Διαχείριση εισερχομένων - εξερχομένων εγγράφων

Διαχείριση εισερχομένων - εξερχομένων εγγράφων
Από ποιους παρέχεται	Δήμος Θεσσαλονίκης, Αυτοτελές Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Δημάρχου
Σε ποιους παρέχεται	ΟΤΑ, πολίτες, φορείς, Υπουργεία
Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση	1 ημέρα

Περιγραφή Υπηρεσίας

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να διασφαλίσει τον τρόπο εφαρμογής των καθορισμένων δραστηριοτήτων του Αυτοτελούς Τμήματος Διοικητικής υποστήριξης Δημάρχου, που προβλέπονται από τον Ο.Ε.Υ. για την εύρυθμη λειτουργία του Αυτοτελούς Τμήματος, με αντικειμενικό στόχο τη διεκπεραίωση και τη διαχείριση εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων καθώς και την πιο αξιόπιστη τήρηση των αρχείων .

Σχετική Νομοθεσία

ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ - ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ – ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ – ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ

• Νέος ΟΕΥ (ΦΕΚ3360/Β/2012 και ΦΕΚ190/Β/2013)
• Ν3230/2004 (ΦΕΚ44/Α/11.02.2004)
• N2690/1999 (ΦΕΚ45/Α/9.3.1999)
• Ν2672/1998 (ΦΕΚ290/Α/28.12.1998),άρθρο14,παρ.1
• Eγκύκλιος 8 Δημάρχου Θεσσαλονίκης 9032/729/06.02.2014
• Εγκύκλιος 44 Γενικού Γραμματέα Δήμου Θεσσαλονίκης 63766/2011
• Εγκύκλιος 14 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης 5267/31.1.2011
• Εγκύκλιος 5267/2011 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης & & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
• Εγκύκλιος ΔΙΑΔΠ/3753/19-2-2001 για την ηλεκτρονική διοίκηση όλοι οι Δήμοι, Περιφέρειες, Υπουργεία κ.λπ. θα πρέπει να αντικαταστήσουν το χειρόγραφο σύστημα πρωτοκόλλου με ηλεκτρονικό
• Εγκύκλιος ΔΙΣΚΠΟ/Φ19/12241/9-6-1999 για την εφαρμογή του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας,
• KΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών)
• Έγγραφο Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας 1341/Α.Ε 6/15.1.2008 ‘

Τρόπος διεκπεραίωσης

Χειρόγραφος και ηλεκτρονικός

Έντυπο που χρησιμοποιείται

• εισηγήσεις προς συλλογικά όργανα*
• διαβιβαστικά, υπηρεσιακά έγγραφα -ενημερωτικά σημειώματα με τα οποία μεταβιβάζονται υπηρεσιακές εντολές, ζητούνται πληροφορίες, δίνονται διευκρινίσεις, οδηγίες και εκφράζονται απόψεις για υπηρεσιακά ζητήματα μεταξύ των υπηρεσιών διαφόρων επιπέδων και μεταξύ Υπηρεσιών και ιδιωτών ή διαβιβάζονται στον αποδέκτη άλλα έγγραφα για δικές του ενέργειες*
• αιτήσεις ή αναφορές πολιτών*
• αιτήματα ανάληψης υποχρέωση

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

·  

Α/Α	Απαραίτητα Δικαιολογητικά	Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ με κλητήρα,fax,e-mail,ταχυδρομείο, αυτοπροσώπως
1.α	Παραλαβή Εγγράφων
1.β	Χρέωση εγγράφων
1.γ	Πρωτοκόλληση Εγγράφων
1.δ	Διανομή Αντιγράφων
2	ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ με κλητήρα,fax,e-mail,ταχυδρομείο, αυτοπροσώπως
2.1	Σύνταξη εγγράφων
2.2	Έλεγχος Εγγράφων
2.3	Υπογραφές
2.4	Πρωτοκόλληση Εγγράφων
2.5	Αποστολή εγγράφων με Γενικό Πρωτόκολλο ή πρωτόκολλο Τμήματος
2.6	Διανομή Αντιγράφων
14
15
16
17
18
19
20

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Τμήμα Γενικού Πρωτοκόλλου και Διοικητικής Υποστήριξης

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Μητρώα που τηρούνται

Φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο

α/α	Φάκελος	Περιεχόμενο φακέλου	Αποδέκτες
	Εξερχόμενα
1	Φ1	Επιστολές  Δημάρχου	Υπουργεία
2	Φ5	Αποφάσεις Δημάρχου, εγκύκλιοι	Υπηρεσίες του Δήμου
3	Φ3	Επιστολές  Δημάρχου	Δημότες & Φορείς
4	Φ4	Εξερχόμενα έγγραφα προς υπηρεσίες του Δήμου και Διαβιβαστικά	Υπηρεσίες του Δήμου
5	Φ6	Αποφάσεις Δημάρχου για παραχωρήσεις χώρων	Αιτούντες φορείς ή ιδιώτες
6	Φ7	Απαντήσεις σε ερωτήσεις βουλευτών (κοινοβουλευτικός έλεγχος)	Υπουργείο, ΑΠΔΜΘ
7	Φ8	Ευχαριστήριες επιστολές για δωρεές
	Εισερχόμενα
8	Φ2	Αποφάσεις Δημάρχου γενικά που έχουν εκδοθεί από άλλες υπηρεσίες του Δήμου
9	Φ11	Έγγραφα από και προς ΟΤΑ
10	Φ13	Έγγραφα από Α.Π.Δ.Μ.Θ. & ΠΚΜ
11	Φ14	Έγγραφα από Αντιδημάρχους και Υπηρεσίες του Δήμου
12	Φ15	Έγγραφα από Υπουργεία
13	Φ16	Έγγραφα από Δημότες και Φορείς
14	Φ17(1),(2),(3),(4),(5) (6)	Έγγραφα από Δημοτικές Κοινότητες & Δημοτική Ενότητα Τριανδρίας
15	Φ18	Αποφάσεις Δημοτικού Συμβουλίου
16	Φ19	Αποφάσεις Οικονομικής Επιτροπής και Επιτροπής Ποιότητας Ζωής
17	Φ20	Μνημόνια Συνεργασίας, Συμβάσεις
18	Φ Ιαματικών Λουτρών Θέρμης
19	Φ Άγιος Στυλιανός, Άσυλο Παιδιού και Παπάφειο
20	Φ Φεστιβάλ Κινηματογράφου
21	Φ Αγιορείτικη Εστία
22	Φ Ευρωπαϊκή Πρωτεύουσα Νέων 2014
23	Φ ΚΕΔΕ
24	Φ ΠΕΔ