Οργάνωση και Υλοποίηση Εκδηλώσεων – Τεχνική Υποστήριξη και Φωτογραφική Κάλυψη
| Οργάνωση και Υλοποίηση Εκδηλώσεων – Τεχνική Υποστήριξη και Φωτογραφική Κάλυψη | |
|---|---|
| Από ποιους παρέχεται | Αυτοτελές Τμήμα Δημοσίων και Διεθνών Σχέσεων |
| Αρμόδια αρχή | Δήμος Θεσσαλονίκης |
Περιεχόμενα
Περιγραφή Υπηρεσίας
Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να διασφαλίσει τον τρόπο εφαρμογής των καθορισμένων δραστηριοτήτων του Αυτοτελούς Τμήματος Δημοσίων και Διεθνών Σχέσεων, που προβλέπονται από τον Ο.Ε.Υ. για την εύρυθμη λειτουργία της οργάνωσης και υλοποίησης εκδηλώσεων.
Σχετική Νομοθεσία
- Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας Δήμου Θεσσαλονίκης (ΟΕΥ) ΦΕΚ 190/2013 όπως τροποποιήθηκε από το ΦΕΚ 3360/2012
- Ν. 3852/2010 "Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης: Πρόγραμμα Καλλικράτης"
- N.2690/1999 Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις. (ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999) άρθρο 12, Εγκύκλιος 5267/2011 Υπουργείου Εσωτερικών Απ/σης & Ηλ/κής Δ/σης
- Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών
- Εγκύκλιος 8/729/3032/6-2-2014 του Δήμου Θεσσαλονίκης
Τρόπος διεκπεραίωσης
Η υπηρεσία διεκπεραιώνεται, χειρόγραφα και ηλεκτρονικά
Έντυπο που χρησιμοποιείται
Δικαιολογητικά
| Α/Α | Απαραίτητα Δικαιολογητικά | Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση |
|---|---|---|
| 1 | ||
| 2 | ||
| 3 | ||
| 4 | ||
| 5 | ||
| 6 | ||
| 7 | ||
| 8 | ||
| 9 | ||
| 10 |
Διαδικασίες
| Α/Α | Βήμα Διαδικασίας | Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική | Εμπλεκόμενος Αρμόδιος | Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Υποβολή πρότασης - Έγκριση | |||
| 1α | Η υποβολή πρότασης εισέρχεται στο τμήμα με έγγραφο(από το γενικό πρωτόκολλο ή υπηρεσία,Fax, e-mail, courier) | |||
| 2 | Σχεδιασμός - Προετοιμασία | |||
| 2α | Όταν η εκδήλωση πραγματοποιείται από Τμήμα του Δήμου ή άλλο φορέα, ζητείται πληροφόρηση και αναλυτική ενημέρωση για τις απαιτήσεις και τις προδιαγραφές της εκδήλωσης. | |||
| 2β | Όταν η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί από το Α.Τ.Δ.Δ.Σ. οι οριζόμενοι υπάλληλοι προετοιμάζουν την εκδήλωση και υλοποιούν όλα τα σχετικά με τον χώρο, την ημερομηνία, την υλικοτεχνική υποδομή, την εθιμοτυπία και κάθε άλλη υποστηρικτική ενέργεια. | |||
| 2γ | Όταν απαιτηθεί το Α.Τ.Δ.Δ.Σ. επιμελείται την παραγωγή των προσκλήσεων και όλου του σχετικού ενημερωτικού και προωθητικού υλικού, αυτόνομα ή με την συνεργασία Τμήματος του Δήμου που συμμετέχει ή συνδιοργανώνει καθώς ή και άλλου Φορέα. | |||
| 2δ | Την πρόταση υλοποίησης εκδήλωσης και όλα τα σχετικά θέματα παρουσιάζουν προς έγκριση στον Π/ΑΤ , ενώ όταν απαιτηθεί ζητείται η προέγκριση από το Γραφείο Δημάρχου ( π.χ προσκλήσεις) ή οποιονδήποτε άλλον. | |||
| 2ε | Αποστέλλεται Υπηρεσιακή αλληλογραφία με σχετικά έγγραφα σε υπηρεσίες που απαιτείται και μπορεί να συμβάλουν ή να συμμετέχουν στην εκδήλωση είτε με παροχή υλικοτεχνικής υποδομής και προσωπικού. | |||
| 2στ | Αποστέλλεται εισήγηση προς το Δημοτικό Συμβούλιο για έγκριση της εκδήλωσης και της σχετικής δαπάνης. | |||
| 2ζ | Δημιουργείται αρχείο εθιμοτυπίας με τις κατηγορίες στις οποίες θα αποσταλεί η πρόσκληση σε συνεργασία με τον Π/ΑΤ. και παράλληλη δημιουργία φακέλου εθιμοτυπίας για την αρχειοθέτηση της εκδήλωσης. | |||
| 4 | Στάδιο Υλοποίησης | |||
| 4α | ||||
| 4β | ||||
| 5 | Τήρηση Αρχείου | |||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| 10 | ||||
| 11 | ||||
| 12 | ||||
| 13 |
Άλλη υπηρεσία του φορέα μας
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλες υπηρεσίες, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς
Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.
Μητρώα που τηρούνται
Συμπληρώνετε στον πίνακα τα μητρώα που τηρούνται για την παροχή της υπηρεσίας, για κάθε μητρώο καταχωρείτε τον τίτλο του, εάν είναι χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, τον συνολικό αριθμό καταχωρίσεων που περιέχει και εκτίμηση του αριθμού των νέων καταχωρίσεων ανά έτος.
