Διαχείριση Εισερχομένων -Εξερχομένων Εγγράφων (Δήμοι)

Διαχείριση Εισερχομένων -Εξερχομένων Εγγράφων (Δήμοι)
Από ποιους παρέχεται	Δήμος Θεσσαλονίκης
Σε ποιους παρέχεται	ΟΤΑ, Δημότες, Υπουργεία
Νομοθετικό πλαίσιο	Νέος ΟΕΥ (ΦΕΚ 3360/2012 και 190/2013) Νόμος 3230/2004 (ΦΕΚ 44/Α/11.02.2004) Nόμος 2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α/9.3.1999) Νόμος 2672/1998 (ΦΕΚ 290/Α/28.12.1998) ,άρθρο 14,παρ.1 Εγκύκλιος 8 Δημάρχου Θεσσαλονίκης 9032/729/06.02.2014 Εγκύκλιος 44 Γενικού Γραμματέα Δήμου Θεσσαλονίκης 63766/2011 Εγκύκλιος 14 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης 5267/31.1.2011 Εγκύκλιος 5267/2011 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης & & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Εγκύκλιος ΔΙΑΔΠ/3753/19-2-2001 Εγκύκλιος ΔΙΣΚΠΟ/Φ19/12241/9-6-1999 ΚΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών) Έγγραφο Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας 1341/Α.Ε 6/15.1.2008 ‘‘Περί του ορθού τρόπου σύνταξης των αποφάσεων του Δημοτικού και Κοινοτικού Συμβουλίου - Έγκαιρη αποστολή στοιχείων’’
Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση	1 ημέρα

Περιγραφή Υπηρεσίας

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να διασφαλίσει τον τρόπο εφαρμογής των καθορισμένων δραστηριοτήτων του ΤΔΥ της Διεύθυνσης Επιχειρησιακού Προγραμματισμού & ΣΤΠΕ (ΔΕΠΣΤΠΕ) που προβλέπονται από τον Ο.Ε.Υ. για την εύρυθμη λειτουργία της Διεύθυνσης, με αντικειμενικό στόχο τη διεκπεραίωση και τη διαχείριση εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων καθώς και την πιο αξιόπιστη τήρηση των αρχείων.

Σχετική Νομοθεσία

Νέος ΟΕΥ (ΦΕΚ 3360/2012 και 190/2013)

Νόμος 3230/2004 (ΦΕΚ 44/Α/11.02.2004)

Nόμος 2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α/9.3.1999)

Νόμος 2672/1998 (ΦΕΚ 290/Α/28.12.1998) ,άρθρο 14,παρ.1 

Εγκύκλιος 8 Δημάρχου Θεσσαλονίκης 9032/729/06.02.2014

Εγκύκλιος 44 Γενικού Γραμματέα Δήμου Θεσσαλονίκης 63766/2011

Εγκύκλιος 14 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης 5267/31.1.2011

Εγκύκλιος 5267/2011 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης & & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Εγκύκλιος ΔΙΑΔΠ/3753/19-2-2001

Εγκύκλιος ΔΙΣΚΠΟ/Φ19/12241/9-6-1999 

ΚΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών)

Έγγραφο Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας 1341/Α.Ε 6/15.1.2008 ‘‘Περί του ορθού τρόπου σύνταξης των αποφάσεων του Δημοτικού και Κοινοτικού Συμβουλίου - Έγκαιρη αποστολή στοιχείων’’

Τρόπος διεκπεραίωσης

Χειρόγραφος και ηλεκτρονικός.

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Τα είδη των εγγράφων που διακινούνται από το ΤΔΥ μπορεί να είναι:

• εισηγήσεις προς συλλογικά όργανα

• διαβιβαστικά, υπηρεσιακά έγγραφα -ενημερωτικά σημειώματα με τα οποία μεταβιβάζονται υπηρεσιακές εντολές, ζητούνται πληροφορίες, δίνονται διευκρινίσεις, οδηγίες και εκφράζονται απόψεις για υπηρεσιακά ζητήματα μεταξύ των υπηρεσιών διαφόρων επιπέδων και μεταξύ Υπηρεσιών και ιδιωτών ή διαβιβάζονται στον αποδέκτη άλλα έγγραφα για δικές του ενέργειες

• αιτήσεις ή αναφορές πολιτών

• αιτήματα ανάληψης υποχρέωσης

Δικαιολογητικά

Δεν απαιτούνται δικαιολογητικά.

Διαδικασίες

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Εισερχόμενα Έγγραφα (με κλητήρα, fax, e-mail, courier ή ταχυδρομείο, αυτοπροσώπως από τον ενδιαφερόμενο)
1.1	Παραλαβή εγγράφων		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
1.2	Πρωτοκόλληση εγγράφων		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
1.3	Ενδεικτική Χρέωση εγγράφων		Προϊστάμενος Διεύθυνσης ή του Αυτοτελούς Τμήματος
1.4	Διανομή Εγγράφων στα Τμήματα		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
1.5	Παραλαβή Εγγράφων από τα Τμήματα		Αρμόδιος Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης
1.6	Ενημέρωση Πρωτοκόλλου		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
2	Εξερχόμενα Έγγραφα (με κλητήρα, fax, email, courier ή ταχυδρομείο)
2.1	Παραλαβή ή Σύνταξη Εγγράφων		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
2.2	Έλεγχος Εγγράφων		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
2.3	Υπογραφές από τον Προϊστάμενο Διεύθυνσης		Προϊστάμενος Διεύθυνσης
2.4	Πρωτοκόλληση Εγγράφων		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
2.5	Υπογραφές		Δήμαρχος, Αντιδήμαρχος, Γενικός Γραμματέας, Γενικοί Διευθυντές
2.6	Αποστολή Εγγράφων (με Γενικό Πρωτόκολλο ή με Πρωτόκολλο Διεύθυνσης)		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου
2.7	Διανομή Αντιγράφων		Υπεύθυνος Πρωτοκόλλου

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Τμήμα Γενικού Πρωτοκόλλου και Διοικητικής Υποστήριξης.

Μητρώα που τηρούνται

Τηρείται φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο.

Το ΤΔΥ στα πλαίσια της γραμματειακής υποστήριξης που παρέχει στη ΔΕΠΣΤΠΕ έχει ως υποχρέωση την τήρηση αρχείων των εγγράφων – αρχειοθέτηση.

• Τα εισερχόμενα στη Διεύθυνση έγγραφα αφού χρεωθούν και πρωτοκολληθούν με τις διαδικασίες που προαναφέρθηκαν, αρχειοθετούνται σε ερμάρια του ΤΔΥ. Εάν το εισερχόμενο έγγραφο αφορά ενημέρωση ή ενέργειες μεμονωμένου Τμήματος της Διεύθυνσης, στο ΤΔΥ αρχειοθετείται αντίγραφο του πρωτότυπου εγγράφου. Εάν όμως το έγγραφο αφορά ενέργειες του ΤΔΥ και συνολικά της Διεύθυνσης τότε το πρωτότυπο παραμένει στο αρχείο του ΤΔΥ.
• Τα εξερχόμενα έγγραφα αφού επιστρέψουν, ως εσωτερική διανομή, καταχωρούνται επίσης σύμφωνα με το θέμα τους.