Πληρωμή ΧΕΠ Μισθοδοσίας Εργαζομένων

Πληρωμή ΧΕΠ Μισθοδοσίας Εργαζομένων

Περιγραφή Υπηρεσίας

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να διασφαλίσει τον τρόπο εφαρμογής των καθορισμένων δραστηριοτήτων του Τμήματος Ταμείου της Διεύθυνσης Οικονομικής & Ταμειακής Διαχείρισης που προβλέπονται από τον Ο.Ε.Υ. για την εύρυθμη λειτουργία Ταμείου με αντικειμενικό στόχο την πληρωμή μισθοδοσίας των εργαζομένων του Δήμου Θεσσαλονίκης.

Σχετική Νομοθεσία

1   Β.Δ της17/5-15/6 1959.

2. Ν.3986/2011

3. ΚΥΑ2/37345/0004/2010

4. ΕΓΚ.2/57873/2010

5. ΕΓΚ.2000285/ΕΞΩΤ. 2010

6 Ν. 4210/2013

7 Manual του ΟΠΣΟΥ για όλες τις διαδικασίες  που προβλέπονται

Τρόπος διεκπεραίωσης

Παραλαμβάνει τα χρηματικά εντάλματα πληρωμής Μισθοδοσίας από το τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών και τα καταχωρεί στα οικεία βιβλία του τμήματος. Ελέγχει τα χρηματικά εντάλματα.

      Μεριμνά για την εξόφληση των χρηματικών ενταλμάτων και την προώθηση των καταστάσεων των εξοφλημένων ενταλμάτων στην έκδοση γραμματίου κρατήσεων υπέρ τρίτων. Τηρεί τη διαδικασία συναλλαγών με την τράπεζα για τη διενέργεια πληρωμής των υπαλλήλων μέσω εντολής πληρωμής.

Τηρεί αρχείο των εξοφλημένων ενταλμάτων πληρωμής.

