Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου

Τήρηση πρωτοκόλλου - Διακίνηση Εγγράφων Δήμου
Από ποιους παρέχεται	Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών του Φορέα
Σε ποιους παρέχεται	-δημότες/ πολίτες/ ιδιώτες, -υπηρεσίες εντός Δήμου, -υπηρεσίες /φορείς εκτός Δήμου, -Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π -Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π). -Ν.Π.Δ.Δ. και ΝΠΙΔ Δήμου -Γραφεία Δημοτικών Ενοτήτων
Νομοθετικό πλαίσιο	Ν. 2690/99

Περιγραφή Υπηρεσίας

Το γραφείο πρωτοκόλλου είναι υπεύθυνο για την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου και την διαχείριση των εγγράφων από την παραλαβή τους μέχρι την διανομή και την αρχειοθέτηση τους. Τα έγγραφα εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών μεταξύ τους αλλά και με τους πολίτες και τους υπόλοιπους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς 

Σχετική Νομοθεσία

άρθρο 12, N.2690/1999 Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις (ΦΕΚ Α' 45/9.3.1999) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει

ΚΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών)

Άρθρο 24  Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016  «Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, υποχρεώ σεις των προσώπων που διορίζονται στις θέσεις των άρθρων 6 και 8 του N. 4369/2016, ασυμβίβαστα και πρόληψη των περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων και λοιπές διατάξεις.»

Υπουργική Απόφαση - (ΦΕΚ 1317 Β/23-4-2012) "Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο"

Δικαιώματα πολιτών Καταπολέμηση Γραφειοκρατίας και Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση Ν.4325/201

Τρόπος διεκπεραίωσης

Ηλεκτρονικός ή χειρόγραφος

Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων 

Α) Χρέωση των Εισερχόμενων Εγγράφων στις υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου

1. Τα εισερχόμενα στον Δήμο έγγραφα, από φορείς ή πολίτες που πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια ο Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών χρεώνει τα έγγραφα στις υποκείμενες υπηρεσιακές μονάδες (Διευθύνσεις ή Τμήματα). Και ορισμένες φορές ατομικά σε προέδρους ή γραμματείς συλλογικών Οργάνων.

2. Οι προϊστάμενοι των διευθύνσεων/τμημάτων που στη μονάδα τους έχει χρεωθεί ένα έγγραφο προχωρούν τις χρεώσεις μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου, για να μπορεί να φαίνεται η πορεία του εγγράφου και ο υπάλληλος που το χειρίζεται. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα πλήρους παρακολούθησης της πορείας του εγγράφου. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο από τον προϊστάμενο του θα πρέπει να «Διεκπεραιώνει» τη χρέωση που του έγινε όταν ολοκληρώσει την ενέργεια που προέκυψε από αυτήν (π.χ. αποστολή απαντητικού Σχεδίου στο Κεντρικό Πρωτόκολλο).

Β) Προώθηση των απαντητικών εγγράφων στους τελικούς αποδέκτες

1. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο, αφού πρωτοκολλήσει το έγγραφο ελέγχει την εγκυρότητα των υπογραφών του Σχεδίου, προσθέτει τον αριθμό πρωτοκόλλου παράγει ένα Ακριβές Αντίγραφο,  μαζί με τα συνημμένα (εάν υπάρχουν) προς τους τελικούς αποδέκτες  ενώ μπορεί να γίνει και Εσωτερική Διανομή εάν χρειάζεται .

 2. Η αποστολή του Ακριβούς Αντιγράφου και τυχόν συνημμένων προς εξωτερικούς παραλήπτες γίνεται  σε έντυπη μορφή

Γ) Διαχείριση εισερχομένων που περιέρχονται απευθείας στον παραλήπτη σε ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να πρωτοκολληθούν

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι στην περίπτωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου οποιουδήποτε τύπου (π.χ. μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) που έχει αποσταλεί σε συγκεκριμένο παραλήπτη δρομολογείται στο Κεντρικό Πρωτόκολλο με το Σχόλιο ότι πρέπει να πρωτοκολληθεί και να χρεωθεί στη Δ/νση του παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέψει στη Δ/νση του παραλήπτη του σαν εισερχόμενο μέσω Πρωτοκόλλου.

 Δ) Αλλαγή χρέωσης ενός εισερχόμενου εγγράφου

Όταν ένα εισερχόμενο χρεωθεί από το Κεντρικό Πρωτόκολλο σε μία Υπηρεσιακή μονάδα  η οποία διαπιστώνει ότι δεν άπτεται των αρμοδιοτήτων της, τότε ο χρήστης της Υπηρεσιακής μονάδας θα πρέπει να δρομολογήσει το έγγραφο τόσο στην Υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για το συγκεκριμένο θέμα, όσο και στο Κεντρικό Πρωτόκολλο, προσθέτοντας το Σχόλιο ότι πρέπει να γίνει αλλαγή χρέωσης του εγγράφου από τη μία στην άλλη Μονάδα και «Διεκπεραιώνοντας» τη λανθασμένη δρομολόγηση. Το Κεντρικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να αλλάξει τη χρέωση του εγγράφου  και  η Δ/νση που έχει αρμοδιότητα για το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

Ε) Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.

Παραλαβή των εγγράφων που συντάσσονται από τις υπηρεσίες του δήμου τηρώντας το σχέδιο του εξερχομένου εγγράφου ή αντίγραφο του εισερχομένου εγγράφου στο αρχείο. Διεκπεραιώνει την εξερχόμενη αλληλογραφία και επικυρώνει τα αντίγραφά της, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο

ΣΤ)  Διεκπεραίωση

Αποστολή των εξερχομένων εγγράφων στους παραλήπτες

Ζ) Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.

Γίνεται καταχώριση και ενημέρωση με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου όλης της εξερχόμενης αλληλογραφίας. 

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΔΗΜΟ 

ΒΕΒΑΊΩΣΗ ΚΑΤΑΧΏΡΗΣΗ ΣΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ

Δικαιολογητικά

Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Απαραίτητα Δικαιολογητικά	Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
1	Αίτηση /αναφορά/καταγγελία	Πολίτης
2	Δημόσιο Έγγραφο	Υπηρεσία Δήμου
3	Δημόσιο έγγραφο	Υπηρεσία /Δημόσιος Φορέας εκτός Δήμου

Διαδικασίες

Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Παραλαβή εισερχόμενη και εξερχόμενης αλληλογραφίας πάσης φύσης	Ν.2690/1999	κλητήρας ή Υπάλληλος τμήματος	Αυθημερόν
2	Χαρακτηρισμός  εγγράφων –Χρέωση	Ν.2690/1999	Προϊστάμενος Δ/νσης Διοικητικών Υπηρεσιών	Αυθημερόν
3	Χρήση ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου	Ν.2690/1999	Υπάλληλος γραμματείας	Αυθημερόν
4	Διανομή εγγράφων εισερχομένων	Ν.2690/1999	Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος	Αυθημερόν
5	Παραλαβή από τη Γραμματεία εγγράφων από υπαλλήλους του Δήμου για διεκπεραίωση.	Ν. 2690/1999	Υπάλληλος γραμματείας	Αυθημερόν
7	Διεκπεραίωση	Ν.2690/1999	Κλητήρας, Υπάλληλος τμήματος	Εύλογο χρονικό διάστημα
8	Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικεία στήλη εξερχόμενων.	Ν.2690/1999	Υπάλληλος γραμματείας	Εύλογο χρονικό διάστημα

Μητρώα που τηρούνται

Τηρείται αρχείο πρωτοκόλλου των τελευταίων ετών .