΕΦΚΑ (ασφαλιστική ενημερότητα)
4. Τράπεζες (ηλεκτρονική πληρωμή)

Μητρώα που τηρούνται

1. Μητρώο Αποθεμάτων,
2. Μητρώο Κινήσεων Αποθήκης,
3. Μητρώο Αιτημάτων
4. Μητρώο Παραγγελιών,
5. Μητρώο Προμηθευτών
6. Μητρώο Ειδοποιήσεων και Αναφορών.