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Απαραίτητα Δικαιολογητικά	Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Παραλαβή χρηματικών ενταλμάτων μισθοδοσίας και καταχώρησή τους στα βιβλία του τμήματος1α) Οι Αρμόδιοι υπάλληλοι του Τμήματος Εκκαθάρισης και Πιστοποίησης Δαπανών παραδίδουν τα εντάλματα μισθοδοσίας που πρόκειται να πληρωθούν, τα οποία συνοδεύονται από μία κατάσταση, που έχει πάρει αύξοντα αριθμό μέσα από το σύστημα (Ο.Π.Σ.Ο.Υ.). Η κατάσταση αυτή έχει ημερομηνία και είναι υπογεγραμμένη από τον αρμόδιο υπάλληλο που παρέδωσε   τα εντάλματα και από  τους Διαχειριστές Πληρωμών του Ταμείου. Με αυτόν τον τρόπο βεβαιώνεται ότι τα ΧΕΠ ή τα ΧΕΠΕΛ (εντάλματα που έχουν πάει στο Ελεγκτικό  Συνέδριο, στο Υπουργείο Μακεδονίας και έχουν υπογραφή από τον/την επίτροπο), είναι οριστικοποιημένα μέσα στο σύστημα (Ο.Π.Σ.Ο.Υ.) για την εξόφλησή τους.Η κατάσταση αυτή που εκτυπώνεται από το πρόγραμμα είναι διπλή. Η μία παραμένει στο Τμήμα και η άλλη επιστρέφεται στο Τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών  αφού υπογραφεί. 1β) Ακολουθεί η καταγραφή των ΧΕΠ και των ΧΕΠΕΛ στα αντίστοιχα βιβλία πρωτοκόλλου του Τμήματος. Για τον λόγο αυτό διατηρούνται  δύο ξεχωριστά βιβλία. Καταχωρείται η ημερομηνία που παραδίδεται στο Ταμείο, η ΕΑΔ (η Έκθεση Ανάληψης Δαπάνης), ο κωδικός εξόδων (Κ.Α.) και υπογράφει ο Εκκαθαριστής Μισθοδοσίας ο οποίος παρέδωσε τα  εντάλματα στο Τμήμα Ταμείου.		Υπάλληλος Ταμείου
2	Έλεγχος ΧΕΠ και ΧΕΠΕΛ.(Διενεργείται έλεγχος ως προς τις κρατήσεις , το ποσό του δικαιούχου και τα  δικαιολογητικά  παραστατικά αυτών) α)  Όταν παραδίδονται τα χρηματικά εντάλματα στο Ταμείο, ελέγχονται τα ποσά των κρατήσεων των Ασφαλιστικών Ταμείων και τα ποσά των   δικαιούχων υπαλλήλων  κάνοντας αντιπαραβολή το πρώτο φύλλο του εντάλματος με την μισθοδοτική κατάσταση (πράσινη) που βγαίνει από την μισθοδοσία.  β) Επιβεβαιώνεται ότι υπάρχουν όλα τα δικαιολογητικά και παραστατικά που αναφέρονται στην πρώτη σελίδα του χρηματικού εντάλματος. Τέτοια δικαιολογητικά είναι: Η μισθοδοτική κατάσταση, παρουσιολόγια για τους υπαλλήλους ορισμένου χρόνου, ανθυγιεινό επίδομα για τις υπηρεσίες που το  δικαιούνται όπως καθαριότητα,ηλεκτρολογικό,πράσινο κ.α , πράξεις περικοπής για απεργία ή στάση εργασίας, παραστατικά μεταβολής μισθοδοσίας, άδειες  ασθενείας , αποφάσεις Δημάρχου, αποφάσεις Οικονομικής επιτροπής & Δημοτικών συμβουλίων, δικαστικές αποφάσεις, ΦΕΚ κ.α   γ)  Γίνεται έλεγχος των απαραίτητων υπογραφών από τους αρμόδιους υπηρεσιακούς παράγοντες όπως Δήμαρχος, ή από τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο, από τον προϊστάμενο μισθοδοσίας, και των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για την έκδοση του εντάλματος. Τα χρηματικά εντάλματα τα οποία έχουν ελεγχθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο, θα πρέπει να έχουν την υπογραφή του ή της Επιτρόπου,  την ημερομηνία ελέγχου και στρογγυλή σφραγίδα.             Σε περίπτωση που υπάρχει κάποιο λάθος στις κρατήσεις,  τότε επιστρέφονται στο αρμόδιο τμήμα (Τμήμα Ελέγχου & Πιστοποίησης Δαπανών) ώστε να γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις. Ενώ σε περίπτωση εκκρεμότητας ή έλλειψης παραστατικού το ζητάμε από τους αρμόδιους υπαλλήλους.		Υπάλληλος Ταμείου
3	Καταγραφή στοιχείων ΧΕΠ για επιβεβαίωση του ποσού μισθοδοσίας που  πρέπει να κατατεθεί στην τράπεζα3α) Παραλαμβάνονται από το τμήμα Εκκαθάρισης  και Πιστοποίησης Δαπανών Καταστάσεις με τα εντάλματα προς πληρωμή οι οποίες είναι αριθμημένες,  (αρχείο ΕΑΠ ...) και περιλαμβάνουν όσα ΧΕΠ & ΧΕΠΕΛ πρόκειται να εξοφληθούν για την πληρωμή προσεχούς μισθοδοσίας υπαλλήλων και αναγράφονται ο αριθμός του εντάλματος, το σύνολο των δικαιούχων υπαλλήλων της κάθε Διεύθυνσης που πρόκειται να πληρωθεί και το συνολικό ποσό του κάθε χρηματικού εντάλματος. 3β) Καταχωρούνται τα εντάλματα στο ηλεκτρονικό αρχείο (EXCELL).Γράφεται ο αριθμός του εντάλματος, το καθαρό πληρωτέο ποσό του, και η Υπηρεσία του Δήμου για την οποία πρόκειται να το πληρωθεί.		Υπάλληλος Ταμείου
4	Συμφωνία συνολικού καθαρού πληρωτέου ποσού των Ενταλμάτων με το αντίστοιχο ποσό της ΕΑΠ.		Υπάλληλος Ταμείου
5	Διαδικασία συναλλαγής με την Τράπεζα Πειραιώς για την πληρωμή των δικαιούχων μέσω  μεταφοράς χρημάτων		Υπάλληλος Ταμείου
6	Εξόφληση όλων των ΧΕΠ μέσω Ο.Π.Σ.Ο.Υ.		Υπάλληλος Ταμείου
7	Προώθηση υπογεγραμμένων καταστάσεων		Υπάλληλος Ταμείου
8	Τακτοποίηση εξοφλημένων ΧΕΠ		Υπάλληλος Ταμείου

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Διάφορες Υπηρεσίες Δήμου Θεσσαλονίκης

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Υπάλληλοι Δήμου Θεσσαλονίκης και κληρονόμοι

Μητρώα που τηρούνται

Tυποποιημένα έγγραφα

α) Υπηρεσιακό μεταφοράς χρημάτων μισθοδοσίας.

β) Ενημερωτικό έγγραφο προς τον αρμόδιο Προϊστάμενο κεφαλαίου στην αντίστοιχη  ΔΟΥ που ανήκει  ο υπάλληλος που έχει αποβιώσει  σχετικά με τους κληρονόμους που δικαιούνται το ποσό

Τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου

Τα e-mail που μας στέλνει η ΕΑΠ:

1)   ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΗΜΕΡΗΣΙΩΝ ΑΠΟΣΤΟΛΩΝ και

 2)  ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΘΕΣΗΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

Μετά από την ολοκλήρωση της κάθε μισθοδοσίας τηρείται φυσικό αρχείο: καταστάσεις εξοφλημένων ενταλμάτων, αναλυτικό ημερολόγιο εξόδων, την μεταφορά χρημάτων και τις καταστάσεις με τα εντάλματα προς πληρωμή που μας δίνουν από το τμήμα μισθοδοσίας (Αρχείο ΕΑΠ)