Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου
| Αρχειοθέτηση - Εκκαθάριση αρχείου | |
|---|---|
| Από ποιους παρέχεται | Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων & Διοικητικής Μέριμνας |
| Σε ποιους παρέχεται |
-υπηρεσίες εντός Δήμου -Μονομελή όργανα Δήμου (Δήμαρχος ΓΓ Δήμου , Ειδικοί Συνεργάτες κ.λ.π -Συλλογικά όργανα (Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή κ.λ.π). |
| Νομοθετικό πλαίσιο | Άρθρο 71 παργ. 2 Ν. 3852/2010, Ν 1946/1991, ΠΔ 480/85 |
Περιεχόμενα
Περιγραφή Υπηρεσίας
Μία από τις βασικές υποχρεώσεις μιας υπηρεσίας και ένας από τους παράγοντες καλής οργάνωσης του αρχείου της και, συνεπώς, καλύτερης λειτουργίας της είναι και η σε τακτά χρονικά διαστήματα εκκαθάρισή του. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών, ΟΤΑ κ.λπ. θεωρούνται από την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 2 ν. 1946/1991) δημόσια αρχεία. Την εποπτεία αυτών των αρχείων, σύμφωνα με το άρθρο 9 του ιδίου νόμου, έχουν τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.).Τα αρχεία των υπηρεσιών που είναι διατηρητέα στο διηνεκές δύνανται να κατατίθενται με ειδικό πρωτόκολλο στα Γενικά Αρχεία του Κράτους (άρθρο 2 ν. 1946/1991). Καλό θα είναι πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία εκκαθάρισης, η ενδιαφερόμενη υπηρεσία να έρθει σε επαφή με τα Γ.Α.Κ. του νομού, προκειμένου το προσωπικό της αρχειακής υπηρεσίας να πραγματοποιήσει αυτοψία στο υπό εκκαθάριση αρχείο και βάσει της κατάστασής του να βοηθήσει με τον τρόπο που θα κρίνει πλέον πρόσφορο το προσωπικό της υπηρεσίας να προχωρήσει στην εκκαθάριση.
Σχετική Νομοθεσία
ΑΡΘΡΟ 11 Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων
ΑΡΘΡΟ 71 Δημοτικό κατάστημα, βιβλία, αρχεία και ιστοσελίδα
Π.Δ. 768/18-8-1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων τωννομικών προσώπων δημοσίου δικαίου
ΚΥΑ Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012/05.03.2012 Κατάργηση του Οργανισμού Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (Ο
ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460 Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου των ΟΤΑ και των φορέων
Τρόπος διεκπεραίωσης
Ενέργειες υπηρεσιακών οργάνων
1) Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας.
2) Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το ανενεργό υλικό. Καταγράφεται σε ειδικούς πίνακες, όπου σημειώνονται:
· Αν πρόκειται για φακέλους υποθέσεων μια ευρύτερη περίληψη που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι ακραίες χρονολογίες ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο αριθμός φακέλου στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο.
· Αν πρόκειται για μεμονωμένα έγγραφα ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία.
Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι το υλικό που αναγράφεται στους πίνακες καλό θα ήταν να χαρακτηρίζεται ανενεργό και όχι άχρηστο ή καταστρεπτέο, σύμφωνα με τον ορισμό αυτής της κατηγορίας υλικού κατά το ν. 1946/1991. Το γεγονός ότι το υλικό ενός φακέλου στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας δεν σημαίνει ότι το υλικό αυτό στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και αρχειακής αξίας. Οι λόγοι εξηγούνται αμέσως πιο κάτω.
3) Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "εγγράφως και επί αποδείξει τα Γενικά Αρχεία του Κράτους" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών
4) Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.
5) Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.
Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
6) Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή "φυλάσσεται στον οικείο φορέα, έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής (ή πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης) και κατάσταση μεταφερόμενου υλικού. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση.
7) Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ. (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης.
Έντυπο που χρησιμοποιείται
Παράβολα που απαιτούνται, και πού καταβάλλονται.
