Διαχείριση Εισερχομένων Εξερχομένων

Διαχείριση Εισερχομένων Εξερχομένων

Περιγραφή Υπηρεσίας

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να διασφαλίσει τον τρόπο εφαρμογής των καθορισμένων δραστηριοτήτων του Αυτοτελούς Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου ΑΤΕΕ που προβλέπονται από τον Οργανισμό Εσωτερικών Υπηρεσιών για την εύρυθμη λειτουργία του Τμήματος, με αντικειμενικό στόχο τη διεκπεραίωση και τη διαχείριση εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων καθώς και την πιο αξιόπιστη τήρηση των αρχείων

Σχετική Νομοθεσία

• Νέος ΟΕΥ (ΦΕΚ 3360/2012 και 190/2013)
• Ν3230/2004 (ΦΕΚ44/Α/11.02.2004)

·     N2690/1999 (ΦΕΚ45/Α/9.3.1999)

·     Ν2672/1998 (ΦΕΚ290/Α/28.12.1998)

• Εγκύκλιος 8 Δημάρχου Θεσσαλονίκης 9032/729/06.02.2014
• Εγκύκλιος 44 Γενικού Γραμματέα Δήμου Θεσσαλονίκης 63766/2011
• Εγκύκλιος 14 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
• Εγκύκλιος 5267/2011 Υπουργείου Εσωτερικών Αποκέντρωσης & & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
• Εγκύκλιος ΔΙΑΔΠ/3753/19-2-2001
• Εγκύκλιος ΔΙΣΚΠΟ/Φ19/12241/9-6-1999
• ΚΕΔΥ (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών)
• Έγγραφο Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας 1341/Α.Ε 6/15.1.2008 ‘‘Περί του ορθού τρόπου σύνταξης των αποφάσεων του Δημοτικού και Κοινοτικού Συμβουλίου - Έγκαιρη αποστολή στοιχείων’’

Τρόπος διεκπεραίωσης

Χειρόγραφόςκαι ηλεκτρονικός

Έντυπο που χρησιμοποιείται

Τα είδη των εγγράφων που διακινούνται από το ΑΤΕΕ μπορεί να είναι:

• ·   εισηγήσεις προς συλλογικά όργανα*
• ·   διαβιβαστικά, υπηρεσιακά έγγραφα -ενημερωτικά σημειώματα με τα οποία μεταβιβάζονται υπηρεσιακές εντολές, ζητούνται πληροφορίες, δίνονται διευκρινίσεις, οδηγίες και εκφράζονται απόψεις για υπηρεσιακά ζητήματα μεταξύ των υπηρεσιών διαφόρων επιπέδων και μεταξύ Υπηρεσιών και ιδιωτών ή διαβιβάζονται στον αποδέκτη άλλα έγγραφα για δικές του ενέργειες*
• ·    αιτήσεις ή αναφορές πολιτών*
• ·    αιτήματα ανάληψης υποχρέωσης*

Δικαιολογητικά

Δεν απαιτούνται δικαιολογητικά .

Διαδικασίες

Α/Α	Βήμα Διαδικασίας	Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος
1	Εισερχόμενα Έγγραφα (με κλητήρα , fax, ,αυτοπροσώπως, email
1.1	Παραλαβή Εγγράφων
1.2	Πρωτοκόλληση Εγγράφων
1.3	Ενδεικτική Χρέωση εγγράφων
1.4	Διανομή Εγγράφων   στους υπαλλήλους του  ΑΤΕΕ
1.5	Παραλαβή Εγγράφων από τους  υπαλλήλους του  ΑΤΕΕ
1.6	Ενημέρωση  Βιβλίου Πρωτοκόλλου  ΑΤΕΕ
2.	Εξερχόμενα Έγγραφα
2.1	Παραλαβή ή Σύνταξη Εγγράφων
2.2	Έλεγχος Εγγράφων
2.3	Υπογραφές από τον Π/ΑΤΕΕ
2.4	Πρωτοκόλληση Εγγράφων
2.5	Υπογραφές
2.6	Αποστολή Εγγράφων
2.6.α	Αποστολή εγγράφων με Γενικό Πρωτόκολλο
2.6.β	Αποστολή εγγράφων με Πρωτόκολλο του ΑΤΕΕ
6.2.7	Διανομή Αντιγράφων
18
19
20

Άλλη υπηρεσία του φορέα μας

Τμήμα Γενικού Πρωτοκόλλου και ΑΤΕΕ

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συμπληρώνετε μόνο εάν εμπλέκονται και άλλοι φορείς, αλλιώς αφαιρέστε αυτή την παράγραφο από το λήμμα.

Μητρώα που τηρούνται

Τηρείται φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο Το ΑΤΕΕ  έχει ως υποχρέωση την τήρηση αρχείων των εγγράφων – αρχειοθέτηση

• Τα εισερχόμενα στο ΑΤΕΕ έγγραφα αφού χρεωθούν και πρωτοκολληθούν με τις διαδικασίες που προαναφέρθηκαν, αρχειοθετούνται σε ερμάρια του ΑΤΕΕ.
• Τα εξερχόμενα έγγραφα αφού επιστρέψουν, ως εσωτερική διανομή, καταχωρούνται επίσης σύμφωνα με το θέμα τους.