- Δεν απαιτούνται
Δικαιολογητικά
Συμπληρώνετε όσα δικαιολογητικά απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
| Α/Α | Απαραίτητα Δικαιολογητικά | Κατάθεση από τον Αιτούντα / Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση |
|---|---|---|
| 1 | Έγγραφο για εκκαθάριση αρχείου | ΓΑΚ Υπηρεσίες Δήμου |
| 2 | Δημόσιο έγγραφο | Υπηρεσίες εκτός Δήμου |
Διαδικασίες
Συμπληρώνετε όσα βήματα απαιτούνται, αφαιρείτε τις κενές γραμμές και αυτό το σχόλιο.
| Α/Α | Βήμα Διαδικασίας | Θεσμικό Πλαίσιο- Διοικητική πρακτική | Εμπλεκόμενος Αρμόδιος | Χρόνος Διεκπεραίωσης Βήματος |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ορισμός υπαλλήλων για την καταγραφή του υλικού του οποίου έχει παρέλθει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας. | ΠΔ 25/2014 | Ορισμένος υπάλληλος | Εντός προθεσμίας |
| 2 | Το υλικό που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα, δηλαδή το ανενεργό υλικό. Καταγράφεται σε ειδικούς πίνακες, όπου σημειώνονται: Αν πρόκειται για φακέλους υποθέσεων μια ευρύτερη περίληψη που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου οιι ακραίες χρονολογίες ενώ καλό θα είναι να σημειώνεται και ο αριθμός φακέλου στον οποίο ανήκουν τα έγγραφα, όπου υπάρχει θεματολόγιο. Αν πρόκειται για μεμονωμένα έγγραφα ο τίτλος της εκδούσης αρχής Η περίληψη και η ημερομηνία/χρονολογία. | Π.Δ 25/2014 | Ορισμένος υπάλληλος | Εντός προθεσμίας |
| 3 | Μετά τη σύνταξη των πινάκων ανενεργού υλικού, η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση καλεί "εγγράφως και επί αποδείξει τα Γενικά Αρχεία του Κράτους" να επιλέξουν στην προθεσμία που ορίζεται από το οικείο ΠΔ όπως ισχύει "τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα" τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών | ΠΔ 25/2014 | Προϊστάμενος Τμήματος | Εντός προθεσμίας |
| 4 | Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14) | ΠΔ 25/2014 | Ορισμένος υπάλληλος | Σε εύλογο χρονικό διάστημα |
| 5α | Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.
Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015) |
( Π.Δ. 87/1981 Π.Δ. 480/1985) εγκ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3οικ.36705/25.11.2015 | Προϊστάμενος Τμήματος | Εντός 9 μηνών |
| 5β | Το υλικό που κρίνεται διατηρητέο εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή "φυλάσσεται στον οικείο φορέα, έως ότου δημιουργηθούν οι συνθήκες παραλαβής του από την υπηρεσία των Γ.Α.Κ.". κατά τη διαδικασία αυτή συντάσσεται πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής (ή πρωτόκολλο προσωρινής φύλαξης) και κατάσταση μεταφερόμενου υλικού. Το πρωτόκολλο, σε δύο αντίτυπα, υπογράφεται από τους υπευθύνους της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. και της υπηρεσίας που ενεργεί την εκκαθάριση. | ΠΔ 25/2014 | Υπεύθυνος ΓΑΚ και Υπηρεσίας Δήμου | σε εύλογο χρονικό διάστημα |
| 5γ | Μετά την επιλογή του διατηρητέου υλικού από τα Γ.Α.Κ., η αρχειακή υπηρεσία χορηγεί στην υπηρεσία παραγωγό του εκκαθαρισθέντος αρχείου άδεια διάθεσης ή καταστροφής μέσω Δ.Δ.Δ.Υ. (Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού), πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη του ανάλογου Προϊσταμένου Δ/νσης. | ΠΔ 25/2014 | Υπεύθυνος ΓΑΚ | σε εύλογο χρονικό διάστημα |
